At have en e-mailadresse er som at have et telefonnummer: Når det først er ude i verden, vil du ikke ændre det.

Bortset fra de anslåede 30 % af e-mail-adresser, der ændres hvert år – hvoraf de fleste er forretnings-e-mails – ville de fleste mennesker sandsynligvis ikke have lyst til at beskæftige sig med besværet med at overføre kontakter, omdirigere folk til den nye e-mailadresse eller jage alle websteder , abonnement og betalingsmodtager for at opdatere deres registrerede e-mailadresse.

Nogle gange har folk dog en god grund til at foretage et massivt skift fra et digitalt sted til et andet. Det kan være, at din e-mail-udbyder er forældet og ikke kan følge med de moderne eksempler; eller måske er din udbyder ved at lukke, og du skal finde et nyt hjem.

De fleste mennesker har ikke rigtig en god idé om, hvad der findes derude, og hvad der adskiller en e-mail-tjeneste fra en anden. Men faktum er, at Microsoft Outlook og Google Gmail er blevet de to mest eksemplariske platforme til at administrere, hvad der næsten er blevet et væsentligt aspekt af livet.

Hvad gør disse to e-mail-udbydere bedre, værre, forskellige eller ens i sammenligning med hinanden? Når det kommer til gratis personlige planer, er nuancerne mellem Outlook og Gmail sandsynligvis ubetydelige for de fleste brugere. Derfor vil vi her fokusere på at sammenligne hver tjenestes abonnementsbaserede forretningsplan, så du kan beslutte, hvilken der giver mest mening for dig eller din virksomhed og dine medarbejdere.

Se, føl og omkostning

Lad os få det her af vejen. Outlook og Gmail tilbyder meget forskellige grænseflader. For at sige det enkelt, bevarer Outlook en virksomhedsfølelse, mens Gmail tilbyder noget lidt mere kreativt og opstartsagtigt. Hvis Outlook er det moderne bud på virksomhedskommunikation, er Gmail postmoderne.

Outlooks grænseflade er spækket med muligheder og brugerdefinerbare funktioner, hvoraf mange du eller dine medarbejdere aldrig ender med at bruge. Selvom Gmail tilbyder sit eget sæt funktioner, er det overordnet set en meget enklere brugeroplevelse, der fokuserer på at levere det væsentlige, du skal bruge for at være effektiv.

Når det kommer til at købe disse e-mail-tjenester, køber du faktisk de suiter, de kommer med, Microsoft Office 365 og Google G Suite . En ting at huske på er, at Office 365 kræver en årlig forpligtelse, selvom du debiteres månedligt. G Suite er udelukkende et månedligt abonnement baseret på antal ansatte. Her er, hvordan disse priser ud pr. bruger pr. måned.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Igen, når du køber Outlook eller Gmail til virksomheder, køber du virkelig mere end blot en e-mail-tjeneste. Du køber en række værktøjer, hvoraf e-mail kun er én.

Når det kommer til, hvad der gør Office 365 og G Suite anderledes, er det virkelig en sammenligning mellem en etableret og dens disruptor. Vi vil dække mere af, hvad der gør disse to suiter ens og forskellige i en fremtidig artikel, men her er nogle af de kontrasterende aspekter, der skiller sig ud.

Microsoft Office 365

Vi har alle brugt Microsoft Word , Excel og PowerPoint . Dette er kerneprincipperne i Office , men Office 365 tilbyder endnu mere. I dag er disse tre programmer tilgængelige online, ikke kun som desktop-programmer, hvilket gør det arbejde, du udfører i dem, nemmere at gemme og dele. Derudover giver 365 dig:

• Outlook til e-mail
• OneDrive til fillagring i skyen
• OneNote , en digital notesbog
• SharePoint , et virksomhedsintranet
• Microsoft Teams til instant messaging og videokonferencer

Disse få apps tilbyder omfattende muligheder, der er kommet til at definere den måde, virksomheder opererer internt på digital skala. Det er et kæmpe træk, at Microsoft med succes har konsolideret så meget i disse værktøjer for at forenkle den oplevelse, det tilbyder virksomheder.

