Microsoft Teams bruges af mere end 15 millioner brugere, og omkring 1300 brugere opretter forbindelse til Teams -opkald hvert sekund. Den pandemiske effekt af 2021 og 2022 har ført til dens pludselige vækst for at forbinde mennesker virtuelt på fjernarbejde og møder. Engagementet af applikationen og antallet af aktive brugere på Teams er simpelthen utroligt og når skygrænsen. Det er den bedste erstatning for Skype til virksomheder, og du kan nyde utrolige funktioner i det. Få bemærkelsesværdige Microsoft Teams -funktioner og -fordele inkluderer gruppechat, video/taleopkald, skærmdelingsmuligheder, megamøder, online klasseværelser og meget mere. At være en del af Microsoft 365- miljøet, Microsoft Teamsmødefunktioner kombinerer rollen som Outlook , SharePoint og andre Microsoft- applikationer. Med enkle ord kan du nyde et væld af Microsoft Teams- funktioner og fordele, hvorfra de bedste samlinger af dem er angivet nedenfor. Håber denne artikel hjælper dig meget!

Bedste 10 Microsoft Teams-funktioner^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

I dette afsnit har vi samlet en liste over Microsoft Teams mødefunktioner, der er gemt i dine sind alle disse dage. Læs^(Read) og del disse med dine venner, som finder dem nyttige.

1. Del e-mail i Teams^{(1. Share Email in Teams)}

Nogle gange kan der være behov for at kopiere indhold fra din Outlook- mail og indsætte det i Teams chat. Copy and Paste ville være et godt valg, som mange af jer foretrækker. Alligevel er dette unødvendigt, da Microsoft Teams -funktionen til at dele mail til Teams^{(sharing mail to Teams)} vil være utrolig nyttig. En indbygget funktion mellem Outlook og Teams lader dig gøre dette.

• Denne Microsoft Teams -funktion vil være nyttig for de organisationer, der beskæftiger sig med eksterne kunder, leverandører, peers og meget mere^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Du kan sende alle disse e-mails til en enkelt Teams-kanal^{(send all those emails to a single Teams Channel)} , og dette undgår forkerte svar og holder e-mails rene.
• For at dele Outlook - mails med Teams skal du have et Outlook-tilføjelsesprogram^{(Outlook add-in)} . Dette tilføjelsesprogram installeres automatisk på din pc for Teams - brugere. Bemærk, at denne funktion ikke understøttes af mobile Teams - brugere.

Følg disse trin for at dele e-mails med Teams .

1. Hvis du bruger et skrivebordsprogram, kan du blot klikke på knappen Del med teams^{(Share to Teams)} på værktøjslinjens bånd, og hvis du bruger et webprogram, skal du klikke på ikonet Flere handlinger …^{(More actions … )} i øverste højre hjørne af mailen.

2. Her skal du skrive navnet på en person, gruppe eller kanal, du vil dele mailen.

Hvis du har vedhæftede filer med posten, medtages de automatisk, når du sender dem til Teams . Hvis du vil fjerne dem, kan du fjerne markeringen i indstillingen Inkluder vedhæftede filer^{(Include attachments)} . Nyd^(Enjoy) at sende mails til Teams direkte uden at bruge den normale konventionelle metode.

2. Brug Breakout Rooms^{(2. Use Breakout Rooms)}

Bemærk, at denne Microsoft Teams -funktion kun er tilgængelig for mødearrangører af desktop-appbrugere ( Microsoft og Mac ). Du kan ikke bruge denne funktion, når du har mere end 300 personer i mødet, og når du opretter Teams Breakout Rooms før møder, kan du ikke tilføje mere end 300 personer.

• Når du er i et breakout -rum, kan du ikke føje personer til mødet fra deltagerens panel, kan ikke tilføje flere personer til chatten, kan ikke bruge funktionen Ring til mig og kan ikke kopiere Deltag i mødeindholdet^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . Ellers kan du nyde alle andre funktioner ved at chatte og udveksle oplysninger.
• Du kan oprette Teams Breakout Rooms, når du starter et møde eller midt i dit møde^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} for at give en mindre gruppe deltagere mulighed for at diskutere og samarbejde.
• Du kan oprette omkring 50 Teams Breakout Rooms til et enkelt møde^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Således kan du opdele brugere i mødet under flere grupper for at diskutere ethvert specifikt/generelt indhold af mødet.

