I en artikel skrevet i 2018 skrev Robert Half , en virksomhed med speciale i menneskelige ressourcer og finansindustrien, at 63% of financial firms continue to use Excel i en primær kapacitet. Indrømmet, det er ikke 100% og anses faktisk for to be a decline in usage! Men i betragtning af, at softwaren er et regnearkssoftware og ikke udelukkende er designet som software til den finansielle industri, er 63 % stadig en betydelig del af industrien og hjælper med at illustrere, hvor vigtig Excel er.

At lære at bruge Excel behøver ikke at være svært. At tage det et skridt ad gangen vil hjælpe dig med at gå fra en novice til en ekspert (eller i det mindste tættere på det punkt) - i dit tempo.

Som et eksempel på, hvad vi skal dække i denne artikel, tænk på regneark, grundlæggende brugbare funktioner og formler og navigering i et regneark eller projektmappe. Indrømmet, vi vil ikke dække alle mulige Excel- funktioner, men vi vil dække nok til, at det giver dig en idé om, hvordan du skal gribe de andre an. 

Grundlæggende definitioner^{(Basic Definitions)}

Det er virkelig nyttigt, hvis vi dækker nogle få definitioner. Mere end sandsynligt har du hørt disse udtryk (eller allerede ved, hvad de er). Men vi vil dække dem for at være sikre og være klar til resten af ​​processen med at lære at bruge Excel .

Arbejdsbøger vs. Arbejdsark^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Excel- dokumenter kaldes arbejdsbøger^(Workbooks) , og når du først opretter et Excel- dokument (projektmappen), vil mange (ikke alle) Excel- versioner automatisk indeholde tre faner, hver med sit eget tomme regneark. Hvis din version af Excel ikke gør det, skal du ikke bekymre dig, vi lærer, hvordan du opretter dem.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Arbejdsarkene er de faktiske dele, hvor du indtaster dataene. Hvis det er lettere at tænke på det visuelt, så tænk på regnearkene som disse faner. Du kan tilføje faner eller slette faner ved at højreklikke og vælge sletningsindstillingen. Disse regneark er de faktiske regneark, som vi arbejder med, og de er gemt i projektmappefilen.

Båndet^{(The Ribbon)}

Båndet spredes^(Ribbon) over Excel- applikationen som en række genveje, men genveje, der er repræsenteret visuelt (med tekstbeskrivelser). Dette er nyttigt, når du vil gøre noget på kort tid, og især når du har brug for hjælp til at bestemme, hvad du vil gøre.  

Der er en forskellig gruppering af båndknapper afhængigt af hvilken sektion/gruppe du vælger fra topmenuindstillingerne (dvs. Hjem^(Home) , Indsæt^(Insert) , Data , Gennemse^(Review) osv.), og de viste visuelle muligheder vil relatere til disse grupperinger. 

Excel genveje^{(Excel Shortcuts)}

Genveje er nyttige til at navigere i Excel -softwaren hurtigt, så det er nyttigt (men ikke absolut nødvendigt) at lære dem. Nogle af dem læres ved at se genvejene i menuerne i de ældre versioner af Excel- applikationen og derefter prøve dem selv.  

En anden måde at lære Excel -genveje på er at se en liste over dem på webstedet for Excel-udviklere^{(website of the Excel developers)} . Selvom din version af Excel ikke viser genvejene, virker de fleste af dem stadig.

Formler vs. funktioner^{(Formulas vs. Functions)}

Funktioner er indbyggede funktioner i Excel og bruges i formler. For eksempel, hvis du vil indsætte en formel, der beregnede summen af ​​tal i forskellige celler i et regneark, kan du bruge funktionen SUM () til at gøre netop det.  

Mere om denne funktion (og andre funktioner) lidt længere fremme i denne artikel.

Formel Bar^{(Formula Bar)}

Formellinjen er et område, der vises under båndet^(Ribbon) . Det bruges til formler og data. Du indtaster dataene i cellen, og de vil også vises i formellinjen, hvis du har musen på den celle.  

Når vi refererer til formellinjen, angiver vi blot, at vi skal skrive formlen på det sted, mens vi har valgt den relevante celle (hvilket igen automatisk sker, hvis du vælger cellen og begynder at skrive).

Oprettelse og formatering af et regneark Eksempel^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Der er mange ting, du kan gøre med dit Excel-regneark^{(Excel Worksheet)} . Vi vil give dig nogle eksempler på trin, mens vi går videre i denne artikel, så du kan prøve dem selv.

