Microsoft 365 annoncerede for nylig nye funktioner til at spore produktivitet. Det var rettet mod at overvåge data om arbejdere, men lanceringen af ​​funktioner gav bagslag, efter at folk blev gjort opmærksomme på mængden af ​​brugerdata indsamlet af Microsoft Teams .

Hvilke data indsamler Microsoft Teams ?

Microsoft Teams indsamler tre typer data, dvs. Census-, Usage- og Fejlrapporteringsdata^{( Error reporting data)} . Folketællingsdataene er intet andet end standardoplysninger om din enhed, operativsystem og brugersprog. Det genererer også et specifikt bruger-id, som er beskyttet to gange for at undgå unødvendig kobling. Folketællingsdata^(Census) i Teams-brugeraktivitetsrapporten^{(Teams user)} er standarddata, der er indsamlet og kan ikke fravælges af brugeren.

Microsoft indsamler også brugsdata, som inkluderer antallet af sendte beskeder^{(number of messages sent)} , opkald^(calls) og møder, der er tilsluttet^{(meetings joined)} sammen med navnet på organisationen^{(name of the organization)} . Det hjælper også med at spore fejl, så de kan rettes i tide. Det kaldes Fejlrapporteringsdata^(Error) .

Læs: ^(Read:) Sådan opretter du et privat team og ændrer privatliv i Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Microsoft Teams brugeraktivitetsrapport^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

For at se og redigere en Teams -brugeraktivitetsrapport skal du være Teams-tjenesteadministrator^{(Teams service admin)} . For at få mere at vide om administratorroller og -tilladelser skal du få adgang til Teams-administratorroller for at administrere et team^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Analytics & reports > Usage reports i venstre navigationsrude i Microsoft Teams administrationscenter .
2. Vælg Teams-brugeraktivitet^{(Teams user activity )} fra fanen Vis rapporter^{(View reports)} under fanen Rapport^{(Report )} .
3. Vælg et område under fanen dataområde^{(data range)}
4. Klik på Kør^(Run) rapport.

Fortolkning af Teams Brugeraktivitetsrapport^{(Teams User Activity Report)}

Teams - brugeraktivitetsrapporten^{(Teams user)} kan ses over de sidste 7 dage, 30 dage eller 90 dage^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Rapporten giver en oversigt over brugen af ​​brugeren. Det giver detaljer om kanalbeskeder, svar- og postbeskeder, organiserede mødedetaljer og deltagelse i mødedetaljer. Man kan også give detaljer om den sidste aktivitet, videotid og skærmdelingsaktivitet.

Denne rapport er nyttig for virksomhedsadministratorer til at se indsigt i medarbejderaktivitet ved hjælp af Teams . Administratorer kan se op til 19 forskellige typer brugeraktivitetsdata. På nuværende tidspunkt er der ingen måde for brugere at fravælge denne dataindsamling fra deres respektive virksomhedsadministratorer. Selvom mange virksomheder måske ikke er klar over tilgængeligheden af ​​sådanne data.

Hvor gemmes Teams-brugerdataene ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams opererer over hele verden og i flere jurisdiktioner med forskellige standarder for den måde, data håndteres på. Hvis du ønsker at se, hvor de individuelle data er fysisk gemt, kan du gå til Microsoft 365 admin center . Klik på Settings > Organization profile , og rul derefter til Dataplacering^{(Data Location)} .

Håndtering af teams-meddelelser

Mens du arbejder på Teams , kan det være noget af en distraktion at modtage adskillige notifikationer med konstant ping nederst til højre på skærmen.

Du kan tage kontrollen tilbage ved at klikke på de tre prikker øverst til højre i holdene^(Teams) , vælge kanalnotifikationer^{(Channel notifications)} og slå dem helt fra. Du kan også oprette nye regler ved at vælge "Brugerdefineret"^{(“Custom”)} .

Du ønsker måske at slå " Alle nye indlæg^{(All new posts)} " fra og måske også ønsker at reducere kanalomtaler^(Channel) , dvs. når nogen tagger dig i en kanal ved hjælp af @ Kanalnavn^(Channel) fra " Banner og feed^{(Banner and feed)} " til " Vis kun i feed^{(Only show in feed)} ".