Google G Suite

Mens G Suite tilbyder sin egen række af applikationer, der er på niveau med Microsofts basisprodukter – plus mere. G Suites alternativer til Word , Excel og PowerPoint er Docs , Sheets og Slides . Men G Suite tilbyder endnu mere, som ville være nyttigt for enhver virksomhed:

• Kalender^(Calendar) for nem holdplanlægning
• Strømninger^(Currents) til virksomhedsdækkende diskussioner
• Hangouts Chat til onlinemeddelelser
• Hangouts Meet til videokonferencer
• Formularer^{(Forms )} til oprettelse af undersøgelser og formularer
• Websteder^{(Sites )} til oprettelse af websteder
• App Builder til oprettelse af business apps
• Bliv^{(Keep )} ved med at organisere ideer
• Jamboard , en digital tavle
• Drev^{(Drive )} til lagring og deling af filer
• Google Cloud Search for at søge på tværs af G Suite
• Admin, Vault og Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} til sikker administration af brugere, enheder og data

Det er klart, at der er meget at overveje her. Outlook konsoliderer meget i de få, men robuste applikationer, det tilbyder. Google tilbyder et tilsyneladende meget bredere udvalg af muligheder fordelt på flere applikationer, hvoraf nogle Office 365 slet ikke tilbyder.

Organisation

Når du er i erhvervslivet, er e-mails nonstop; og de er mere end bare køretøjer til samtale. E-mails er fartøjer af viden, som fagfolk bruger til at træffe forretningsbeslutninger, hvoraf nogle er missionskritiske. Hvis du ikke kan holde samtaler og information prioriteret og organiseret, bliver det svært at arbejde effektivt og effektivt med forretningens hastighed og undgå at gå på kompromis med kvalitetsresultater.

Outlook

Hvis du tænker på traditionelle, præ-digitale metoder til organisering, kommer mapper og filer sandsynligvis til at tænke på. Da digitalisering i bund og grund er processen med at tage håndgribelige aktiviteter og abstrahere dem til digitale processer, ville man naturligvis antage, at oprettelse af e-mail-mapper og -filer er den naturlige fremgangsmåde.

Sådan fungerer Outlook . Det bruger et traditionelt mappesystem og giver dig mulighed for at kategorisere e-mails i disse mapper ved hjælp af farvede faner, ligesom du ville gøre med en fil, der kan udvides. Du kan oprette lige så mange mapper og undermapper, som du vil. Outlook gør også sit bedste for at prioritere e-mails ved at filtrere dem fra, som du ville betragte som rod. Disse går til mappen Clutter for at holde dig ude af vejen, indtil du er klar til at se dem.

Gmail

I beskrivelsen kan det forekomme, at der kun er en lille nuance mellem, hvordan Gmail og Outlook organiserer e-mail; Men når man aktivt bruger Gmails^(Gmail) system, er organisationen og prioriteringsmetoden mærkbart anderledes.

I stedet for at abstrahere den traditionelle "mappe, fil"-metode, bruger Gmail etiketter. Du kan tagge beskeder med flere etiketter i stedet for at placere dem i en mappe.

Du kan tilpasse Gmail til at vise vigtige^(Important) e-mails , ulæste^(Unread) og stjernemarkerede^(Starred) e- mails først. Den kan også automatisk filtrere e-mails efter Primær^(Primary) , Social , Kampagner^(Promotions) , Opdateringer^(Updates) og Fora^(Forums) . Dette prioriterings- og organiseringssystem gør det virkelig nemt at identificere, hvilke e-mails der er vigtigst for dig og hurtigt komme til dem.

På trods af disse forskelle i Gmail , er det interessante, hvis du bruger Gmail via en anden e-mail-klient (såsom Outlook ), vil dens etiketter vises som mapper. På en måde gør dette Gmail mere alsidigt og i stand til at give en mere fleksibel brugeroplevelse.

Søg

Søgning går hånd i hånd med organisation, når det kommer til e-mail. Hvis du ikke hurtigt og effektivt kan finde den information, du har brug for, som potentielt er begravet i en e-mail fra måneder siden, vil du ende med at spilde værdifuld tid på at jage tingene i stedet for at handle.

Outlook

Outlooks søgefunktion er god nok ved, at du kan jage e-mails på tværs af alle dine mapper, inklusive tusindvis af e-mails i din Slettede^(Deleted) mappe, baseret på søgeord og e-mailadresse. Hvor Outlook nogle gange kan komme til kort, er nøjagtighed.