Den første arbejdsbog^{(The First Workbook)}

Det er nyttigt at starte med en tom projektmappe^(Workbook) . Så gå videre og vælg Ny^(New) . Dette kan variere afhængigt af din version af Excel , men er generelt i filområdet^(File) .

Bemærk: Ovenstående billede siger Åbn^(Open) øverst for at illustrere, at du kan komme til den nye^(New) (venstre side, peget på med den grønne pil) hvor som helst. Dette er et skærmbillede af den nyere Excel .

Når du klikker på Ny^(New) , vil du sandsynligvis få nogle eksempler på skabeloner. Selve skabelonerne kan variere mellem versioner af Excel , men du bør få en form for valg.  

En måde at lære at bruge Excel på er at lege med disse skabeloner og se, hvad der får dem til at "tikke". Til vores artikel starter vi med et tomt dokument og leger med data og formler osv.  

Så gå videre og vælg den tomme dokumentindstilling. Grænsefladen vil variere fra version til version, men bør være ens nok til at få ideen. Lidt senere vil vi også downloade et andet eksempel på Excel -ark.

Indsættelse af data^{(Inserting the Data)}

Der er mange forskellige måder at få data ind i dit regneark (alias regneark). En måde er simpelthen at skrive, hvad du vil have, hvor du vil have det. Vælg den bestemte celle og begynd bare at skrive.

En anden måde er at kopiere data og derefter indsætte dem i dit regneark^{(Spreadsheet)} . Indrømmet, hvis du kopierer data, der ikke er i et tabelformat, kan det blive lidt interessant med hensyn til, hvor det lander i dit dokument. Men heldigvis kan vi altid redigere dokumentet og kopiere og indsætte andetsteds efter behov.

Du kan prøve kopier/indsæt-metoden nu ved at vælge en del af denne artikel, kopiere den og derefter indsætte den i dit tomme regneark.

Når du har valgt den del af artiklen og kopieret den, skal du gå til dit regneark og klikke på den ønskede celle, hvor du vil starte indsætningen og gøre det. Metoden vist ovenfor er at bruge højrekliksmenuen og derefter vælge "Indsæt" i form af ikonet.

Det er muligt, at du kan få en fejl, når du bruger den indbyggede Excel -metode, selv med de andre indbyggede Excel -metoder. ^(Excel)Heldigvis hjælper fejladvarslen (ovenfor) med at pege dig i den rigtige retning for at få de data, du har kopieret ind på arket.

Når du indsætter dataene, klarer Excel et ret godt stykke arbejde med at fortolke dem. I vores eksempel kopierede jeg de to første afsnit af dette afsnit, og Excel præsenterede det i to rækker. Da der var et faktisk mellemrum mellem afsnittene, gengav Excel det også (med en tom række). Hvis du kopierer en tabel, klarer Excel et endnu bedre stykke arbejde med at gengive den i arket.

Du kan også bruge knappen i båndet^(Ribbon) til at indsætte. For visuelle mennesker er dette virkelig nyttigt. Det er vist på billedet nedenfor.

Nogle versioner af Excel (især de ældre versioner) giver dig mulighed for at importere data (som fungerer bedst med lignende filer eller CSV – kommaseparerede værdier – filer). Nogle nyere versioner af Excel har ikke denne mulighed, men du kan stadig åbne den anden fil (den, du vil importere), bruge en vælg alt^{(select all)} og derefter kopiere og indsætte den i dit Excel - regneark.  

Når import er tilgængelig, findes den generelt under menuen Filer^(File) . I den(e) nye version(er) af Excel kan du blive omdirigeret til en mere grafisk brugergrænseflade, når du klikker på Filer^(File) .  Du skal blot^(Simply) klikke på pilen øverst til venstre for at vende tilbage til dit regneark.

Hyperlinkning^{(Hyperlinking)}

Hyperlink^{(Hyperlinking)} er ret nemt, især når du bruger båndet^(Ribbon) . Du finder hyperlink-knappen under Indsæt-^(Insert) menuen i de nyere Excel- versioner. Det kan også tilgås via en genvej som kommando-K^(command-K) .

Formatering af data (eksempel: tal og datoer)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Nogle gange er det nyttigt at formatere dataene. Dette gælder især med tal. Hvorfor? Nogle gange falder tal automatisk ind i et generelt format (en slags standard), som mere ligner et tekstformat. Men ofte ønsker vi, at vores tal skal opføre sig som tal.  

