I dette indlæg tager vi et kig på, hvordan du kan administrere din Outlook- e- mail bedre ved at få indgående post automatisk flyttet til separate mapper. Hvis du får mange e-mails hver dag, kan dette spare en masse tid.

I stedet for at skulle bruge en time en gang om ugen på at flytte e-mails fra indbakken^(Inbox) til dine kategoriserede mapper, vil e-mailregler hjælpe med at automatisere din indbakkeorganisation. Dette minder meget om at bruge etiketter og filtre i Gmail .

E^(Email) -mail- regler kan virke komplicerede, og det kan de være, hvis du virkelig ønsker at udføre noget sofistikeret sortering, men hvis du blot ønsker at flytte arbejds-e-mails til Work  -mappen automatisk, så er det et stykke kage.

For at reglerne kan være nyttige, bør du først oprette nogle mapper under din indbakke^(Inbox) for at kategorisere din e-mail, såsom projekter, arbejde^(Work) , familie^(Family) osv.

Du kan oprette mapper ved at højreklikke på Indbakke^(Inbox) eller en hvilken som helst mappe og vælge Ny mappe^{(New Folder)} . Følgende procedure virker på Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 og Office 365 .

Opsæt Outlook-regler

For nu at komme i gang skal du åbne Outlook , klikke på fanen Filer^(File) , og du vil se knappen Administrer regler og advarsler^{(Manage Rules & Alerts)} nederst.

Hovedvinduet Regler^(Rules) og advarsler^(Alerts) vises, og som standard ser du muligvis en regel, der allerede er oprettet, afhængigt af din version af Outlook .

Herfra skal du klikke på knappen Ny regel^{(New Rule)} for at komme i gang med din første Outlook- e- mail-regel. Dialogboksen Regelguiden^(Rules) vil poppe op, og den vil vise dig nogle almindelige regelskabeloner .^(Wizard)

Disse er de mest almindelige og sandsynligvis alt, hvad du nogensinde har brug for. Den mest almindelige regel er den første på listen, " Flyt beskeder fra nogen til en mappe^{(Move messages from someone to a folder)} ". Gå videre og vælg det, og klik derefter på Næste^(Next) .

Du vil bemærke, at den nederste listeboks, der kaldes "Trin 2:", forbliver nederst med noget understreget tekst. I virkeligheden er alt, hvad du skal gøre for at konfigurere reglen, at klikke på hyperlinkene for personer eller offentlige grupper^{(people or public group)}  og angive^{(specified )} for at vælge e-mailadressen, og hvor du vil have disse e-mails til at gå.

Så kan du klikke på Udfør^(Finish) , og du er færdig. Men hvis du vil gøre reglen mere kompliceret, så vil et klik på Næste^(Next) give dig en hel del flere muligheder:

Når du tjekker forskellige forhold i den øverste listeboks, vil regelbeskrivelsen nederst også udfyldes med flere hyperlinks. Du kan endda oprette regler, der leder efter specifikke ord i e-mail-teksten og derefter udføre handlinger på disse e-mails.

Din næste opgave er at klikke på hvert hyperlink og vælge de tilknyttede værdier som e-mailadresser, mapper osv. I vores eksempel ovenfor vil du klikke på personer eller offentlig gruppe^{( people or public group)} og vælge en e-mailadresse.

Klik derefter på det angivne^(specified) ord og gå til den mappe, du ønsker, at e-mailen skal flyttes til, eller klik på Ny^(New) , og en ny mappe vil blive oprettet under den aktuelt fremhævede mappe.

Nu vil du se den nederste del opdateret med de faktiske værdier for din regel.

Når du klikker på Næste, kan du indstille flere handlinger for reglen. Du kan normalt lade dette være, hvis det er en simpel regel, men hvis du også vil udføre andre handlinger som at afspille en lyd, videresende e-mailen, lave en kopi af den, udskrive e-mailen, starte et andet program, køre et script osv. , så kan du gøre alt det på denne skærm.

Klik på Næste^(Next) , når du er færdig, og du vil blive bragt til dialogboksen Undtagelser^(Exceptions) , hvor du kan vælge, hvilke betingelser du ikke ønsker at få behandlet denne regel for. Medmindre du har nogle unikke sager, kan du lade den stå tom, hvilket er standard.

Klik på Næste^{(Click Next)} , og vi er endelig nået til slutningen af ​​regelguiden! Giv reglen et navn som "Move Friends Email", så du ved, hvad den gør, når du ser på den senere.

Så hvis du allerede har e-mails i din indbakke, som ville matche din nye regel, skal du markere afkrydsningsfeltet " Kør denne regel på meddelelser, der allerede er i indbakken^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Du kan lade alt andet være som standard og klikke på Udfør^(Finish) !

Nu kan du oprette regler for personer, nyhedsbreve, bank-/kreditkortudtog og hvad du ellers kan finde på for at komme i gang med at administrere din Outlook -e- mail mere effektivt! God fornøjelse!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how уоu can manage your Outlook email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. If you get a lot of emaіl everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Sådan videresender du Outlook-e-mails til Gmail

• Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook

• Sådan opretter du Microsoft Outlook-genveje til e-mail og opgaver

• Søg i Outlook-e-mail efter afsender, dato, nøgleord, størrelse og mere

• Microsoft Outlook reagerer ikke? 8 rettelser at prøve

• Sådan spores ændringer i Word (online, mobil og desktop)

• Brug Excel-overvågningsvinduet til at overvåge vigtige celler i en projektmappe

• Sådan opretter du et rutediagram i Word og Excel

• Sådan opretter du Gantt-diagrammer i Microsoft Excel

• Sådan opretter du breakout-rum i Microsoft Teams

• Kortlægning af dine Excel-data

• Sådan ændres baggrunden i Microsoft Teams

• Sådan løses problemet med langsom Outlook-indlæsning

• Sådan sikkerhedskopieres et Word-dokument automatisk til OneDrive

• Sådan tilføjes sidehoveder og sidefødder i PowerPoint

• Hvordan man henter Microsoft Word gratis

• Ultimativ guide til reparation af en beskadiget eller korrupt Word-fil

• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode sikkert

• Sådan opretter du en rulleliste i Excel

• 13 OneNote tips og tricks til at organisere dine noter bedre