Google Docs chat er et meget effektivt værktøj til at samarbejde om dokumenter med teams. Det giver redaktører mulighed for at markere og kommentere redigeringer, det lader teams diskutere

 korrekt formulering af dokumenter, og det lader medarbejdere , der udfylder formularer,^{(filling out forms)} stille spørgsmål, som deres ledere kan besvare.

Alle disse fantastiske anvendelser til Google Docs -chat fungerer kun godt, hvis de personer, der bruger dokumentet, forstår, hvordan kommentarsystemet fungerer.

I denne artikel lærer du om alle de kommentar- og samarbejdsfunktioner, der er tilgængelige inde i Google Docs .

Sådan fungerer Google Docs-kommentarer

Inde i Google Docs samarbejder du ikke bare blindt om dokumenter. Du kan faktisk se flere brugere få adgang til dokumentet i realtid.

Måden dette fungerer på er, at når andre personer får adgang til dokumentet, vil du se deres Google -kontoikon vises øverst i Google Docs- vinduet.

Når de andre brugere placerer deres musemarkør inde i dokumentet, vil du se deres Google-kontonavn^{(Google Account)} et øjeblik vises over markøren. 

Dette er nyttigt for at se, hvilke områder af et dokument andre medlemmer af dit team arbejder på. Dette kan hjælpe med at undgå modstridende redigeringer i det samme dokument.

Hvis du ser nogen redigere en sektion af et dokument forkert eller foretage ændringer, som du er uenig i, kan du tilføje en kommentar direkte til denne person.

Til højre for brugerikonerne øverst i dokumentet vil du se et ikon af en person, der taler inde i en hvid cirkel. Når du vælger dette, åbner det et generelt kommentarområde.

Bare skriv din kommentar og tryk på Enter . Alle, der i øjeblikket ser dokumentet, vil kunne se alle kommentarer i det generelle kommentarområde.

Du ved, når nogen har opdateret en ny kommentar til kommentarområdet ved den røde prik, der vises oven på dette ikon.

Når hver person svarer, vises den nye kommentar under den forrige i kommentartråden.

Tryk enten på X til højre for navnene i kommentarfeltet, eller vælg kommentarikonet for at få kommentarvinduet til at forsvinde igen.

Oprettelse af en ny Google Docs-chat

For at oprette en ny Google Docs- chat skal du blot fremhæve en tekst i et Google Docs- dokument. Når du gør dette, vil du se et lille kommentarikon til højre for den fremhævede tekst. 

Når du holder musen over det ikon, vil du se teksten "Tilføj en kommentar".

Når du vælger dette ikon, åbner det et kommentarvindue, hvor du kan dele dine tanker om teksten i det dokument, du har fremhævet.

Når du er færdig med at skrive din kommentar, skal du blot vælge knappen Kommentar^(Comment) , og du vil se kommentarfeltet ændre sig til en permanent kommentar.

Der er nogle muligheder, der går sammen med kommentarer som denne.

Håndtering af kommentarer

Når du vælger de tre prikker til højre for en kommentar, vil du se tre muligheder.

• Rediger^(Edit) : Foretag opdateringer til din kommentar, eller tilføj et svar til den, hvis du foretrækker det.
• Slet^(Delete) : Fjern kommentaren og dens fremhævelse fra dokumentet.
• Link til denne kommentar^{(Link to this comment)} : Få et URL- link, som du kan dele med folk, hvis du ønsker, at de skal se denne specifikke kommentar.

Kommentarlinks er meget effektive til at hjælpe folk med at finde den nøjagtige kommentar, især inde i dokumenter, der har et stort antal kommentarer.

Du kan indsætte linket i en chat-chat, en mobil- sms eller en e-mail. 

Når modtageren vælger linket, fører det dem direkte til det dokument, hvor kommentaren blev indsat. De kan enten svare på kommentaren eller vælge Løs^(Resolve) .

Løsning af en kommentar får den til at forsvinde fra kommentartråden. Det ser ud som om kommentaren er slettet, men den er faktisk kun skjult fra højre margen.

Hvis du vil se alle de kommentarer, der er blevet sendt til dokumentet, skal du blot vælge det sorte kommentarikon øverst til højre i dokumentet.

Dette viser dig alle kommentarer, der blev sendt til dokumentet, sammen med alle de følgende oplysninger om kommentaren.