Det andet eksempel ville være datoer, som vi måske ønsker at formatere for at sikre, at alle vores datoer fremstår ensartede, f.eks. 20200101 eller 01/01/20 eller hvilket format vi nu vælger til vores datoformat.

Du kan få adgang til muligheden for at formatere dine data på et par forskellige måder, vist på billederne nedenfor.

Når du har åbnet f.eks. talformatet^(Number) , har du flere muligheder. Disse muligheder vises, når du bruger højreklik-metoden. Når du bruger båndet^(Ribbon) , er dine muligheder lige der i båndet^(Ribbon) . Det hele afhænger af, hvad der er nemmest for dig.  

Hvis du har brugt Excel i et stykke tid, kan højreklik-metoden med den resulterende talformatdialogboks (vist nedenfor) være lettere at forstå. Hvis du er nyere eller mere visuel, kan Ribbon- metoden give mere mening (og meget hurtigere at bruge). Begge giver dig talformateringsmuligheder.

Hvis du skriver noget, der ligner en dato, er de nyere versioner af Excel gode nok til at afspejle det i båndet^(Ribbon) som vist på billedet nedenfor.

Fra båndet^(Ribbon) kan du vælge formater til din dato. Du kan for eksempel vælge en kort dato eller en lang dato. Gå videre og prøv det og se dine resultater.

Præsentationsformatering (eksempel: Justering af tekst)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Det er også nyttigt at forstå, hvordan du justerer dine data, uanset om du vil have det hele på linje til venstre eller til højre (eller berettiget osv.). Dette kan også tilgås via båndet^(Ribbon) .

Som du kan se fra billederne ovenfor, er justeringen af ​​teksten (dvs. højre, venstre osv.) på anden række af indstillingen Ribbon . Du kan også vælge andre justeringsmuligheder (dvs. top, bund) i båndet^(Ribbon) .  

Hvis du også bemærker, at justering af ting som tal muligvis ikke ser rigtigt ud, når den er venstrejusteret (hvor tekst ser bedre ud), men ser bedre ud, når den er højrejusteret. Justeringen minder meget om, hvad du ville se i et tekstbehandlingsprogram.

Kolonner og rækker^{(Columns & Rows)}

Det er nyttigt at vide, hvordan man arbejder med, samt justere bredden og dimensionerne^{(adjust the width and dimensions)} af, kolonner og rækker. Heldigvis, når du først har fået styr på det, er det ret nemt at gøre.  

Der er to dele til at tilføje eller slette rækker eller kolonner. Den første del er udvælgelsesprocessen, og den anden er højreklik og valg af indsæt eller slet.  

Husker du de data, vi kopierede fra denne artikel og indsatte i vores tomme Excel -ark i ovenstående eksempel? Vi har sandsynligvis ikke brug for det længere, så det er et perfekt eksempel på processen med at slette rækker.

Kan du huske^(Remember) vores første skridt? Vi skal vælge rækkerne. Gå videre og klik på rækkenummeret (til venstre for den øverste venstre celle) og træk nedad med musen til den nederste række, som du vil slette. I dette tilfælde vælger vi tre rækker.  

Derefter er den anden del af vores procedure at klikke på Slet rækker^{(Delete Rows)} og se Excel slette disse rækker.

Processen for at indsætte en række er den samme, men du behøver ikke at vælge mere end én række.  Excel bestemmer, hvor du klikker, og hvor du vil indsætte rækken.  

For at starte processen skal du klikke på rækkenummeret, som du ønsker skal være under den nye række. Dette fortæller Excel at vælge hele rækken for dig. Fra det sted, hvor du er, indsætter Excel rækken over det. Det gør du ved at højreklikke og vælge Indsæt rækker.^{(Insert Rows.)}

Som du kan se ovenfor, skrev vi 10 i række 10. Efter at have valgt 10 (række 10), højreklikket og valgt Indsæt rækker^{(Insert Rows)} , gik tallet 10 en række ned. Det resulterede i, at de 10 nu er i række 11.  

Dette viser, hvordan den indsatte række blev placeret over den valgte række. Gå videre og prøv det selv, så du kan se, hvordan indsættelsesprocessen fungerer.

Hvis du har brug for mere end én række, kan du gøre det ved at vælge mere end én række, og dette fortæller Excel , hvor mange du ønsker, og det antal vil blive indsat over det valgte rækkenummer.  

De følgende billeder viser dette i et visuelt format, inklusive hvordan de 10 gik ned tre rækker, antallet af rækker indsat. 