Hvis du er arrangør/vært af mødet, kan du oprette Breakout Rooms i Teams ved at følge nedenstående trin.

1. Opret som sædvanlig en mødeinvitation og start mødet.

2. Klik nu på indstillingen Breakout rooms som fremhævet nedenfor.

3. I næste vindue kan du vælge det antal rum, du vil oprette fra rullemenuen, og til sidst klikker du på Opret rum^{(Create rooms )} som vist.

Når du har oprettet Breakout- rum, kan du omdøbe dem og manuelt eller automatisk tildele deltagere til dem. Det er det. Som Breakout Room- manager kan du tilføje og slette rum, administrere deltagere i rummet, deltage i alle rum, afslutte og åbne rum, tildele tidsbegrænsninger for lokaler, sende meddelelser og genskabe rum, hvis det er nødvendigt. Hvis du ikke kan administrere Breakout-rum^{(Breakout rooms)} , kan du også tildele en deltager eller oplægsholder til at administrere det samme.

Læs også: ^{(Also Read:)} Sådan bruges Microsoft Teams hemmelige humørikoner^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Virtuelt tavle^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams har en tilknytning til Microsoft Whiteboard , hvorigennem du kan dele din mening ved at tegne, skrive og skitsere sammen i et møde. Dette Whiteboard- samarbejde er tilgængeligt for alle deltagere i mødet. For at bruge Whiteboard i Teams meet skal du sikre dig, at du har Microsoft Whiteboard på din enhed.

Du kan skrive ved at trække et bogstav, tilføje tekst, tilføje en note, kan tilføje et biblioteksbillede, Bing -billede eller kamerabillede^(Camera) , indsætte et dokument, tilføje et PDF/Word/PowerPoint - dokument og mange flere funktioner, der vil underholde dig en masse. Du kan gøre dit whiteboard synligt for alle deltagerne ved at følge nedenstående trin.

1. Når du har startet eller deltaget i et møde, skal du klikke på ikonet Åbn delebakke^{(Open share tray )} som vist nedenfor.

2. Klik nu på Microsoft Whiteboard i højre side som vist.

Nu indlæses Microsoft Whiteboard på skærmen, og når det er gjort, vises skærmen som vist nedenfor.

Nu kan mødedeltagerne nyde at skrive deres tanker ved hjælp af denne fantastiske Microsoft Teams -funktion. Deltagere, der tilhører den samme lejer, kan nyde at samarbejde på Whiteboard , hvorimod fremmede, forbundne eller anonyme brugere ikke kan gøre det. Bemærk, at når du bruger Whiteboard til at dele indholdet i et Teams- møde, der bliver optaget, vil dette ikke være en del af optagelsen. Denne funktion er i udviklingsstadiet, og Microsoft vil annoncere dig, så snart ændringerne lykkes.

Den interessante funktion er, at Microsoft Whiteboard -funktionen er tilgængelig for alle deltagere i mødechatten, selv efter mødet er afsluttet.

4. Live transskription i møder^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Når du er i Teams -møde, kan du se live transskriptioner af indholdet i form af tekst, der vises ved siden af ​​den samme mødeskærm. Dette er en af ​​de bedste Microsoft Teams -funktioner og fordele, som brugere, der er døve eller har svært ved at høre, eller som har sprogbarrierer. Også, hvis du deltager i et møde, der har for meget støj, vil denne funktion være meget nyttig. Live transskription i møder^{(Live transcription in meetings)} er kun tilgængelig for desktopversionen af ​​Teams .

Følg nedenstående trin for at aktivere Live transskription i Teams -møder.^(Teams)

1. Deltag i mødet og klik på ikonet Flere handlinger^{(More actions icon )} som vist nedenfor.

2. Vælg nu indstillingen Start transskription^{(Start transcription )} fra rullelisten som vist ovenfor.

Derefter vil alle deltagere i mødet modtage en meddelelse om, at indholdet af mødet er ved at blive transskriberet. Du kan også ændre sproget for transskription og notere, at når du ændrer sproget, påvirker det alle brugere.

