Mange virksomheder verden over har ikke noget imod at udvide muligheden for at arbejde hjemmefra til deres medarbejdere, som ikke nødvendigvis behøver at være på kontoret. I den forbindelse bliver det vigtigt at være opmærksom på visse videokonferenceetiketter^{(video conferencing etiquette)} .

Mens virksomhederne udnytter teletilstedeværelse og videokonferencetilstand for at muliggøre problemfrit engagement, er her nogle videokonferenceetikette, tips og regler, du bør vedtage for at skabe et varigt indtryk.

Læs^(Read) : Sådan konfigurerer og deltager du i et Microsoft Teams-møde^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Etiketteguide til videokonferencer

I en videokonference får du ikke chancen for at møde alle personligt for at skabe et varigt indtryk. Så følg disse ønskede etiketter som en referencevejledning.

1. Beslut mødedagsordenen på forhånd
2. Indstil baggrunden
3. Forbered dig på mødet
4. Vær tiden punktlig
5. Hold dit skrivebord rent
6. Kend dit publikum
7. Dokumenter relevante punkter
8. Tildel en notattager
9. Vær høflig over for andre deltagere
10. Hold mikrofonen slået fra, når den ikke er i brug

God etikette til videokonferenceopkald kan hjælpe dig med at styrke din selvtillid og forbedre dine kommunikationsevner.

1] Beslut^(Decide) mødedagsordenerne på forhånd

En vigtig praksis for effektive videokonferencer er kun at organisere og mødet, når du helt forstår temaet for diskussioner. Som sådan, hvis du er den, der organiserer det virtuelle møde, så sørg for, at alle deltagerne har en vis viden om det på forhånd. Det anses for sikkert at sende mindst to påmindelser,

• En dag før mødet
• En time før mødets start

Dette hjælper deltagerne med at blive klar til mødet, så de ikke bliver overrumplet og kæmper med etikette.

2] Indstil baggrunden

Det er alt sammen vigtigere at have ordentlige lynforhold i baggrunden for at undgå skygger. På samme måde, hvis du har et solrigt vindue lige bag dig, skal du tegne persiennen for at dæmpe lynet. Derudover er en ren væg eller et gardin langt bedre end et rodet kontor eller mærkelige kunstværker for at undgå distraktion.

Husk, at den person, du holder videokonferencer med, ikke skal føle sig distraheret. Så sørg for at tjekke, hvad de ser, før du ringer. At bekymre sig for meget om, hvad der er i din baggrund, og hvordan andre kan se det, kan tilføje stress, der kan komme i vejen for arbejdet.

Læs^(Read) : Sådan sløres baggrunden i Microsoft Teams-møde^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Forbered dig til mødet

Sæt dig^(Sit) op lige på kameraet og bær et smil på læben. Brug^(Use) naturlige bevægelser, når du taler, og prøv at begrænse sidesamtaler. Undgå^(Avoid) at trykke på mikrofonen eller raslende papirer i nærheden af ​​mikrofonen. Hold også dine bevægelser så minimale som muligt.

4] Kom til tiden

Mange mennesker kommer sædvanligvis for sent, så det er vigtigt at komme til tiden. Faktisk burde dette være en standard for at holde trit med ethvert møde, video eller andet. For selvom du måske kan slippe afsted med et fysisk møde, er der ingen undslippevej i en videokonference.

5] Hold dit skrivebord rent

Dit skrivebord skal ikke se rodet eller uorganiseret ud. Som sådan er det vigtigt ikke at have noget mellem dig og kameraet. Mister stakken af ​​papirer, sedler og andre papirvarer fra dit skrivebord. Du vil måske også holde dit Windows -skrivebord rent. Brug indstillingen Skjul skrivebordsikoner^{(Hide desktop icons)} , hvis du føler behov for det.

6] Kend dit publikum

Du kan ikke håndhæve en skoledresskode via videokonference, dvs. afhængigt af publikum kan din påklædning variere fra normalt nøgterne formelle til direkte afslappet. Vi vil anbefale dig at gå med lyse pasteller og dæmpede farver, der ser bedst ud på skærmen.

7] Dokumenter relevante punkter

Korrekt^(Proper) dokumentation af fjernmøder gør det muligt at genkalde detaljer effektivt, når det er nødvendigt. Desuden kan det hjælpe andre teammedlemmer, der ikke kunne deltage i mødet, med at holde sig opdateret.

8] Tildel en note-tager

Altid at have en notesblok til at notere vigtige punkter ned, betragtes som en god generalforsamlingspraksis. Denne praksis bliver endnu vigtigere, når du er virtuel. Så tildel en notattager til at dokumentere alt i mødet, mens det sker. Det tilføjer nuancer, og hvis nogen kunne tænke sig at gense det, der blev diskuteret, kunne han nemt nå dertil.

9] Vær høflig over for andre deltagere

Hvis du er arrangøren eller den, der har arrangeret videokonferencen, skal du være logget ind på din computer og klar til mødet et par minutter før det aftalte tidspunkt. Dette burde være den første lektion.

For det andet, start med at præsentere dig selv, før du taler, så alle deltagerne lærer dig at kende og kan fortsætte med at tiltale dig ved dit navn.

Læs^(Read) : Sådan ser du bedst ud på et videomødeopkald^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Hold^(Keep) mikrofonen slået fra, når den ikke er i brug

Selvom du måske ikke taler og tror, ​​du er stille, kan de fleste mikrofoner opfange mindre baggrundsstøj, såsom hoste, nys eller skrive. Disse lyde kan nemt distrahere andre videokonferencedeltagere eller kan forårsage irritation. Så slå mikrofonen fra, før du tager en pause og bevæger dig ud under et møde.

Noget andet vi skulle have nævnt?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workеrs who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes important to be aware of cеrtain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Sådan installeres Drupal ved hjælp af WAMP på Windows

• Bedste Software & Hardware Bitcoin Wallets til Windows, iOS, Android

• Konfigurer internetradiostation gratis på Windows-pc

• Fix Partner oprettede ikke forbindelse til routerfejl i TeamViewer på Windows 10

• NASA's Eyes hjælper dig med at udforske universet som astronauter

• OpenGL-apps kører ikke på Miracast trådløs skærm i Windows 11/10

• Hvad er Blue Whale Challenge Dare Game

• Sådan krypteres og tilføjes adgangskoder til LibreOffice-dokumenter

• Hvad er Data Analytics, og hvad bruges det til

• Konverter magnetlinks til direkte download-links ved hjælp af Seedr

• Bedste værktøjer til at sende SMS gratis fra din computer

• Ni nostalgiske tekniske lyde, som du sikkert ikke har hørt i årevis

• Hvordan lukker du din Payoneer-konto?

• E-affaldshåndtering, genbrug, bortskaffelse, fakta, problemer, løsninger

• Sådan opretter du selvsignerede SSL-certifikater i Windows 11/10

• 10 bedste USB LED-lamper til bærbare computere

• Hvad er et magnetlink, og hvordan åbner man magnetlinks i en browser

• Automate.io er et gratis automatiseringsværktøj og IFTTT-alternativ

• Session messaging app tilbyder stærk sikkerhed; Intet telefonnummer påkrævet!

• Sådan bruger du en skabelon til at oprette et dokument med LibreOffice