Indsættelse og sletning af kolonner er stort set det samme, bortset fra at du vælger fra toppen (kolonner) i stedet for venstre (rækker).

Filtre og dubletter^{(Filters & Duplicates)}

Når vi har en masse data at arbejde med, hjælper det, hvis vi har et par tricks i ærmet for nemmere at arbejde med disse data.  

Lad os for eksempel sige, at du har en masse finansielle data, men du behøver kun at se på specifikke data. En måde at gøre det på er at bruge et Excel "Filter".

Lad os først finde et Excel-regneark^{(Excel Worksheet)} , der præsenterer en masse data, så vi har noget at teste dette på (uden at skulle skrive alle dataene selv). Du kan downloade netop et sådant eksempel fra Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Husk, at det er det direkte link til download, så Excel -eksempelfilen bør begynde at downloade med det samme, når du klikker på det link.

Nu hvor vi har dokumentet, lad os se på mængden af ​​data. Ganske lidt, ikke? Bemærk: billedet ovenfor vil se lidt anderledes ud end det, du har i din eksempelfil, og det er normalt. 

Lad os sige, at du kun ville se data fra Tyskland^(Germany) . Brug indstillingen "Filter" på båndet^(Ribbon) (under "Hjem"). Den er kombineret med "Sorter" muligheden mod højre (i de nyere Excel- versioner). 

Fortæl nu Excel , hvilke muligheder du ønsker. I dette tilfælde leder vi efter data om Tyskland^(Germany) som det valgte land.

Du vil bemærke, at når du vælger filterindstillingen, vises små pull-down-pile i kolonnerne. Når en pil er valgt, har du flere muligheder, inklusive "Tekstfiltre", som vi vil bruge. Du har mulighed for at sortere stigende eller faldende.  

Det giver mening, hvorfor Excel kombinerer disse i båndet^(Ribbon) , da alle disse muligheder vises i rullelisten. Vi vil vælge "Svar med ..." under "Tekstfiltre."

Når vi har valgt, hvad vi vil gøre (i dette tilfælde Filter ), lad os give oplysningerne/kriterierne. Vi vil gerne se alle data fra Tyskland^(Germany) , så det er det, vi skriver i boksen. Klik derefter på "OK".

Du vil bemærke, at nu ser vi kun data fra Tyskland^(Germany) . Dataene er blevet filtreret. De andre data er der stadig. Det er bare skjult for øje. Der kommer et tidspunkt, hvor du vil afbryde filteret og se alle data.  Du skal blot^(Simply) vende tilbage til rullemenuen og vælge at rydde filteret, som vist på billedet nedenfor.

Nogle gange vil du have datasæt, der inkluderer duplikerede data. Det er meget nemmere, hvis du kun har enkeltdata. For eksempel, hvorfor vil du have nøjagtig den samme finansielle datapost to gange (eller mere) i dit Excel-regneark^{(Excel Worksheet)} ?  

Nedenfor^(Below) er et eksempel på et datasæt, der har nogle data, der gentages (vist fremhævet med gult).

For at fjerne dubletter (eller flere, som i dette tilfælde), skal du starte med at klikke på en af ​​rækkerne, der repræsenterer dubletterne (som indeholder de data, der gentages). Dette er vist på billedet nedenfor.

Besøg nu fanen "Data" eller sektionen, og derfra kan du se en knap på båndet^(Ribbon) , der siger "Fjern dubletter." Klik på det.

Den første del af denne proces præsenterer dig for en dialogboks, der ligner det, du ser på billedet nedenfor.  Lad^(Don) ikke dette forvirre dig. Det er blot at spørge dig, hvilken kolonne du skal se på, når du identificerer duplikatdata.  

Hvis du f.eks. havde flere rækker med det samme for- og efternavn, men stort set vrøvl i de andre kolonner (som f.eks. en copy/paste fra et websted), og du kun havde brug for unikke rækker til for- og efternavnet, ville du vælge disse kolonner, så det volapyk, der muligvis ikke er duplikat, ikke kommer i betragtning ved fjernelse af overskydende data.  

I dette tilfælde forlod vi markeringen som "alle kolonner", fordi vi havde duplikeret rækker manuelt, så vi vidste, at alle kolonnerne var nøjagtigt ens i vores eksempel. (Du kan gøre det samme med Excel -eksempelfilen og teste den.)

Når du har klikket på "OK" i dialogboksen ovenfor, vil du se resultatet, og i dette tilfælde blev tre rækker identificeret som matchende, og to af dem blev fjernet.