• Dato^(Date) og tidspunkt for indlægget af kommentaren
• Alle svar på kommentaren
• Enhver dokumenttekst, der blev valgt, da kommentaren blev lavet
• Et link til at genåbne løste kommentarer
• Et link til at svare på kommentarerne

Vælg Kommentar^(Comment) for at tilføje nye kommentarer til kommentartråden. Vælg Notifikationer^{(Notifications)} for at ændre e-mail-indstillinger, så du kun modtager notifikationer, når nogen svarer på dine kommentarer, eller slet ingen notifikationer.

Redigering og løsning af redigeringer

Google Docs- chat er især nyttigt til at lave redigeringsforslag til et dokument uden egentlig at lave dem. 

Som standard giver Google Docs dig mulighed for at redigere et dokument, og ændringerne træder i kraft med det samme. For at skifte redigeringstilstand til kun foreslåede ændringer, skal du vælge dropdown-pilen til højre for redigeringsordet^(Editing) øverst til højre i dokumentet.

Vælg Foreslår^(Suggesting) fra rullelisten.

Når du redigerer dokumentet, er teksten i dokumentet overstreget med erstatningsteksten ved siden af. Hver redigering åbner en ny kommentar til højre med en beskrivelse af den redigering, der blev foretaget.

Formålet med denne funktion er, at en endelig redaktør eller den originale forfatter kan gennemgå redigeringerne og acceptere ændringerne individuelt ved at markere fluebenet for den redigeringskommentar.

Men hvis du ikke ønsker at løse kommentarer individuelt, er der et nyttigt trick til at løse dem alle på én gang.

For at gøre dette skal du vælge menuen Værktøjer^(Tools) og vælge Gennemse foreslåede redigeringer^{(Review suggested edits)} .

Dette åbner et lille vindue øverst til højre i dokumentet. Du kan vælge pil op eller pil ned for at rulle gennem hver af redigeringskommentarerne i dokumentet. Du kan vælge Accepter^(Accept) eller Afvis^(Reject) de individuelle redigeringer.

Hvis du bare vil acceptere eller afvise dem alle, skal du vælge dropdown-pilen til højre for knappen Accepter^(Accept) eller Afvis^(Reject) .  

Du kan vælge Accepter alle^{(Accept All)} for at godkende alle redigeringer. Dette vil opdatere hele dokumentet ved hjælp af de foreslåede redigeringer og løse alle tilknyttede kommentarer.

Få mere at vide om løsning af kommentarer i Google Docs^{(resolving comments in Google Docs)} .

Kommentarer hjælper med samarbejde

Ved at bruge en cloud-baseret tekstbehandler som Google Docs bliver det meget nemt  at samarbejde om dokumenter .^{(collaborating on documents)}

Kommentarsystemet er sat op på en måde, der gør det nemt og bekvemt at diskutere dokumentændringer blandt et team. Når alle har vænnet sig til, hvordan Google Docs -chatsystemet fungerer, vil du opdage, at dit team er meget mere effektivt, når de arbejder på dokumenter sammen. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a verу effective tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Sådan fjerner du tabelkanter i Google Docs

• Sådan indsætter du et vandmærke i Word og Google Docs

• Skift til Landskabsorientering i Google Docs

• Google Docs vs Microsoft Word - Hvad er forskellene?

• Sådan finder og erstatter du ord i MS Word og Google Docs

• Sådan tilføjes fodnoter i Word

• Få Outlook e-mail-statistik ved hjælp af StatView

• 4 måder at konvertere Excel til Google Sheets

• Sådan bruger du CONCATENATE-funktionen i Google Sheets

• Sådan viser du antal ord i Microsoft Word

• Sådan ændres standardskrifttypen i Office-apps

• Sådan bruges Excels What-If-analyse

• Sådan tager og indsætter du skærmbilleder ved hjælp af OneNote

• Sådan sletter du en side i Microsoft Word

• 7 alternativer til PowerPoint du kan bruge online

• Outlook-datafil kan ikke tilgås: 4 rettelser at prøve

• Sådan opretter du PDF-dokumenter i Microsoft Office

• Sådan bruger du Google Forms som en udgiftsmåler

• Google Slides vs Microsoft PowerPoint - Hvad er forskellene?

• Sådan rettes bogmærke ikke defineret fejl i Word