Du kan skifte transskriptionssprog som angivet nedenfor.

Engelsk^(English) (USA), engelsk^(English) ( Canada ), engelsk^(English) ( Indien^(India) ), engelsk^(English) ( UK ), engelsk^(English) ( Australien^(Australia) ), engelsk^(English) ( New Zealand ), arabisk^(Arabic) ( Arabiske Emirater^{(Arab Emirates)} ) ( Preview ), arabisk^(Arabic) ( Saudi-Arabien^{(Saudi Arabia)} ) ( Preview ), kinesisk^(Chinese) ( kantonesisk^(Cantonese) ), kinesisk^(Chinese) ( mandarin ), dansk^(Danish) , hollandsk^(Dutch) ( Belgien^(Belgium) ) ( forhåndsvisning^(Preview)), hollandsk^(Dutch) ( Holland^{(Netherlands)} ), fransk ( Canada ), fransk ( Frankrig^(France) ), finsk^(Finnish) ( forhåndsvisning^(Preview) ), tysk, hindi , italiensk^(Italian) , japansk^(Japanese) , koreansk^(Korean) ( forhåndsvisning^(Preview) ), norsk, polsk ( forhåndsvisning^(Preview) ), portugisisk^(Portuguese) ( Brasilien^(Brazil) ), russisk^(Russian) ( forhåndsvisning^(Preview) ) ), spansk ( Mexico ), spansk ( Spanien^(Spain) ), svensk^(Swedish) .

Læs også: ^{(Also Read:)} Sådan aktiverer eller deaktiverer du Microsoft Teams Push to Talk^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Slash-kommandoer^{(5. Slash Commands)}

Hvor længe har du brugt Teams ? Vidste^(Did) du, at slash(/) commands kunne forenkle din produktivitet og engagement med appen?

Ja. Du kan skifte til din yndlingskanal, ændre din status, søge efter den seneste besked eller navigere til gemte beskeder ved hjælp af Slash - kommandoer.

Naviger til søgelinjen^{(Search )} og skriv / i den. En liste over anbefalede kommandoer vil blive vist som følger.

Her er et par mest almindeligt anvendte kommandoer i Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Gør brug af disse interessante kommandoer^{(interesting commands)} og juster Teams - indstillinger på et sekund.

6. Fokus på mennesker^{(6. Spotlighting People)}

I Teams kan du sætte fokus^(spotlight) på bestemte videoer for at fremhæve dem blandt hele den brede skala af deltagere. Hvis du er mødevært eller oplægsholder, kan du sætte fokus på omkring 7 brugere i mødet. Du kan ikke sætte fokus på folk, hvis du har aktiveret visningen Stort galleri^{(Large gallery)} eller Sammen-tilstand^{(Together mode)} . Her er et par instruktioner til at sætte fokus på folk i Microsoft Teams- møder.

1. Deltag i mødet og gå mod deltagerlisten^{(Participants )} .

2. Højreklik nu på den brugers navn, som du vil fremhæve, og vælg indstillingen Spotlight for alle^{(Spotlight for everyone )} som vist nedenfor.

3. Bekræft derefter prompten ved at klikke på Spotlight for alle^{(Spotlight for everyone )} igen.

Nu vil den valgte deltagers video blive sat i fokus i mødet. Hvis du vil afslutte spotlighting, skal du følge nedenstående trin.

4. Som du gjorde tidligere, skal du højreklikke på navnet på deltageren og nu vælge indstillingen Afslut spotlight^{(Exit spotlight )} som vist nedenfor.

5. Bekræft til sidst prompten ved at klikke på Afslut spotlight^{(Exit spotlight )} som vist nedenfor.

Bemærk:^{(Note: )} For at sætte fokus på din video kan du højreklikke på din video og klikke på Spotlight me - indstillingen eller gå til deltagerlisten, højreklikke på dit navn og vælge Spotlight me - indstillingen.