Nu matcher de resulterende data (vist nedenfor) de data, vi startede med, før vi gik gennem tilføjelse og fjernelse af dubletter.

Du har lige lært et par tricks. Disse er især nyttige, når du har at gøre med større datasæt. Gå videre og prøv nogle andre knapper, som du ser på båndet^(Ribbon) , og se, hvad de gør. Du kan også duplikere din Excel -eksempelfil, hvis du vil beholde den originale formular. Omdøb den fil, du downloadede, og download en anden kopi igen. Eller dupliker filen på din computer.  

Det, jeg gjorde, var at duplikere fanen med alle de økonomiske data (efter at have kopieret den ind i min anden eksempelfil, den, vi startede med, var tom), og med duplikatfanen havde jeg to versioner at lege med efter behag. Du kan prøve dette ved at bruge højreklik på fanen og vælge " Dupliker^(Duplicate) ".

Betinget formatering^{(Conditional Formatting)}

Denne del af artiklen er inkluderet i afsnittet om oprettelse af projektmappen^(Workbook) på grund af dens visningsfordele. Hvis det virker lidt kompliceret, eller du leder efter funktioner og formler, så spring dette afsnit over og vend tilbage til det i ro og mag.

Betinget formatering^(Formatting) er praktisk, hvis du vil fremhæve bestemte data. I dette eksempel skal vi bruge vores Excel-eksempel^{(Excel Example)} -fil (med alle de økonomiske data) og se efter " Bruttosalg^(Gross) ", der er over $25.000. 

For at gøre dette skal vi først fremhæve den gruppe af celler, som vi ønsker evalueret. Husk nu, at du ikke ønsker at fremhæve hele kolonnen eller rækken. Du vil kun fremhæve de celler, som du vil have evalueret. Ellers vil de andre celler (som overskrifter) også blive evalueret, og du vil blive overrasket over, hvad Excel gør med disse overskrifter (som et eksempel).

Så vi har vores ønskede celler fremhævet, og nu klikker vi på "Hjem" sektionen/gruppen og derefter "Betinget formatering."

Når vi klikker på "Betinget formatering" i båndet^(Ribbon) , har vi nogle muligheder. I dette tilfælde vil vi fremhæve de celler, der er større end $25.000, så det er sådan, vi foretager vores valg, som vist på billedet nedenfor.

Nu vil vi se en dialogboks, og vi kan skrive værdien i boksen. Vi skriver 25000. Du behøver ikke bekymre dig om kommaer eller noget, og faktisk fungerer det bedre, hvis du bare indtaster det rå tal.

Når vi har klikket på "OK", vil vi se, at felterne automatisk farves i henhold til vores valg (til højre) i vores "Større end"-dialogboks ovenfor. I dette tilfælde "Lyserød fyld med mørkerød tekst^{(Dark Red Text)} ). Vi kunne også have valgt en anden visningsmulighed.

Denne betingede formatering er en fantastisk måde at se data, der er essentielle for et eller andet projekt med et øjeblik. I dette tilfælde kunne vi se "Segmenterne" (som de omtales i Excel-eksempelfilen^{(Excel Example)} ), der har kunnet overstige $25.000 i bruttosalg^(Gross) .

Arbejde med formler og funktioner^{(Working With Formulas and Functions)}

At lære at bruge funktioner i Excel er meget nyttigt. De er formlernes grundlæggende indvolde. Hvis du vil se en liste over funktionerne for at få en ide om, hvad der er tilgængeligt, skal du klikke på menuen/gruppen "Indsæt" og derefter vælge "Funktion/Funktioner" yderst til venstre.

Selvom formålet med denne knap i Excel-båndet^{(Excel Ribbon)} er at indsætte en egentlig funktion (som også kan opnås ved at skrive i formellinjen, begynde med et lighedstegn og derefter begynde at skrive den ønskede funktion), kan vi også bruge denne for at se, hvad der er tilgængeligt. Du kan scrolle gennem funktionerne for at få en slags idé om, hvad du kan bruge i dine formler.  

Indrømmet, det er også meget nyttigt blot at prøve dem og se, hvad de gør. Du kan vælge den gruppe, du vil gennemse, ved at vælge en kategori, såsom "Almindelig brugt" for en kortere liste over funktioner, men en liste, der ofte bruges (og som nogle funktioner er dækket til i denne artikel).

Vi vil bruge nogle af disse funktioner i eksemplerne på de formler, vi diskuterer i denne artikel.

