Navngivne områder er en nyttig, men ofte underudnyttet funktion i Microsoft Excel . Navngivne områder kan gøre formler nemmere at forstå (og fejlfinde), forenkle oprettelsen af ​​komplicerede regneark og forenkle dine makroer.

Et navngivet område er blot et område (enten en enkelt celle eller et område af celler), som du tildeler et navn. Du kan derefter bruge dette navn i stedet for normale cellereferencer i formler, i makroer og til at definere kilden til grafer eller datavalidering.

Brug af et områdenavn, som TaxRate , i stedet for en standard cellereference, som Sheet2 !$C$11, kan gøre et regneark lettere at forstå og fejlsøge/revision.

Brug af navngivne områder i Excel

Lad os for eksempel se på en simpel ordreformular.  Vores fil inkluderer en udfyldelig bestillingsformular med en rullemenu til at vælge forsendelsesmetode, plus et ekstra ark med en tabel over forsendelsesomkostninger og afgiftssatsen.

Version 1 (uden navngivne områder) bruger normale cellereferencer i A1-stil i sine formler (vist i formellinjen nedenfor).^(A1-style)

Version 2 bruger navngivne områder, hvilket gør dets formler meget nemmere at forstå. Navngivne områder gør det også lettere at indtaste formler, da Excel vil vise en liste over navne, inklusive funktionsnavne, som du kan vælge imellem, når du begynder at skrive et navn i en formel.  Dobbeltklik på^{(Double-click)} navnet på pluklisten for at tilføje det til din formel.

Åbning af vinduet Navnehåndtering fra fanen ^{(Name Manager)}Formler^(Formulas) viser en liste over områdenavnene og de celleområder, de refererer til.

Men navngivne serier har også andre fordele. I vores eksempelfiler er forsendelsesmetoden valgt ved hjælp af en dropdown (datavalidering) i celle B13 på Ark1^(Sheet1) . Den valgte metode bruges derefter til at slå forsendelsesomkostningerne op på Ark2^(Sheet2) .

Uden navngivne intervaller skal dropdown-valgene indtastes manuelt, da datavalidering ikke giver dig mulighed for at vælge en kildeliste på et andet ark. Så alle valgene skal indtastes to gange: én gang i rullelisten og igen på ark2^(Sheet2) . Derudover skal de to lister matche.

Hvis der er lavet en fejl i en af ​​posterne i en af ​​listen, vil formlen for forsendelsesomkostninger generere en #I/T fejl, når det forkerte valg er valgt. At navngive listen på Sheet2 som ShippingMethods eliminerer begge problemer.

Du kan referere til et navngivet område, når du definerer datavalideringen for en rulleliste ved blot at indtaste =ShippingMethods i kildefeltet, for eksempel. Dette giver dig mulighed for at bruge en liste over valg, der er på et andet ark.

Og hvis dropdown-menuen refererer til de faktiske celler, der er brugt i opslag (for forsendelsesomkostningsformlen), så vil dropdown-valgene altid matche opslagslisten og undgå #N/A-fejl.

Opret et navngivet område i Excel

For at oprette et navngivet område skal du blot vælge den celle eller celleområdet, du vil navngive, og derefter klikke i navnefeltet (^{( Name Box)} hvor den valgte celleadresse normalt vises, lige til venstre for formellinjen^{(Formula Bar)} ), skriv det navn, du vil bruge , og tryk på Enter .

Du kan også oprette et navngivet område ved at klikke på knappen Ny^(New) i vinduet Navnehåndtering^(Manager) . Dette åbner et nyt navn^{(New Name)}  -vindue, hvor du kan indtaste det nye navn.

Som standard er det område, der skal navngives, indstillet til det område, der er valgt, når du klikker på knappen Ny^(New) , men du kan redigere dette område før eller efter at have gemt det nye navn.

Bemærk, at områdenavne ikke kan indeholde mellemrum, selvom de kan indeholde understregninger og punktum. Generelt skal navne begynde med et bogstav og derefter kun indeholde bogstaver, tal, punktummer eller understregninger.

Navne skelner ikke mellem store og små bogstaver, men ved at bruge en række af ord med store bogstaver, såsom TaxRate eller December2018Sales , bliver navnene nemmere at læse og genkende. Du kan ikke bruge et områdenavn, der efterligner en gyldig cellereference, såsom Dog26 .

