To af Excels primære funktioner er at give dig mulighed for at manipulere og se data fra forskellige perspektiver, og et af programmets mere enkle, men kraftfulde værktøjer til at gøre det, er sorteringsfunktionen^{(Sort )} .

Uanset om det er simple stigende/faldende sorteringer, sortering på mere end én variabel for at vise data i grupper eller for at opretholde rækkeintegritet eller simple alfanumeriske sorteringer for at holde dine tabeldata i orden, er sortering af data i Excel en væsentlig færdighed.

Få programmer er bedre egnet til at sortere tabeldata end Excel , og dine sorteringer kan løbe fra det enkle og relativt ukomplicerede til det yderst sofistikerede. Selvom Excels^(Excel) sorteringsevner - hvad du kan gøre med det rigtige datasæt og lidt viden om programmets indre funktioner - faktisk er robust og dybdegående, fokuserer dagens tekniske tip på to grundlæggende typer sorteringer som følger:

• Sortering af data i en enkelt kolonne
• Sortering af data på flere kolonner

Regneark består selvfølgelig af kolonner og rækker af celler eller tabeldata, hvor hver kolonne omfatter en logisk opdeling af fakta, tal eller andre detaljer efter kategori, såsom f.eks. navne, adresser, valuta, dele tal og så videre – afhængigt af typen af ​​regneark. Rækker^(Rows) viser på den anden side personer, objekter eller figurer side om side eller i samme tilfælde eller forekomst.

Afhængigt af typen af ​​regneark og de data, det indeholder, såsom en tabelliste over navne, adresser, telefonnumre og andre relevante data, ligner rækker ofte databaseposter.

Når du sorterer rækker af data, skal hver række bevare sin integritet uden utilsigtet at flytte data fra en række til en anden, hvilket, som du vil se længere nede, er hvor det er praktisk at sortere data på flere kolonner.

Sortering på et enkelt felt

Du kan sortere posterne i dit regneark efter rækker, og du kan sortere cellerne i poster efter kolonner. Du kan selvfølgelig angive stigende eller faldende sorteringsrækkefølger. Som standard, stigende / alfanumerisk, arrangerer programmet tekst fra A til Z og tal fra mindste til største. Sortering med en faldende sorteringsrækkefølge vender selvfølgelig den ældre om fra Z til A , eller så større tal starter øverst.

Som med mange funktioner i Excel , er der et par måder at udføre en simpel sortering på; alt hvad du har brug for til denne type, findes dog på højre museknap-udfaldsmenu, som vist nedenfor.

1. Højreklik på^{(Right-click)} et felt i kolonnen, hvorpå du vil sortere regnearket for at åbne pop op-menuen.
2. Rul^(Scroll) ned og hold markøren over Sorter^(Sort) for at åbne udklapsmenuen.
3. Klik på Sorter A til Z^{(Sort A to Z)} for stigende eller Sorter Z til A^{(Sort Z to A )} faldende ( Bemærk^(Note) , at Excel ikke inkluderer dataene i cellerne i række 1 i sorteringen; programmet antager, at denne række indeholder dine kolonneetiketter eller overskrifter.).

Denne enkle sortering fungerer for mange typer data, undtagen når dine rækker og kolonner har identiske eller dublerede data. I disse tilfælde skal du sortere på to eller flere kolonner, der kommer næste gang.

Sortering af poster på flere felter

Afhængigt af kompleksiteten af ​​dine data skal du muligvis sortere på mere end én kolonne. Det bedste eksempel er måske at sortere en database alfabetisk i efternavnsrækkefølge. Sig, at dine data har flere personer med samme efternavn. I disse tilfælde vil du gerne sikre dig, at Linda Johnson kommer før Lydia Johnson , og Cherri Anderson viser efter Charles Anderson...Du forstår ideen.

Du kan konfigurere tilpassede søgninger med flere kriterier fra dialogboksen Sorter^(Sort) på denne måde.