De Lige ^{(The Equals )}=Tegn^{( Sign)}

Lighedstegnet (=) er meget vigtigt i Excel . Det spiller en væsentlig rolle. Dette gælder især i tilfælde af formler.  Dybest set^(Basically) har du ikke en formel uden at have et lighedstegn foran den. Og uden formlen er det blot de data (eller tekst), du har indtastet i den pågældende celle.  

Så husk bare, at før du beder Excel om at beregne eller automatisere noget for dig, skal du skrive et lighedstegn ( = ) i cellen.

Hvis du inkluderer et $-tegn, fortæller det Excel ikke at flytte formlen. Normalt er den automatiske justering af formler (ved hjælp af det, der kaldes relative cellereferencer), til ændringer i regnearket, en nyttig ting, men nogle gange vil du måske ikke have det, og med det $-tegn er du i stand til at fortælle Excel det. Du skal blot indsætte $ foran bogstavet og nummeret på cellereferencen.  

Så en relativ cellereference på D25 bliver $D$25. Hvis denne del er forvirrende, skal du ikke bekymre dig om det. Du kan vende tilbage til det (eller lege med det med en tom Excel -projektmappe).^(Excel)

The Awesome Ampersand >> &

Et-tegnet ( & ) er et sjovt lille formel-"værktøj", der giver dig mulighed for at kombinere celler. Lad os f.eks. sige, at du har en kolonne for fornavne og en anden kolonne for efternavne, og du vil oprette en kolonne for det fulde navn. Du kan bruge & til at gøre netop det.

Lad os prøve det i et Excel-regneark^{(Excel Worksheet)} . Til dette eksempel, lad os bruge et tomt ark, så vi ikke afbryder noget andet projekt. Gå videre og skriv dit fornavn i A1 og skriv dit efternavn i B1. For nu at kombinere dem, klik med musen på C1-cellen og skriv denne formel:  =A1 & “ “ & B1 .  Brug^(Please) kun delen i kursiv og ikke resten af ​​den (som ikke at bruge punktum).  

Hvad ser du i C1? Du bør se dit fulde navn komplet med et mellemrum mellem dit for- og efternavn, som det ville være normalt, når du indtaster dit fulde navn. & " " & delen af ​​formlen er det, der producerede dette rum. Hvis du ikke havde inkluderet " ", ville du have haft dit fornavn og efternavn uden et mellemrum mellem dem (gå videre og prøv det, hvis du vil se resultatet).

En anden lignende formel bruger CONCAT , men det vil vi lære om lidt senere. Indtil videre skal du huske på, hvad og-tegnet ( & ) kan gøre for dig, da dette lille tip er praktisk i mange situationer.

SUM() Funktion^{(SUM() Function)}

SUM ( )-funktionen er meget praktisk, og den gør lige hvad den beskriver. Det summerer de tal, du fortæller Excel at inkludere, og giver dig summen af ​​deres værdier. Du kan gøre dette på et par forskellige måder.

Vi startede med at indtaste nogle tal, så vi havde nogle data at arbejde med i brugen af ​​funktionen. Vi brugte simpelthen 1, 2, 3, 4, 5 og startede i A1 og skrev hver celle nedad mod A5.

For nu at bruge SUM ()-funktionen, start med at klikke i den ønskede celle, i dette tilfælde brugte vi A6, og skriv =SUM ( i formellinjen. I dette eksempel skal du stoppe, når du kommer til den første "(." Klik nu i A1 (den øverste celle) og træk din mus til A5 (eller den nederste celle, du vil inkludere) og vend derefter tilbage til formellinjen og skriv det afsluttende ")." Medtag ikke punkterne eller anførselstegn og kun parenteserne. 

Den anden måde at bruge denne funktion på er at indtaste oplysningerne manuelt i formellinjen. Dette er især nyttigt, hvis du har en del tal, og det er lidt svært at rulle for at få fat i dem. Start denne metode på samme måde, som du gjorde i eksemplet ovenfor, med "=SUM(."

Indtast derefter den øverste celles cellereference. I dette tilfælde ville det være A1. Inkluder et kolon ( : ), og skriv derefter den nederste celles cellereference. I dette tilfælde ville det være A5.

AVERAGE() Funktion^{(AVERAGE() Function)}

Hvad hvis du ville finde ud af, hvad gennemsnittet af en gruppe tal var? Det kan du nemt gøre med AVERAGE ()-funktionen. Du vil bemærke, i trinene nedenfor, at det grundlæggende er det samme som SUM ()-funktionen ovenfor, men med en anden funktion.  

