Hvis du er vant til at bruge ældre versioner af Excel , vil de betingede formateringsmuligheder i Excel 2007 , 2010 og 2013 forbløffe dig. Så hvorfor ville du gider bruge betinget formatering? Nå, her er et par grunde til, hvorfor jeg elsker at bruge denne funktion i Excel :

1. At gøre dine data mere visuelt tiltalende.

2. For at gøre dine regneark nemmere at forstå på et øjeblik.

3. At identificere visse typer tal for at få hjælp til problemløsning.

4. At hjælpe dig med at drage konklusioner ud fra dine data.

5. For visuelt at vise for brugeren, hvad der er "godt" eller "dårligt" ved at bruge grønt og rødt.

Nu kan du bruge betinget formatering til at formatere hver celle i et område baseret på dine egne kriterier (og der er en masse formateringsmuligheder at vælge imellem). For eksempel, hvis du har et overskudsskema, og du vil farvekode alle overskud større end $200 som grøn og alle overskud mindre end $200 som gule og alle tab som røde, så kan du bruge betinget formatering til hurtigt at gøre alt arbejdet for dig .

Betinget formatering i Excel

Betinget formatering gør det muligt for dig at formatere betydelige mængder data hurtigt og nemt – mens du stadig er i stand til at skelne mellem forskellige typer data. Du kan oprette regler for formateringsmulighederne, der gør det muligt for Microsoft Excel at automatisk formatere for dig. Du skal egentlig kun følge tre enkle trin.

Trin 1:^{(Step 1:)} Vælg de celler, du vil formatere.

Trin 2:^{(Step 2:)} Klik på knappen Betinget formatering^{(Conditional Formatting)} under menuen Hjem^(Home) , afsnittet Stilarter^(Styles) .

Trin 3:^{(Step 3:)} Vælg dine regler. Der er Fremhæv Celler Regler^{(Highlight Cells Rules)} og Top/Bottom Rules  øverst, som giver dig mulighed for at sammenligne med værdier. For dette eksempel pålagde vi tre regler. Den første var, at enhver værdi større end $200 var grøn.

Det er værd at bemærke, at kun afsnittet Fremhæv cellersregler^{(Highlight Cells Rules)} også kan bruges til at sammenligne et datasæt med et andet datasæt. Alt andet vil bare bruge det ene datasæt, som du har fremhævet, og sammenligne værdierne med hinanden. For eksempel, når jeg bruger Større end-^{(Greater Than)} reglen, kan jeg sammenligne værdier fra A1 til A20 med et bestemt tal, eller jeg kan sammenligne A1 til A20 med B1 til B20 .

Den samme logik blev anvendt på den anden og tredje regel. Den anden regel var, at alt mellem $0 og $200 var formateret gult. Den tredje regel var, at alt mindre end $0 blev formateret rødt. Her er, hvordan en del af det færdige regneark ser ud.

Hvis du ikke kan lide disse formateringsmuligheder, har Excel mange forskellige nye betinget formateringsmuligheder^{(Conditional Formatting)} , som du kan bruge fra. For eksempel kan du indsætte ikoner som farvede pile ( Ikonsæt^{(Icon Sets)} ), søjlediagrammer som i det andet eksempel ( Databjælker^{(Data Bars)} ) eller endda en række automatisk valgte farver som i det sidste eksempel ( Farveskalaer^{(Color Scales)} ). Disse tre muligheder sammenligner kun værdier fra det samme datasæt. Hvis du vælger A1 til A20 , sammenligner den kun disse værdier med hinanden.

Hvis du senere beslutter dig for, at du ikke ønsker, at dine celler skal formateres betinget, skal du blot rydde formateringen. For at gøre dette skal du vælge knappen Betinget formatering^{(Conditional Formatting)} og vælge Ryd regler^{(Clear Rules)} . Vælg derefter, om du kun vil rydde reglerne fra de valgte celler eller fra hele regnearket.

Hvis du har oprettet flere regler, kan du også glemme, hvilke regler du har anvendt på hvilke celler. Da du kan anvende mange regler på det samme sæt celler, kan det blive ret forvirrende, især hvis en anden har oprettet regnearket. For at se alle reglerne skal du klikke på knappen Betinget formatering^{(Conditional Formatting)} og derefter klikke på Administrer regler.^{(Manage Rules.)}

Når du har mere end én regel anvendt på det samme celleområde, evalueres reglerne i rækkefølge fra højere prioritet til lavere prioritet. Som standard vil den nyeste regel, der tilføjes, have den højeste prioritet. Du kan ændre det ved at klikke på reglen og derefter bruge pil op og pil ned for at ændre rækkefølgen. Du kan også klikke på rullemenuen helt øverst og se reglerne for kun det aktuelle udvalg eller for hvert ark i projektmappen.