Søgning på et søgeord henter ikke altid den eller de korrekte e-mails, og der er altid en chance for , at Outlook kun henter nogle få udvalgte e-mails fra en kæde, men alligevel udelader den ene e-mail, du har brug for. Selvom det fungerer godt det meste af tiden, anvender det bestemt ikke det samme niveau af søgefunktionalitet som en e-mail-tjeneste fra Google .

Gmail

Gmails^(Gmail) søgefunktionalitet er gennemsyret af Googles søgekraft, hvilket også er grunden til, at Gmail blev skabt i første omgang: for at levere en e-mail-tjeneste, der fungerer som Googles søgemaskine. Ikke alene kan du søge på simple termer og stole på, at Gmail vil vise de korrekte resultater, du kan også bruge avancerede søgeoperatorer som "fra:," "til:," "genvej:," og flere flere, der kan hjælpe dig med at finde specifikt hvad du har brug for.

E-mail tilbagekaldelse

Selvom der er flere nøglefunktioner, både Gmail og Outlook giver i varierende grad af detaljeret funktionalitet, er en hovedfunktion, der hver især gør helt anderledes, e-mail-tilbagekaldelse. Forskellen i drift er værd at fremhæve, fordi de fleste mennesker på et tidspunkt oplever den nervepirrende situation at sende den forkerte e-mail til den forkerte person eller sende noget, de slet ikke burde have.

Outlook

Outlook er fantastisk til at huske og^{(and )} erstatte e-mail. Så længe den e-mail-adresse, du sendte en e-mail til, er hostet på Microsoft Exchange - den^{(Microsoft Exchange–the)} faktiske e-mail-tjeneste Outlook kører på - har du mulighed for at slette og erstatte enhver ulæst besked.

Selvfølgelig, hvis e-mailen allerede er blevet åbnet, kan du ikke genkalde eller erstatte den, men at have denne mulighed med ulæste beskeder kan spare dig for forlegenhed i tilfælde af at sende noget, du ikke burde have, eller hjælpe dig med at sende en bedre e-mail med mere afklaring i stedet for at sende opfølgende e-mails, der uddyber den forrige afsendelse.

Gmail

Gmail kommer lidt til kort her sammenlignet med Outlook . Faktisk tilbyder Gmail ikke engang legitim tilbagekaldelse af e-mail. I stedet har du et par sekunder efter at have sendt en e-mail til at annullere afsendelsen. Du kan tænde eller slukke for den og justere annulleringstiden, så den varer op til 30 sekunder. Hvis du ikke er hurtig nok, er den baby væk for altid.

Hvem er kongen af ​​e-mail?

Når det kommer til at vælge, hvilken e-mail-tjeneste der er bedst for din virksomhed, tilbyder både Outlook og Gmail det, du har brug for, nogle gange bedre end det andet. E-mail er kun begyndelsen.

Det er de større systemer, der hver især tilhører – Office 365 og G Suite – der^{(G Suite–that)} virkelig gør en forskel i, hvordan din virksomhed fungerer. Vi vil dække forskellene mellem disse to værktøjssæt i en kommende artikel, så du virkelig kan beslutte, hvad der er bedst for din virksomhed.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an emаil address is like having a phone number: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 bedste lette browsere til Windows og Mac

• Hvad er Discord Nitro, og er det det værd?

• 6 bedste Reddit-alternativer, du kan bruge gratis

• De 6 bedste online parafraseringsværktøjer til at omskrive tekst

• 21 bedste tidsstyringsværktøjer og apps, du skal prøve

• Google Tasks vs. Google Keep: Hvilken er bedre?

• 6 grunde til, at AllTrails Pro er det værd for ivrige vandrere

• Google Meet vs Zoom: Hvilken er bedre for dig?

• 7 bedste apps og websteder til at se videoer sammen

• 6 måder at animere stillbilleder online eller med apps

• De 9 bedste Discord Voice Changer-software (2021)

• Den bedste forældrekontrolsoftware til Windows 10

• 10 bedste Firefox-tilføjelser og -udvidelser

• 8 bedste soundboards til Discord

• 5 bedste Spotify-alternativer til musikstreaming

• Zapier vs IFTTT: Hvilken er bedre til cloudautomation?

• De bedste apps til at foretage videoopkald mellem Android og iPhone

• En Autohotkey-vejledning til at automatisere Windows-opgaver

• De 11 bedste IRC-klienter til Windows, Mac og Linux i 2022

• 4 bedste apps til fjernvisning af et webcam på iOS og Android