Du kan redigere dine områdenavne eller ændre de områder, de henviser til, ved at bruge vinduet Navnehåndtering^(Manager) .

Bemærk også, at hvert navngivet område har et defineret omfang. Normalt vil omfanget som standard være Workbook , hvilket betyder, at områdenavnet kan henvises til fra et hvilket som helst sted i projektmappen. Det er dog også muligt at have to eller flere områder med samme navn på separate ark, men inden for samme projektmappe.

For eksempel kan du have en salgsdatafil med separate ark for januar^(January) , februar^(February) , marts^(March) osv. Hvert ark kan have en celle (navngivet område) kaldet MonthlySales , men normalt vil omfanget af hvert af disse navne kun være det ark, der indeholder det.

Således vil formlen =ROUND(MonthlySales,0) give februarsalg^(February) , afrundet til nærmeste hele dollar, hvis formlen er på februararket^(February) , men martssalg^(March) hvis på martsarket^(March) osv.

For at undgå forvirring i projektmapper med flere områder på separate ark med samme navn eller blot komplicerede projektmapper med snesevis eller hundredvis af navngivne områder, kan det være nyttigt at inkludere arknavnet som en del af hvert områdenavn.

Dette gør også hvert områdenavn unikt, så alle navnene kan have et arbejdsbogsomfang^(Workbook) . F.eks. Januar_Månedligt^{(January_MonthlySales)} salg , Februar_Månedligt^{(February_MonthlySales)} salg , Budget_dato^{(Budget_Date)} , Ordre_dato^(Order_Date) osv.

To advarsler vedrørende omfanget af navngivne områder:^{(Two cautions regarding the scope of named ranges:)} (1) Du kan ikke redigere omfanget af et navngivet område, efter det er oprettet, og (2) du kan kun angive omfanget af et nyt navngivet område, hvis du opretter det ved hjælp af knappen Ny^(New) i vinduet^{( Name Manager)} Navnehåndtering .

Hvis du opretter et nyt områdenavn ved at skrive det i navnefeltet ,^(Box) vil omfanget som standard enten være projektmappe^(Workbook) (hvis der ikke findes et andet område med samme navn), eller til det ark, hvor navnet oprettes. Derfor, for at oprette et nyt navngivet område, hvis omfang er begrænset til et bestemt ark, skal du bruge knappen "Ny" i Navnehåndtering.

Endelig, for dem, der skriver makroer, kan områdenavne let henvises til i VBA -kode ved blot at placere områdenavnet inden for parentes. For eksempel, i stedet for ThisWorkbook.Sheets (1).Cells(2,3) kan du blot bruge [ SalesTotal ], hvis det navn refererer til den celle.

Begynd^(Start) at bruge navngivne områder i dine Excel -regneark, og du vil hurtigt kunne værdsætte fordelene! God fornøjelse!

Why You Should Be Using Named Ranges in Excel

Named ranges are a useful, but often underutilized, feаture of Microsoft Excel.  Named ranges can make formulas easier tо understand (and debug), simplіfy the creation of complicated sрrеadsheets, and simplify yоur macros.

A named range is just a range (either a single cell, or a range of cells) to which you assign a name.  You can then use that name in place of normal cell references in formulas, in macros, and for defining the source for graphs or data validation.

Using a range name, like TaxRate, in place of a standard cell reference, like Sheet2!$C$11, can make a spreadsheet easier to understand and debug/audit.

Using Named Ranges in Excel

For example, let’s look at a simple order form.  Our file includes a fillable order form with a dropdown to select the shipping method, plus a second sheet with a table of shipping costs, and the tax rate.

Version 1 (without named ranges) uses normal A1-style cell references in its formulas (shown in the formula bar below).

Version 2 uses named ranges, making its formulas much easier to understand.  Named ranges also make it easier to enter formulas, since Excel will display a list of names, including function names, that you can pick from, whenever you start to type a name in a formula.  Double-click the name in the pick list to add it to your formula.

Opening the Name Manager window from the Formulas tab displays a list of the range names and the cell ranges they reference.

But named ranges have other benefits also.  In our example files, the shipping method is selected using a dropdown (data validation) in cell B13 on Sheet1.  The selected method is then used to lookup the shipping costs on Sheet2.

