I nogen tid nu er diagramdata i Excel blevet ikke kun simpelt, men også automatiseret i det omfang, at du nemt kan gå fra et tabelregneark til et omfattende område-, søjle-, linje- eller cirkeldiagram på ingen tid med et par velovervejede museklik. Når du derefter redigerer dataene i dit regneark, foretager Excel automatisk tilsvarende ændringer i dine diagrammer og grafer.

Det er dog ikke slutningen på programmets kortmagi. Du kan for eksempel ændre diagram- eller graftypen på et hvilket som helst tidspunkt, samt redigere farveskemaer, perspektivet (2D, 3D og så videre), bytte akse og meget, meget mere.

Men det hele starter selvfølgelig med regnearket.

Udlægning af dine data^{(Laying Out Your Data)}

Selvom Excel giver dig mulighed for at arrangere dine regneark på mange måder, når du kortlægger data, får du de bedste resultater ved at lægge dem ud, så hver række repræsenterer en post, og hver kolonne indeholder elementer af eller vedrører specifikke rækker.

Hvad^(Huh) ? Tag for eksempel følgende regneark.

Den yderste venstre kolonne indeholder en liste over laserprintere. Med undtagelse af Række 1^{(Row 1)} , som indeholder kolonneetiketterne eller overskrifterne, repræsenterer hver række en bestemt printer, og hver efterfølgende celle indeholder data om den pågældende maskine.

I dette tilfælde indeholder hver celle udskriftshastighedsdata: Kolonne B, hvor lang tid det tog at udskrive den første side af et udskriftsjob; Kolonne C^{(Column C)} , hvor lang tid det tog at udskrive alle sider, inklusive den første side; Kolonne D^{(Column D)} , hvor lang tid det tog at churne hele dokumentet, fjerner den første side.

Selvom dette er et noget grundlæggende regneark, uanset hvor komplekse dine data er, hjælper det med at strømline processen, hvis du holder dig til dette standardformat. Som du vil se, kan du kortlægge cellerne i en lille del af dit regneark eller kortlægge hele dokumentet eller regnearket.

Det typiske Excel -diagram består af flere forskellige dele, som vist på billedet nedenfor.

Kortlægning af dine data^{(Charting Your Data)}

Hvis du ikke har gjort dette før, vil du sandsynligvis blive overrasket over, hvor nemt Excel gør det at kortlægge dine regneark. Som nævnt kan du kortlægge hele regnearket, eller du kan vælge en gruppe af kolonner og rækker til at kortlægge.

Sig^(Say) for eksempel, at du i det regneark, vi arbejdede på i det foregående afsnit, kun ønskede at kortlægge de første to kolonner med data (kolonne B og C), og udelade kolonne D. Dette indebærer en simpel to-trins procedure:

• Vælg de data, du vil diagramme, inklusive etiketterne i venstre kolonne og overskrifter i de kolonner, du ønsker at inkludere i dit diagram, som vist nedenfor.

• Tryk ALT+F1 .

Eller følg disse trin for at kortlægge hele regnearket.

• Vælg^(Select) alle data i regnearket, som vist på det øverste billede nedenfor. Vælg ikke^{(Do not )} hele arket, som vist på det andet billede nedenfor - vælg kun de celler, der indeholder data.

• Tryk ALT+F1 .

Excel gør et godt stykke arbejde med at vælge den passende diagramtype til dine data, men hvis du foretrækker en anden type diagram, såsom for eksempel vandrette søjler, eller måske et andet farveskema, måske endda et 3D-layout med gradientfyldninger og baggrunde , programmet gør alle disse effekter og mere nemme at opnå.

Ændring af diagramtype^{(Changing Chart Type)}

Som med alt andet i Excel er der flere måder at ændre din diagramtype på. Det nemmeste er dog at.

• Vælg diagrammet.
• Klik på Diagramdesign^{( Chart Design)} på menulinjen .
• Vælg Skift diagramtype på diagramdesignbåndet^{( Change Chart Type)} .

Dette åbner dialogboksen Skift diagramtype^{(Change Chart Type)} , vist her.

Som du kan se, er der adskillige diagramtyper, og ved at klikke på en af ​​dem vises flere variationer øverst i dialogboksen.