Med det i tankerne starter vi med at vælge den celle, vi vil bruge til resultatet (i dette tilfælde A6) og begynder derefter at skrive med et lighedstegn ( = ) og ordet AVERAGE . Du vil bemærke, at når du begynder at skrive det, bliver du tilbudt forslag og kan klikke på GENNEMSNITT^(AVERAGE) i stedet for at skrive hele ordet, hvis du vil.

Sørg for, at du har en åbningsparentes i din formel, før vi tilføjer vores celleområde.  Ellers^(Otherwise) vil du modtage en fejl.

Nu hvor vi har "=AVERAGE(" indtastet i vores A6-celle (eller hvilken celle du nu bruger til resultatet), kan vi vælge det celleområde, som vi vil bruge. I dette tilfælde bruger vi A1 til A5.  

Husk, at du også kan indtaste det manuelt i stedet for at bruge musen til at vælge området. Hvis du har et stort datasæt, er det sandsynligvis lettere at skrive i området end den rulning, der kræves for at vælge det. Men det er selvfølgelig op til dig.

For at fuldføre processen skal du blot indtaste den afsluttende parentes ")", og du vil modtage gennemsnittet af de fem tal. Som du kan se, ligner denne proces meget SUM ()-processen og andre funktioner. Når du først har fået styr på én funktion, bliver de andre nemmere.

COUNTIF() Funktion^{(COUNTIF() Function)}

Lad os sige, at vi ville tælle, hvor mange gange et bestemt tal dukker op i et datasæt.  Lad^(First) os først forberede vores fil til denne funktion, så vi har noget at tælle. Fjern enhver formel, du måtte have i A6. Nu skal du enten kopiere A1 til A5 og indsætte startende i A6 eller blot skrive de samme tal i cellerne, der går nedad, begyndende med A6 og værdien af ​​1 og derefter A7 med 2 osv.

Lad os nu i A11 starte vores funktion/formel. I dette tilfælde skal vi skrive " =COUNTIF (." Derefter vil vi vælge cellerne A1 til A10 .

Vær sikker på at du indtaster eller vælger "COUNTIF" og ikke en af ​​de andre COUNT-lignende funktioner, ellers får vi ikke det samme resultat.

Før vi gør, som vi har gjort med vores andre funktioner, og indtaster den afsluttende parentes ")", skal vi besvare spørgsmålet om kriterier og skrive det, efter et komma "," og før parentesen ")."

Hvad defineres af "kriterierne?" Det er her, vi fortæller Excel, hvad vi vil have det til at tælle (i dette tilfælde). Vi skrev et komma og derefter et "5" og derefter den afsluttende parentes for at få optællingen af ​​antallet af femere (5), der vises på listen over tal. Dette resultat ville være to (2), da der er to forekomster.

CONCAT eller CONCANTENATE() Funktion^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

I lighed med vores eksempel, der kun bruger og-tegnet ( & ) i vores formel, kan du kombinere celler ved hjælp af CONCAT ()-funktionen. Gå videre og prøv det ved at bruge vores samme eksempel.  

Indtast dit fornavn i A1 og dit efternavn i B1. Indtast derefter CONCAT (A1, “ “ , B1) i C1.

Du vil se, at du får det samme resultat, som vi fik med og-tegnet (&). Mange bruger et-tegnet, fordi det er nemmere og mindre besværligt, men nu ser du, at du også har en anden mulighed.

Bemærk: Denne funktion kan være CONCANTENATE i din version af Excel .  Microsoft forkortede funktionsnavnet til kun CONCAT , og det plejer at være lettere at skrive (og huske) i de senere versioner af softwaren. Heldigvis, hvis du begynder at skrive CONCA i din formellinje (efter lighedstegnet), vil du se hvilken version din version af Excel bruger og kan vælge den ved at klikke på den med musen.

Husk^(Remember) , at når du begynder at skrive det, for at tillade din version af Excel at afsløre den korrekte funktion, skal du kun skrive "CONCA" (eller kortere) og ikke "CONCAN" (som starten for CONCANTENATE ), ellers kan du ikke se Excel ' s forslag, da det er her, de to funktioner begynder at adskille sig.

Bliv ikke overrasket, hvis du foretrækker at bruge flettemetoden med og-tegnet (&) i stedet for CONCAT (). Det er normalt.