Without named ranges, the dropdown choices must be manually entered since data validation will not allow you to select a source list on a different sheet.  So all of the choices must be entered twice: once in the dropdown list, and again on Sheet2.  In addition, the two lists must match.

If an error is made in one of the entries in either list, then the shipping cost formula will generate an #N/A error when the erroneous choice is selected.  Naming the list on Sheet2 as ShippingMethods eliminates both problems.

You can reference a named range when defining the data validation for a dropdown list by simply entering =ShippingMethods in the source field, for example.  This allows you to use a list of choices that are on another sheet.

And if the dropdown is referencing the actual cells used in the lookup (for the shipping cost formula), then the dropdown choices will always match the lookup list, avoiding #N/A errors.

Create a Named Range in Excel

To create a named range, simply select the cell or range of cells you want to name, then click in the Name Box (where the selected cell address is normally displayed, just left of the Formula Bar), type the name you want to use, and press Enter.

You can also create a named range by clicking the New button in the Name Manager window.  This opens a New Name window where you can enter the new name.

By default, the range to be named is set to whatever range is selected when you click the New button, but you can edit that range before or after saving the new name.

Note that range names cannot include spaces, although they can include underscores and periods.  Generally, names should begin with a letter and then contain only letters, numbers, periods, or underscores.

Names are not case-sensitive, but using a string of capitalized words, such as TaxRate or December2018Sales, makes the names easier to read and recognize.  You cannot use a range name that mimics a valid cell reference, such as Dog26.

You can edit your range names or change the ranges they refer to using the Name Manager window.

Note also that each named range has a defined scope.  Normally, the scope will default to Workbook, which means the range name can be referenced from anywhere within the workbook.  However, it is also possible to have two or more ranges with the same name on separate sheets, but within the same workbook.

For example, you might have a sales data file with separate sheets for January, February, March, etc.  Each sheet could have a cell (named range) called MonthlySales, but normally the scope of each of those names would only be the sheet containing it.

Thus, the formula =ROUND(MonthlySales,0) would give February sales, rounded to the nearest whole dollar, if the formula is on the February sheet, but March sales if on the March sheet, etc.

To avoid confusion in workbooks having multiple ranges on separate sheets with the same name or simply complicated workbooks with dozens or hundreds of named ranges, it can be helpful to include the sheet name as part of each range name.

This also makes each range name unique, so that all the names can have a Workbook scope.  For example, January_MonthlySales, February_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, etc.

Two cautions regarding the scope of named ranges: (1) You cannot edit the scope of a named range after it is created, and (2) you can only specify the scope of a new named range if you create it using the New button in the Name Manager window.

If you create a new range name by typing it in the Name Box, the scope will default to either Workbook (if no other range with the same name exists), or to the sheet where the name is being created.  Therefore, to create a new named range whose scope is limited to a particular sheet, use the Name Manager “New” button.

Finally, for those who write macros, range names can be easily referenced in VBA code by simply placing the range name within brackets.  For example, instead of ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2,3) you can simply use [SalesTotal] if that name refers to that cell.

Start using named ranges in your Excel worksheets and you will quickly being to appreciate the benefits! Enjoy!

Related posts

• Sådan slettes tomme linjer i Excel

• Sådan bruger du Excels Tal Cells-funktion

• Sådan indsætter du et Excel-regneark i et Word-dokument

• Sådan bruges Excels What-If-analyse

• Sådan rettes en række i Excel

• Sådan fjerner du dublerede rækker i Excel

• Sådan alfabetiseres i Excel

• Sådan flyttes kolonner i Excel

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Hvad er forskellene?

• Sådan beregnes Z-score i Excel

• Sådan opretter du flere linkede rullelister i Excel

• Sådan opretter du en VBA-makro eller et script i Excel

• Sådan sorteres efter dato i Excel

• Brug af Excels What-If Analysis Goal Seek Tool

• Brug tastaturet til at ændre rækkehøjde og kolonnebredde i Excel

• Sådan bruger du absolutte referencer i Excel

• Sådan opretter du en simpel pivottabel i Excel

• Centrer dine regnearksdata i Excel til udskrivning

• Sådan bruges If og Nested If-sætninger i Excel

• 3 måder at opdele en celle i Excel