Læs også: ^{(Also Read:)} Sådan får du adgang til Microsoft Teams Admin Center-login^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Præsentationstilstand^{(7. Presenter mode)}

Præsentationstilstanden vil holde publikum mere engageret i mødet, da oplægsholderen også er synlig i præsentationen. I stedet for kun at dele vinduet eller skærmen, vil denne fantastiske funktion blive en integreret del af mødet med dens Standout (sletter din baggrund og viser dit indhold af præsentationen) , Side-by-side (Både dit feed og indhold vises ved siden af ), og Reporter (præsentationen kører til højre for din skulder, som om du ser den på tv-reportager). Her er et par instruktioner til at bruge præsentationstilstanden i Teams .

Bemærk:^{(Note: )} Hvis du bruger webappen eller mobilversionen af ​​Teams , vises præsentationsværten og præsentationen separat. Du rådes til at bruge desktopversionen af ​​appen til at gøre brug af denne præsentationsfunktion^{(Presenter Modes feature)} .

1. Når mødet er startet, skal du klikke på indstillingen Del indhold^{(Share content )} som vist.

2. Sørg for, at du har tændt for dit kamera og valgt den præsentationstilstand,^{(presenter mode )} du gerne vil bruge. Du kan tilpasse din baggrund, inkludere eller udelukke computerlyde og give kontrol til andre, når du bruger denne tilstand.

3. For at afslutte deling kan du klikke på indstillingen Stop præsentation^{(Stop presenting )} på præsentationsværktøjslinjen.

8. Tastaturgenveje ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

De nedenfor anførte tastaturgenveje hjælper dig med at arbejde effektivt på Teams . Disse Microsoft Teams -mødefunktioner er meget nyttige for brugere med visionære problemer. Her er en liste over tastaturgenveje, der hjælper dig med at få adgang til Teams uden at bruge en mus.

Bemærk^(Note) : For genveje, der bruger numerisk input, skal du bruge taltasterne over alfabettasterne^(Alphabets) .

• Generelle tastaturgenveje^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigationstastaturgenvej^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Beskeder tastaturgenveje^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Møde- og opkaldsrelaterede tastaturgenveje^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

Så hvad venter du på? Vis^(Show) frem med dine venner med disse vanskelige genveje!

Læs også: ^{(Also Read:)} Sådan ændres Microsoft Teams-profilavatar^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Skjul eller vis beskeder i Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Du kan ikke slette hele historikken for en kanal eller chat, men alligevel kan du skjule eller vise enhver kanal eller chat i Teams ved at bruge følgende trin. Chathistorikken genoptager sin aktivitet, når man sender en besked i den, og du kan genoptage den, når det er nødvendigt. Dette er en af ​​de enkleste Microsoft Teams -funktioner og fordele, som holder dig kun fokuseret på chats eller kanaler, der har høj prioritet.

1. Hold markøren over den kanal eller chat, du vil skjule, og klik på det tre-prikkede ikon^{(three-dotted icon)} som vist.

2. Klik nu på indstillingen Skjul^{(Hide )} som vist ovenfor. Den valgte chat forsvinder fra holdlisten^(Teams) .

Hvis du senere ombestemmer dig og ønsker at skjule chattene, skal du følge nedenstående trin.

3. Søg efter den skjulte chat ved hjælp af søgelinjen, og tryk på Enter-tasten^{(Enter key )} for at åbne den.

4. Klik nu på Vis skjult chathistorik,^{(Show hidden chat history)} hvis du vil se den. På dette tidspunkt vil du se chatten/kanalen i teamlisten^(Teams) i venstre rude.

5. Klik nu på ikonet med tre prikker^{(three-dotted icon )} på din chat/kanal, og vælg indstillingen Vis^{(Unhide )} som vist.

Ligeledes kan du fastgøre din yndlingschat eller slå^{(pin your favorite chat or mute)} den fra, når det er nødvendigt.

10. Bogmærke beskeder^{(10. Bookmark Messages)}

Microsoft Teams - mødefunktioner såsom bogmærkebeskeder^{(Bookmarking)} hjælper dig med at spare tid til at finde tekst i stedet for at rulle op gennem hele chatten. Selvom beskeden er begravet i samtalens lange historie, kan du nemt finde den ved at gemme den til fremtidig reference. Sådan bogmærker du en besked.

