Boganmeldelse - Effektiv tidsstyring

Jeg tror, ​​det er sikkert at sige, at næsten alle, der har været nødt til at bruge e-mail på jobbet, har brugt Microsoft Outlook . Jeg var en af ​​mange mennesker, der lærte lige nok om det til at klare mig, og aldrig tænkte på det som andet end et e-mail-program, der også kunne udskrive kalendere. Min chef vidste mindre om Microsoft Outlook , end jeg gjorde, så jeg printede altid afdelingskalendrene ud for hende. Så forestil dig min overraskelse, da jeg så titlen på denne bog! Bruger du Microsoft Outlook til tidsstyring og organisation? Det her måtte jeg se. Kunne det bruges på den måde selv af folk med kun basale færdigheder? Jeg var meget ivrig efter at finde ud af det.

BEMÆRK:(NOTE:) Jeg vil bare referere til bogen som Effektiv tidsstyring(Effective Time Management) fra nu af – og optager dermed mindre af min og din tid.

Ingen ekspertise påkrævet

Indledningen var meget betryggende. Ja, denne bog er for folk med kun grundlæggende Microsoft Outlook- færdigheder. Forfatterne beder læseren om at forstå det grundlæggende, da dette ikke er en bogtype "hvordan man bruger Microsoft Outlook fra første plads"("how to use Microsoft Outlook starting from square one") . Den eneste del af Microsoft Outlook , der vil blive forklaret "fra det allerførste klik"("from the very first click") er Opgaver(Tasks) , fordi det er den del, som de fleste enten ikke har brugt eller ikke har brugt meget. Forfatterne fortæller, at bogen også er for den erfarne Microsoft Outlookbruger, fordi den præsenterer et system til organisation og tidsstyring, der er bedre og mere effektivt, og som måske viser selv den mest erfarne bruger, hvordan man får endnu mere ud af softwaren. Med denne form for introduktion var jeg ivrig efter at læse mere.

Effektiv tidsstyring: Brug af Microsoft Outlook til at organisere dit arbejde og privatliv

Hvert kapitel starter med en oversigt over, hvordan problemer starter, efterfulgt af et afsnit kaldet "Let's get started and change this!"og afsluttes med et afsnit "Du prøver det"("You try it") , der opsummerer, hvad kapitlet har lært, og giver læseren en guidet tur i, hvad der skal gøres. En af de bedste ting ved bogen er, at den ikke er bundet til én bestemt version. Der er instruktioner herinde til Microsoft Outlook 2003, 2007 og 2010, så ingen bliver lukket ude.

Ikke at drukne i e-mail

Jeg kan godt lide billedet af "e-mail-floden", som bogen ønsker at forhindre os alle i at drukne i. For mange mennesker er det den eneste måde at beskrive det på. Jeg har set folk tale om hundredvis eller tusindvis af e-mails, der stadig sidder i deres indbakke, og flere strømmer ind hele tiden. Der er ingen måde, nogen kan læse al den e-mail – det, de har brug for, er en solid, effektiv måde at håndtere det, der allerede er der, og forhindre, at det hober sig op igen. Og selvfølgelig, hvis man starter med en "flod" af e-mail, vil det ikke ske lynhurtigt at få situationen under kontrol. Der skal være en trin for trin plan. Det er præcis, hvad effektiv tidsstyring(Effective Time Management) lægger op til. Forfatterne identificerer hovedårsagerne til problemet (som at blive distraheret, klikke på "Svar alle",("Reply All,")og ikke have et system til at håndtere indgående post) og så tage læseren igennem de nødvendige trin for at få styr på, hvad der allerede er der, og sætte et system op, så det ikke sker igen. Jeg tror virkelig, at enhver, der tager sig tid til at læse dette afsnit igennem og følge forfatternes råd (og vigtigst af alt, holde sig til deres system), vil opdage, at det virker. De er ærlige om, hvor meget læseren skal til at ændre sin egen adfærd for at få tingene i orden, og hvorfor det er vigtigt at foretage disse ændringer. Hvert nødvendigt trin (som at slukke for notifikationer, afsætte blokke af tid til at håndtere e-mail og lade det være helt alene på alle andre tidspunkter og oprette påmindelser, opgaver,(Microsoft Outlook). De taler om at oprette dit eget sæt af mapper og markere vigtige beskeder, så du ikke overser dem, hvilket er noget, jeg ville ønske, jeg havde kendt til, da jeg brugte Microsoft Outlook på arbejdet. Der er detaljerede instruktioner til opsætning af regler, så beskeder automatisk bliver sorteret i passende mapper. Det kan mere end noget andet hjælpe med at tæmme rod i indbakken og holde folk fokuseret på det, der virkelig er vigtigt.