If/Then Formulas

Lad os sige, at vi vil bruge en If/Then Formula til at identificere rabatbeløb (en slags anden rabat) i en ny kolonne i vores eksempel i Excel ^(Discount)-^(Excel) fil. I så fald starter vi først med at tilføje en kolonne, og vi tilføjer den efter kolonne F^{(Column F)} og før kolonne G^{(Column G)} (igen i vores downloadede eksempelfil).

Nu indtaster vi formlen. I dette tilfælde skriver vi det i F2, og det er "=HVIS(E2>25000, " RABAT 2^{(DISCOUNT 2)} "). Dette opfylder, hvad formlen leder efter med en test (E2 større end 25k) og derefter et resultat, hvis tallet i E2 består denne test (" RABAT 2^{(DISCOUNT 2)} "). 

Kopier nu F2 og indsæt cellerne, der følger efter det, i F-kolonnen.

Formlen justeres automatisk for hver celle (relativ cellehenvisning) med en reference til den relevante celle.  Husk^(Remember) , at hvis du ikke ønsker, at den automatisk skal justeres, kan du foran cellens alfa med et $-tegn samt tallet, ligesom A1 er $A$1. 

Du kan se, på billedet ovenfor, at "RABAT 2" vises i alle cellerne i F2-kolonnen. Dette er fordi formlen fortæller den at se på E2-cellen (repræsenteret ved $E$2) og ingen relative celler. Så når formlen kopieres til næste celle (dvs. F3), kigger den stadig på E2-cellen på grund af dollartegnene. Så alle cellerne giver det samme resultat, fordi de har den samme formel, der refererer til den samme celle.

Hvis du også ønsker, at en værdi skal vises i stedet for ordet "FALSK", skal du blot tilføje et komma og derefter det ord eller tal, du vil have vist (teksten skal stå i anførselstegn) i slutningen af ​​formlen, før afsluttende parentes.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Håndtering af dine Excel-projekter^{(Managing Your Excel Projects)}

Heldigvis kan du med den måde, Excel- dokumenter er designet på, gøre en hel del med dine Excel-projektmapper^{(Excel Workbooks)} . Muligheden for at have forskellige regneark (faner) i dit dokument giver dig mulighed for at have relateret indhold i én fil. Hvis du også føler, at du opretter noget, der kan have formler, der virker bedre (eller dårligere), kan du kopiere (højreklik) dine regnearks^(Worksheet) (faner) for at have forskellige versioner af dit regneark^(Worksheet) .  

Du kan omdøbe dine faner og bruge datokoder til at fortælle dig, hvilke versioner der er de nyeste (eller ældste). Dette er blot et eksempel på, hvordan du kan bruge disse faner til din fordel til at administrere dine Excel-projekter.

Her er et eksempel på omdøbning af dine faner i en af ​​de senere versioner af Excel . Du starter med at klikke på fanen, og du får et resultat, der ligner billedet her: 

Hvis du ikke modtager det svar, er det ok. Du har muligvis en tidligere version af Excel , men den er noget intuitiv på den måde, at den giver dig mulighed for at omdøbe fanerne. Du kan højreklikke på fanen og få en mulighed for også at "omdøbe" i de tidligere versioner af Excel , og nogle gange blot skrive direkte i fanen.

Excel giver dig så mange muligheder på din rejse for at lære at bruge Excel . Nu er det tid til at gå ud og bruge det! God^(Have) fornøjelse.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written іn 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financіal industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Sådan opretter du Gantt-diagrammer i Microsoft Excel

• Sådan forstår du hvad-hvis-analyse i Microsoft Excel

• De 40 bedste Microsoft Excel-tastaturgenveje

• Sådan ændres baggrunden i Microsoft Teams

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Hvordan man beregner varians i Excel

• Sådan indsætter du en signatur i et Microsoft Word-dokument

• Sådan åbner du flere forekomster af Excel

• Brug Excel til at finde ud af en effektiv rente ud fra en nominel rente

• Indsæt et Excel-regneark i et Word-dokument

• Sådan mestrer du Slide Master i Microsoft PowerPoint

• Sådan laver du et histogram i Excel

• Autotilpas kolonnebredder og rækkehøjder i Excel

• Sådan bruger du Sparklines i Excel

• Sådan opretter du etiketter i Word fra et Excel-regneark

• Sådan laver du en tjekliste i Excel

• Sådan filtreres data i Excel

• En guide til alle Excel-filudvidelser og hvad de betyder

• Microsoft Outlook reagerer ikke? 8 rettelser at prøve

• Sådan opretter og bruger du autotekst i Microsoft Word