Udover at ændre diagramtyper fra diagramdesignbåndet^{(Chart Design)} , kan du også foretage flere andre ændringer, såsom farveskemaer, layout eller anvende en af ​​programmets mange foruddesignede diagramstile. Diagramstile^(Chart) ligner naturligvis afsnitstypografier i Microsoft Word . Som i MS Word kan du anvende en af ​​de mange stilarter, som de er, redigere eksisterende stilarter eller oprette dine egne.

Tilføjelse og fjernelse af diagramelementer^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Diagramelementer er selvfølgelig de forskellige komponenter, såsom titlen, forklaringen, X- og Y-aksen og så videre, der udgør dit diagram. Du kan tilføje og fjerne disse elementer ved at klikke på plussymbolet, der vises i højre side af diagrammet, når du vælger det.

Under diagramelementerne^{(Chart Elements)} flyver ud er diagramstilene^{(Chart Styles)} flyver ud, som vises, når du klikker på penselikonet til højre for diagrammet.

Under diagramformater finder du diagramfiltre^{( Chart Filters)} , som lader dig tænde og slukke (eller filtrere) forskellige komponenter i dit diagram, som vist her:

Hvis det ikke er nok ændringsmuligheder, er der en række andre i formatdiagramområdet^{(Format Chart Area)} til højre for regnearket, som lader dig ændre alle aspekter af dit diagram, fra fyld og baggrunde til gitterlinjer, til 3D-bjælker, cirkeludsnit, skygger – jeg kan blive ved og ved. Men jeg er sikker på, at du forstår pointen med, hvad der er tilgængeligt.

Når du for eksempel klikker på Tekstindstillinger^{( Text Options)} , får du endnu en byge af effekter, du kan anvende på teksten i dine diagrammer. Mulighederne er næsten ubegrænsede, i det omfang, at du uden en vis tilbageholdenhed kan ende med at skabe nogle skrigende diagrammer og grafer - uden selv at prøve alt det hårdt, hvilket bringer mig til en vigtig designretningslinje.

Bare fordi du har alle disse fantastiske designværktøjer til din rådighed, betyder det ikke, at du skal bruge dem ... eller ja, ikke så mange af dem på samme tid. Ideen er at gøre din grafik attraktiv nok til at fange dit publikums opmærksomhed, men ikke så travlt, at designet i sig selv forringer det budskab, du forsøger at formidle. Det er trods alt budskabet, der er vigtigt, ikke din designdygtighed eller den brutale kraft af din grafiske designsoftware.

En god tommelfingerregel er, at hvis det ser for travlt og distraherende ud, er det sandsynligvis det; dumme det lidt ned. Brug ikke for mange dekorative skrifttyper, hvis nogen, da de ikke er lette at læse. Når du bruger forretningsorienterede diagrammer og grafer, skal du koncentrere dig om det^(what) , du prøver at sige, og ikke så meget om, hvordan^(how) du siger det.

I mellemtiden kan diagramdata i tabelform gøre det meget lettere at forstå og meget venligere end kolonne efter kolonne med tekst og tal.

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Sådan filtreres data i Excel

• Brug Excel Mobiles nye "Indsæt data fra billede"-funktion

• Brug oversigtsfunktioner til at opsummere data i Excel

• Brug Excel som et værktøj til at kopiere data fra internettet

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Sådan sammenlignes to Excel-filer og fremhæver forskellene

• Sådan skjuler du ark, celler, kolonner og formler i Excel

• Migrer data fra MS Access til SQL Server-database

• Sådan finder og beregner du rækkevidde i Excel

• Indsæt et Excel-regneark i et Word-dokument

• Sådan optager du en makro i Excel

• En guide til alle Excel-filudvidelser og hvad de betyder

• Sådan bruges COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS i Excel

• Hvordan man beregner varians i Excel

• Sådan laver du et histogram i Excel

• 13 OneNote tips og tricks til at organisere dine noter bedre

• Sådan tilføjes og udskrives Excel-baggrundsbilleder

• Sådan skifter du mellem regneark i Excel

• Sådan spores ændringer i Excel

• Link celler mellem ark og projektmapper i Excel