1. Når du finder en besked, der er nødvendig for reference i den nærmeste fremtid, skal du holde markøren over beskeden og klikke på ikonet med tre prikker^{(three-dotted icon)} .

2. Vælg derefter indstillingen Gem denne besked^{(Save this message )} på listen som vist.

3. For at se de gemte beskeder skal du klikke på dit profilbillede og vælge indstillingen Gemt^{(Saved )} som vist.

4. Nu vil alle de gemte samtaler blive vist på venstre skærm. Du kan nemt klikke og få adgang til dem.

Begynd^(Start) at gemme dine beskeder og find dem nemt ved at bruge denne funktion.

Anbefalede:^{(Recommended:)}

• Sådan konfigureres Rainmeter Dual Monitor Skins på Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
• Sådan sløres baggrund på Microsoft Teams^{(How to Blur Background on Microsoft Teams)}
• 15 bedste virtuelle postkasse gratis service^{(15 Best Virtual Mailbox Free Service)}
• Sådan tændes Microsoft Outlook Dark Mode^{(How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode)}

Håber denne vejledning var nyttig, og at du ville have lært nogle Microsoft Teams-funktioner^{(Microsoft Teams features)} , som du aldrig har hørt om. Du^(Feel) er velkommen til at kontakte os i kommentarfeltet nedenfor med dine forslag og feedback vedrørende denne artikel. Fortsæt med at besøge vores side for flere fede tips og tricks, og fortæl os, hvilket emne du vil have os til at udforske næste gang.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microѕoft Teams is used by more than 15 million users and around 1300 users connect to Teams call every second. The pandemic effect of 2021 and 2022 hаs led to its sudden growth for conneсting people virtually on remote work and meetings. The engagemеnt of the application and number of active υsers on Τeams is simply inсredible and reаching the sky limit. It is thе best replacеment for Skype for business and you can enjoy incredible features in it. Few notable Microsoft Teams feаtures and benefits include group chat, video/voice call, screen share options, mega mеetings, online classrooms, and a lot more. Being a part of the Miсrosoft 365 environmеnt, Microsoft Teams meeting features combines the role of Outlook, SharePoint, and other Mіcrosoft aрplications. In simple words, you can enjoy a ton of Microsoft Teams features and benefits from which the best collectіons оf them are lіѕted belоw. Hope this article helрs you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

Recommended:

• How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10
• How to Blur Background on Microsoft Teams
• 15 Best Virtual Mailbox Free Service
• How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode

Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

Related posts

• Microsoft Teams vs. Zoom: Hvilken er bedre?

• Microsoft Teams vs. Slack: Hvilken er bedre?

• De 11 bedste Microsoft Teams tips og tricks

• Sådan holder du Microsoft Teams-status tilgængelig

• Sådan sløres baggrund på Microsoft Teams

• Bedste projektstyringsapps til Microsoft Teams

• Sådan tilføjer du Zoom til Microsoft Teams

• Hvordan Microsoft Teams sporer din aktivitet, og hvordan man stopper den

• 10 bedste programmeringssprog at lære i dag

• Hvad er Microsoft Teams Together Mode? Hvordan aktiverer man Together-tilstand?

• Sådan bruger du Snapchat-kamerafilter på Microsoft Teams og Skype

• De 13 bedste tastaturgenveje til Microsoft Teams

• 4 måder at køre en Microsoft Teams-afstemning på under møder

• De 4 bedste Android Office-suiter udover Google og Microsoft

• Sådan indløser du et gavekort på en Microsoft-konto

• Sådan indstiller du Microsoft Teams-status som altid tilgængelig

• Top 10 samarbejdsværktøjer til eksterne teams

• Moderne godkendelse mislykkedes, Statuskode 4c7 - Microsoft Teams-fejl

• Sådan bruger du personlige funktioner i Microsoft Teams

• Sådan roser du nogen på Microsoft Teams for deres veludførte arbejde