Der er også et afkrydsningsfelt, der hedder Stop If True , som jeg ikke vil komme nærmere ind på her, fordi det er ret kompliceret. Du kan dog læse dette indlæg fra Microsoft , der forklarer det meget detaljeret.

Nye betingede formateringsindstillinger Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Næsten alt er det samme i Excel 2010 , når det kommer til betinget formatering^{(Conditional Formatting)} , der var inkluderet i Excel 2007 . Der er dog en ny funktion, der virkelig gør den meget mere kraftfuld.

Tidligere havde jeg nævnt, at afsnittet Fremhæv cellersregler^{(Highlight Cells Rules)} lader dig sammenligne et sæt data med et andet sæt data på det samme regneark. I 2010 kan du nu henvise til et andet arbejdsark i den samme projektmappe. Hvis du prøver at gøre dette i Excel 2007 , vil det lade dig vælge data fra et andet regneark, men vil give dig en fejlmeddelelse, når du prøver at klikke på OK til sidst.

I Excel 2010 kan du nu gøre dette, men det er lidt tricky, så jeg vil forklare det trin for trin. Lad os sige, at jeg har to regneark, og på hvert ark har jeg data fra B2 til B12 for noget som fortjeneste. Hvis jeg vil se, hvilke værdier i B2 til B12 fra ark 1 der er større end B2 til B12 værdierne i ark 2, vil jeg først vælge B2 til B12 værdierne i ark 1 og derefter klikke på Great Than under Fremhæv celler regler.

Klik nu på cellereferenceknappen, som jeg har vist ovenfor. Boksen ændres, og markørikonet bliver til et hvidt kryds. Gå nu videre og klik på ark 2 og vælg  KUN^(ONLY)  celle B2. Vælg IKKE^(NOT)  hele området fra B2 til B12 .

Du vil se, at boksen nu har en værdi på =Sheet2!$B$2 . Vi bliver nødt til at ændre dette til =Sheet2!$B2 . Grundlæggende skal du bare slippe af med den $  , der kommer før 2. Dette vil holde kolonnen fast, men tillade, at rækkenummeret ændres automatisk. Uanset årsagen vil det ikke bare lade dig vælge hele udvalget.

Klik^(Click) på cellehenvisningsknappen igen, og klik derefter på OK. Nu vil værdierne i ark 1, der er større end ark 2, blive formateret i henhold til de formateringsmuligheder, du har valgt.

Forhåbentlig^(Hopefully) giver det hele mening! Når man ser på Excel 2013 , ser der ikke ud til at være nogen nye funktioner, når det kommer til betinget formatering. Som et sidste tip, hvis du føler, at standardreglerne ikke stemmer overens med det, du forsøger at opnå, kan du klikke på indstillingen  Ny regel^{(New Rule)} og starte fra bunden. Det gode ved at oprette en ny regel er, at du kan bruge en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres, hvilket er meget kraftfuldt.

Selvom betinget formatering ser forholdsvis let og simpel ud på overfladen, kan det blive ret komplekst afhængigt af dine data og dine behov. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at skrive en kommentar. God fornøjelse!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you arе υѕed to using older versions of Excel, the cоnditional formatting optionѕ in Εxcel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would уou want to bother using condіtіonal formatting? Well, here are a couple of reаsоns why I love using this featurе of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Link celler mellem ark og projektmapper i Excel

• Brug Excel-overvågningsvinduet til at overvåge vigtige celler i en projektmappe

• Sådan skjuler du ark, celler, kolonner og formler i Excel

• Brug Format Painter i Word til at kopiere og indsætte formatering

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode sikkert

• Sådan bruges VLOOKUP i Excel

• Sådan opretter du et rutediagram i Word og Excel

• 13 OneNote tips og tricks til at organisere dine noter bedre

• Sådan trækker du datoer fra i Excel

• Sådan finder og beregner du rækkevidde i Excel

• Sådan opsætter og bruger du MLA-format i Microsoft Word

• Sådan opretter du etiketter i Word fra et Excel-regneark

• Sådan åbner du flere forekomster af Excel

• Sådan adskilles for- og efternavne i Excel

• Sådan ændres baggrunden i Microsoft Teams

• Sådan opretter du en rulleliste i Excel

• Sådan opretter du Gantt-diagrammer i Microsoft Excel

• Sådan bruger du Sparklines i Excel

• Sådan laver du en simpel graf eller diagram i Excel