Hold dine prioriteter lige

Afsnittet om at bruge Opgaver(Tasks) til at prioritere sætter sig også lige til sagen og bruger eksemplet med en fiktiv, flerårigt uorganiseret arbejder til at vise, hvordan det kan have alvorlige konsekvenser at blive distraheret. Herefter føres læseren igennem flere metoder til at afgøre, hvilke opgaver der er virkelig vigtige, og hvilke der skal have forrang frem for andre. Dette er noget, de fleste mennesker har problemer med – at finde ud af, hvad der virkelig er vigtigt, og hvad der kan udskydes lidt, mens de topprioriterede opgaver bliver taget hånd om. Forfatterne understreger vigtigheden af ​​at skrive ting ned. Dette er et nøglebegreb i adskillige velkendte tidsstyringssystemer, og med rette. I dag har vi bare for meget at huske på, og end ikke Einstein kunne klare det hele. Skrivning(Writing)ting ned er nøglen. Forfatterne går ud over den simple handling at skrive og forklarer, hvordan og hvorfor folk skal have skrevet planer. De erkender, at det ikke er en simpel opgave at komme i gang med skriftlige planer, når man ikke har gjort det før, og de forklarer, hvorfor det er vigtigt for god tidsstyring. Effektiv tidsstyring(Effective Time Management) beskriver et ligetil system til opsætning af aftaler og opgaver (og forklarer tydeligt forskellen mellem de to) og til opsætning af visninger, filtre og kategorier for at sikre, at du kan finde præcis den information, du har brug for hurtigt og effektivt.

Effektiv tidsstyring: Brug af Microsoft Outlook til at organisere dit arbejde og privatliv

Kategorier, opgaver og tid

De første kapitler i bogen omhandler hovedsageligt, hvad Microsoft Outlook kan på en arbejdsplads. Startende med kapitlet "Sådan får du mere tid til det, der er vigtigt med en effektiv ugeplanlægger,"("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") fortsætter forfatterne med at beskrive, hvordan Microsoft Outlook også kan bruges til at planlægge ikke-arbejdstid. De gennemgår de nødvendige trin for at opsætte kategorier og farvekode dem, hvis du ønsker det, for at hjælpe med at prioritere og holde opgaverne organiseret. De understreger vigtigheden af ​​ugentlig planlægning og af at inkludere tid til personlige forhold såsom motion og uddannelse som en del af den overordnede plan. Det kan umiddelbart virke mærkeligt at lægge personlige, ikke-arbejdsaktiviteter på en Microsoft Outlookugeplan på arbejdet, men forfatterne forklarer tydeligt, hvorfor dette faktisk er en meget god idé, og understreger vigtigheden af ​​balance i det professionelle og personlige liv. De noterer sig, at ikke alle arbejdspladser tillader privat planlægning, og ikke alle har adgang til deres arbejdscomputer uden for kontoret, og de giver strategier til at håndtere dette. Det er tydeligt, at de har en solid forståelse ikke kun af deres emne, men af ​​virkeligheden på arbejdspladsen.

Planlægning i det virkelige liv

Historien om den fiktive uorganiserede arbejder fortsætter i kapitlet om planlægning i det virkelige liv. De fleste mennesker ved ikke rigtig, præcis hvor lang tid en given opgave vil tage, fordi det er en meget sjælden opgave, der står alene. Turen til kontoret inkluderer også tid til at komme til bilen, parkere bilen og gå til arbejdspladsen, og mange mennesker tænker kun på den faktiske køretid. Folk bliver distraheret, eller der sker ting, der bringer den sædvanlige arbejdsdag i fuldstændig uorden. Folk gør, hvad de vil, og på en eller anden måde formår de ikke at gøre de ting, de ikke har lyst til (hvilket ødelægger alt for alle, der er afhængige af, at det job bliver udført). I dette afsnit ser forfatterne virkelig godt på den menneskelige natur og viser, hvordan en effektiv dagsplan kan få alt til at køre så meget mere glat. At holde nøjagtigt styr på den nødvendige tid til hver opgave er nøglen her. Ikke flere estimater eller ballpark-tal – den faktiske tid for hver opgave fra start til slut. Grundlæggende ønsker forfatterne, at læseren skal oprette en tidsdatabase, så i stedet for blot at gætte eller vinge den, kan læseren slå den faktiske tid op for en given opgave og planlægge i overensstemmelse hermed. De beder også læseren om at vurdere deres egen"Produktivitetstimer",("Productivity Hours,") de tidspunkter på dagen, hvor folk fungerer bedst muligt, og deres egne "Disruption Hours", de tidspunkter på dagen, hvor de er mest tilbøjelige til at blive afbrudt. Derefter opstillede de en plan for at planlægge blokke af afbrydelsesfri tid i spidsbelastningsperioder, og de erkender, at dette ikke vil ske fra den ene dag til den anden, da andre per definition skal trænes i ikke at afbryde dig, mens du arbejder. Og de understreger vigtigheden af ​​at bygge i "buffertid", så hvis tingene tager længere tid end forventet, bliver resten af ​​dagen ikke totalt forstyrret.

Møde, møde, hvem har mødet?