En anden distraktion er, når du er blevet inviteret til et planlagt møde eller har forladt et møde halvvejs, men stadig modtager meddelelser, hver gang en besked indtastes i chatboksen på det igangværende møde.

En midlertidig løsning på dette problem er at ændre din status til " Forstyr ikke^{(Do not disturb)} ". Du kan gøre dette ved at klikke på dit profilbillede på hovedsiden af ​​holdene^(Teams) , klikke på " Tilgængelig^(Available) " og ændre det til " Forstyr ikke^{(Do not disturb)} ".

Du kan også administrere prioritet ved at gå til Settings > Privacy af personlige oplysninger , klikke på " Administrer prioritetsadgang^{(Manage priority access)} " og tilføje navnene på de personer, som du vil have notifikationer fra.

Læs^(Read) : Microsoft Teams går ned eller fryser under møder^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Adgangskontrol i Microsoft Teams

Teams giver dig også en måde at begrænse adgangen på Microsoft Teams , så du får tid og plads til at tænke og arbejde.

Du kan gøre dette ved at gå til Settings > Privacy af personlige oplysninger og skifte til alternativknappen " Læs kvitteringer ".^{(Read receipts)}

Du kan bede din organisation om at slå multifaktorgodkendelse til^{(multi-factor authentication)} på din konto og tilføje et ekstra lag af beskyttelse. En stærk, unik adgangskode og en adgangskodeadministrator er nødvendig for kontobeskyttelse.

Du kan også oprette private kanaler,^{(private channels)} hvis du er medlem af et bestemt team, hvilket kun tillader begrænset adgang til visse medlemmer af teamet. I det valgte hold skal du gå til kanalsektionen og klikke på de tre prikker. Gå til Tilføj kanal^{(Add channel)} , under Privatliv^(Privacy) , og vælg Privatliv^(Privacy) .

Du kan derefter vælge de respektive personer, du vil tilføje til holdet – op til 250 personer. Kun en kanalskaber kan tilføje eller fjerne personer fra en privat kanal. Filer eller beskeder, der deles inden for en privat kanal, er ikke tilgængelige for nogen uden for den.

Microsoft Teams har vundet popularitet med skiftet til fjernarbejde. Medarbejdere skal nu samarbejde og sikre, at følsomme data forbliver fuldstændig sikre, og Teams-brugeraktivitetsrapporten^{(Teams user)} ikke misbruges. Ovennævnte forslag hjælper med at holde dine data sikre, samtidig med at kommunikationen opretholdes glat. Håber de løser sig for dig.

Læs næste^{(Read next)} : Microsoft Teams problem med høj hukommelse og CPU-brug.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new featυres to track productіvity. It was aimed at monitоring data abоut workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Sådan opretter du et privat team og ændrer privatliv i Microsoft Teams

• Sådan tilføjer du Zoom til Microsoft Teams

• Sådan installeres Microsoft Teams på Linux og macOS

• Sådan roser du nogen på Microsoft Teams for deres veludførte arbejde

• Du går glip af noget. Bed din administrator om at aktivere Microsoft Teams

• Zoom vs Microsoft Teams vs Google Meet vs Skype

• Sådan slår du alle deltagers mikrofon fra i Microsoft Teams

• Sådan bruger du Share Tray i Microsoft Teams til at dele indhold på møderne

• Sådan sløres baggrunden i Microsoft Teams-møde

• Bedste pædagogiske apps til Microsoft Teams til lærere og elever

• Mikrofonen virker ikke i Microsoft Teams på Windows 11/10

• Sådan installeres en app og tilføjer den som en fane i Microsoft Teams

• Skift brugerroller, tilladelser og muligheder i Microsoft Teams

• Sådan optager du Microsoft Teams-møde på pc eller mobil

• Sådan ændres temaet i Microsoft Teams på Windows 11

• Bedste produktivitetsapps til Microsoft Teams

• Sådan sender du en presserende eller vigtig besked i Microsoft Teams

• Hvordan opretter man en afstemning i Microsoft Teams?

• Sådan åbner du flere forekomster af Microsoft Teams i Windows 11/10

• Sådan opsætter, planlægger og deltager du i et Microsoft Teams-møde