1. Klik^(Click) på en celle i den første kolonne med data, du vil sortere.
2. Klik på Data lige under titellinjen for at åbne Data- båndet. (Båndet er selvfølgelig rækken af ​​kontekstuelle faner på tværs af toppen af ​​programvinduet.)
3. Klik på knappen Sorter^{(Sort )} i sektionen Sorter og filtrer^{(Sort & Filter)} for at åbne dialogboksen Sorter.

• Klik på rullemenuen Sorter efter , og vælg det første kolonnenavn at sortere efter. ^{(Sort by)}(Bemærk, at Excel viser indholdet i række 1 i kolonnen, som i dette tilfælde indeholder kolonneetiketterne. Du kan slå denne mulighed fra ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Mine data har overskrifter^{(My data has headers)} ).
• Klik på Tilføj niveau^{(Add Level )} for at tilføje endnu en kolonne til sorteringsrækkefølgen.
• Klik på rullemenuen Derefter ved , og vælg den næste kolonne at sortere efter.^{(Then by)}
• Gentag trin 6 og 7^{(Steps 6 and 7)} efter behov for at konfigurere parametrene for din slags.

Hvis du klikker rundt i dialogboksen Sorter^(Sort) afslører flere forskellige muligheder for at ændre dine sorteringer, selvom nogle af dem, medmindre du ved præcis, hvordan hver enkelt påvirker din sortering, højst sandsynligt vil give uønskede resultater.

• Klik på OK^(OK) .
• Hvis du får en sorteringsadvarselsdialogboks^{(Sort Warning)} , skal du vælge Udvid markeringen^{(Expand the selection)} og derefter klikke på Sorter.^(Sort.)

Desuden, når du vælger en kolonne, analyserer Excel indholdet af cellerne i den kolonne og foretager kvalificerede bud på, hvilke værdier der skal udfylde felterne Sorter på^{(Sort on)} og Rækkefølge . ^(Order)Medmindre du har en specifik (og logisk) grund til at ændre disse, så lad være. (Medmindre du eksperimenterer, selvfølgelig. Det opfordrer jeg altid til – og Excels Fortryd^(Undo) - funktion fungerer fantastisk.)

Som jeg er sikker på, du kan forestille dig, er dette kun begyndelsen på, hvordan du kan sortere data i Excel . Det er dog vigtigt at huske, at medmindre du er forsigtig, kan brug af de forkerte parametre sammenstille dine data og fuldstændigt ændre deres placering i regnearket. Sortering^(Sort) er hurtig og nem at sætte op. Den gode nyhed er, at Fortryd^(Undo) også er hurtig. Vær^(Don) ikke bange for at Fortryd^(Undo) og prøv igen. Og igen.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are tо allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of the program’s more simple but powerfυl tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Centrer dine regnearksdata i Excel til udskrivning

• Sådan flettes data i flere Excel-filer

• Sådan slettes tomme linjer i Excel

• Sådan bruger du Excels Tal Cells-funktion

• Sådan indsætter du et Excel-regneark i et Word-dokument

• Hvornår skal man bruge Index-Match i stedet for VLOOKUP i Excel

• 5 måder at konvertere tekst til tal i Excel

• Sådan indsætter du CSV eller TSV i et Excel-regneark

• Sådan skriver du en IF-formel/-erklæring i Excel

• Sådan flyttes kolonner i Excel

• Sådan åbner du Word og Excel i fejlsikret tilstand

• Sådan spores afhængige i Excel

• Skjul fortrolige data i et Word 2007/2010-dokument

• Hvorfor du skal bruge navngivne områder i Excel

• 4 måder at konvertere Excel til Google Sheets

• Skriv hurtigt tal i Word og Excel

• Bevar cellereferencer, når du kopierer en formel i Excel

• Gruppér rækker og kolonner i et Excel-regneark

• Brug af Excels What-If Analysis Goal Seek Tool

• Sådan bruges Excels What-If-analyse