Møder ser ud til at være en kendsgerning i erhvervslivet, og de kan være enorme tidsspildere og produktivitetsdræbere. Effective Time Management anerkender dette og forklarer i detaljer, hvordan man sætter møder op gennem Microsoft Outlook og koordinerer mødetider med andre. Dets mest værdifulde råd kan dog opsummeres i erklæringen "De bedste møder er dem, der ikke finder sted."("The best meetings are the ones that don't take place.")Møder tager folk væk fra deres job, afbryder arbejdsgangen, stoler for meget på, at alle kan møde op og kan deltage på en meningsfuld måde og koster faktisk en virksomhed penge, fordi folk er til møder i stedet for at udføre deres arbejde. Så efter at have forklaret, hvordan man opretter mødeindkaldelser, foreslår forfatterne, at møder kun sjældent planlægges, og at andre kommunikationsmidler (såsom Windows Live Meeting eller konferenceopkald) bruges i stedet så meget som muligt. Hvis møder er nødvendige, er der en plan for at få dem til at køre mere problemfrit og give bedre resultater. Dette dækker alle baser og burde øge alles produktivitet og spilde den minimale mængde tid. Det ville være en fremragende ressource for enhver arbejdsplads.

Effektiv tidsstyring: Brug af Microsoft Outlook til at organisere dit arbejde og privatliv

Mindre papir, mere produktivitet

Mange mennesker foretrækker stadig at opbevare deres oplysninger på papir (jeg må indrømme, at jeg er en af ​​de mennesker). Men papir er let at miste overblikket og fejlarkivere, og efter et stykke tid bliver den rene papirmasse så uhåndterlig, at den lige så godt kan sendes til makuleringsmaskinen. Effektiv tidsstyring(Effective Time Management) opstiller en metode til at tage effektive noter og holde styr på elektroniske filer effektivt. Forfatterne foreslår, at læseren bruger Microsoft OneNote , men erkender, at det ikke er inkluderet i mange versioner af Microsoft Office (især de ældre udgaver) og skal købes separat, hvilket mange mennesker ikke har råd til. Jeg ville ønske, at forfatterne havde tilbudt nogle forslag til alternativer til Microsoft OneNote, da det helt klart er et meget nyttigt program og kan integreres effektivt med Microsoft Outlook . Effektiv tidsstyring(Effective Time Management) leder læseren gennem brugen af ​​Microsoft OneNote til at tage noter, lave planer, opsætte kalendere og opsætte et struktureret og organiseret system til at holde styr på alt. Det viser tydeligt fordelene ved at bruge elektroniske noter og filer i stedet for papir. Jeg må indrømme, at jeg begyndte at tænke anderledes om alle mine mapper fyldt med noter og udskrifter, efter at jeg havde læst dette kapitel, og jeg vil begynde at se på at få Microsoft OneNote eller et andet lignende program til at hjælpe mig med at holde styr på tingene mere effektivt.

Opsummerer det hele

Effektiv tidsstyring(Effective Time Management) afsluttes med et kort kapitel kaldet "Sådan får du virkelig gavn af denne bog"("How to truly benefit from this book") , der sætter alle de foregående kapitler i perspektiv og forklarer de bedste måder at komme i gang med at bruge Microsoft Outlook og Microsoft OneNote til at blive organiseret i dit professionelle og personlige liv. Forfatterne gør det klart, at de ikke forventer, at organisationen sker fra den ene dag til den anden, og de forventer ikke, at det sker uden læserens beslutsomhed om at få det til at fungere. Men de forklarer også, hvorfor det er mere end tiden og indsatsen værd at følge deres plan. Også selvom man ikke bruger Microsoft Outlook, denne plan kan fungere. Der er andre programmer, der tilbyder meget de samme funktioner, måske ikke i en så praktisk pakke, men alligevel brugbare. Jeg forstår, at bogens fokus er på Microsoft Outlook og Microsoft OneNote , men jeg tror, ​​det ville have været nyttigt for forfatterne at foreslå et par andre programmer, der kunne bruges til at følge det samme system, selv uden en fuld kopi af Microsoft Office ved hånden . Det er dog kun et mindre forslag, og jeg er sikker på, at enhver, der er interesseret i at følge dette system, kan få det til at fungere med den software, de har ved hånden.

Dom

Effektiv tidsstyring(Effective Time Management) er virkelig for alle. Vi kan alle drage fordel af at finde balance i vores professionelle og personlige liv, ved at bruge vores tid mere effektivt og af at udnytte de værktøjer, vi har ved hånden, bedst muligt. Selv folk, der er sikre på, at de har alt under kontrol, kan finde nyttige forslag her. Forfatterne forstår klart både softwaren og den menneskelige natur og tager en trinvis tilgang og forklarer, hvorfor det, de beskriver, vil fungere. Jeg er glad for, at jeg fik en chance for at anmelde denne bog, for nu kan jeg begynde at gennemføre dens plan for at få min egen tid forvaltet mere effektivt.



Jesper Johansson

About the author

Jeg er Google Chrome-bruger og har været det i årevis. Jeg ved, hvordan man bruger browserens funktioner effektivt og kan håndtere enhver type webside, du måtte støde på. Jeg har også erfaring med familiesikkerhedsværktøjer, herunder Google Family Safety, en app, der giver dig mulighed for at holde styr på dine børns aktiviteter på internettet.


Related posts