Hvis du bruger Excel meget, er du sandsynligvis stødt på en situation, hvor du har et navn i en enkelt celle, og du skal adskille navnet i forskellige celler. Dette er et meget almindeligt problem i Excel , og du kan sikkert lave en Google -søgning og downloade 100 forskellige makroer skrevet af forskellige mennesker for at gøre det for dig.

Men i dette indlæg vil jeg vise dig, hvordan du opsætter en formel, så du kan gøre det selv og faktisk forstår, hvad der foregår. Bruger du Excel meget, er det nok en god idé at lære nogle af de mere avancerede funktioner, så du kan gøre mere interessante ting med dine data.

Hvis du ikke kan lide formler og ønsker en hurtigere løsning, skal du rulle ned til afsnittet Tekst til kolonner^{(Text to Columns)} , som lærer dig, hvordan du bruger en Excel -funktion til at gøre det samme. Derudover er tekst til kolonner-funktionen også bedre at bruge, hvis du har mere end to elementer i en celle, du skal adskille. For eksempel, hvis en kolonne har 6 felter kombineret, så bliver det virkelig rodet og kompliceret at bruge formlerne nedenfor.

Adskil navne i Excel

For at komme i gang, lad os se, hvordan navne normalt gemmes i et Excel - regneark. De mest almindelige to måder, jeg har set, er fornavn ^(firstname) efternavn^(lastname) med blot et mellemrum og efternavn^(lastname) , fornavn^(firstname) med et komma, der adskiller de to. Når jeg har set et melleminitial, er det normalt fornavn ^(firstname) mellem fornavn ^(midinitial) efternavn^(lastname) som nedenfor :

Ved at bruge nogle simple formler og kombinere et par af dem sammen, kan du nemt adskille fornavn, efternavn og melleminitial i separate celler i Excel . Lad os starte med at udtrække den første del af navnet. I mit tilfælde vil vi bruge to funktioner: venstre og søg. Logisk set er her, hvad vi skal gøre:

Søg^(Search) efter et mellemrum eller komma i teksten i cellen, find positionen og tag derefter alle bogstaverne ud til venstre for den position.

Her er en simpel formel, der får jobbet udført korrekt: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , hvor NN er den celle, der har navnet gemt i sig. -1 er der for at fjerne det ekstra mellemrum eller komma for enden af ​​strengen.

Som du kan se, starter vi med den venstre funktion, som tager to argumenter: strengen og antallet af tegn, du vil have fat i fra begyndelsen af ​​strengen. I det første tilfælde søger vi efter et mellemrum ved at bruge dobbelte anførselstegn og sætte et mellemrum imellem. I det andet tilfælde leder vi efter et komma i stedet for et mellemrum. Så hvad er resultatet for de 3 scenarier, jeg har nævnt?

Vi fik fornavnet fra række 3, efternavnet fra række 5 og fornavnet fra række 7. Fantastisk! Så alt efter hvordan dine data opbevares, har du nu udtrukket enten fornavnet eller efternavnet. Nu til næste del. Her er hvad vi skal gøre logisk nu:

– Søg^(Search) efter et mellemrum eller komma i teksten i cellen, find positionen og træk derefter positionen fra strengens samlede længde. Sådan ser formlen ud:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Så nu bruger vi den rigtige funktion. Dette kræver også to argumenter: strengen og antallet af tegn, du vil have fat i fra slutningen af ​​strengen til venstre. Så vi vil have længden af ​​strengen minus placeringen af ​​mellemrummet eller kommaet. Det vil give os alt til højre for det første mellemrum eller komma.

Godt^(Great) , nu har vi den anden del af navnet! I de første to tilfælde er du stort set færdig, men hvis der er en mellem initial i navnet, kan du se, at resultatet stadig indeholder efternavnet med den midterste initial. Så hvordan får vi lige efternavnet og slipper for det midterste initial? Let! Bare^(Just) kør den samme formel igen, som vi brugte til at få den anden sektion af navnet.

Så vi gør bare en anden ret og denne gang anvender formlen på den kombinerede mellemstart- og efternavnscelle. Den finder mellemrummet efter den midterste initial og tager derefter længden minus placeringen af ​​mellemrummets antal tegn fra enden af ​​strengen.

Så der har du det! Du har nu opdelt fornavn og efternavn i separate kolonner ved hjælp af nogle få simple formler i Excel ! Det er klart, at ikke alle vil få deres tekst formateret på denne måde, men du kan nemt redigere den, så den passer til dine behov.

Tekst til kolonner

Der er også en anden nem måde, hvorpå du kan adskille kombineret tekst i separate kolonner i Excel . Det er en featured kaldet Tekst til kolonner^{( Text to Columns)} , og det fungerer meget godt. Det er også meget mere effektivt, hvis du har en kolonne, der har mere end to stykker data.

For eksempel, nedenfor har jeg nogle data, hvor den ene række har 4 stykker data, og den anden række har 5 stykker data. Jeg vil gerne dele det op i henholdsvis 4 kolonner og 5 kolonner. Som du kan se, ville det være upraktisk at prøve at bruge formlerne ovenfor.

I Excel skal du først vælge den kolonne, du vil adskille. Gå derefter videre og klik på fanen Data og klik derefter på Tekst til kolonner^{( Text to Columns)} .

Dette åbner guiden Tekst til kolonner . ^(Columns)I trin 1 vælger du, om feltet er afgrænset eller fast bredde. I vores tilfælde vælger vi Delimited .

På næste skærmbillede vælger du afgrænsningen. Du kan vælge fra tabulator, semikolon, komma, mellemrum eller indtaste en brugerdefineret.

Til sidst vælger du dataformatet for kolonnen. Normalt vil General fungere fint for de fleste typer data. Hvis du har noget specifikt som datoer, så vælg det format.

Klik på Udfør^(Finish) , og se, hvordan dine data på magisk vis er opdelt i kolonner. Som du kan se, blev den ene række til fem kolonner og den anden til fire kolonner. Tekst til kolonner^(Columns) -funktionen er meget kraftfuld og kan gøre dit liv meget lettere.

Hvis du har problemer med at adskille navne, der ikke er i det format, jeg har ovenfor, så skriv en kommentar med dine data, så skal jeg prøve at hjælpe. God fornøjelse!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, you have probably run аcross а situation where you have a name in a single cеll and you neеd to separate thе name into different cells. This is a very common issue in Excel and you can probаbly do a Google searсh аnd download 100 differеnt macros written bу various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Sådan laver du et histogram i Excel

• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode sikkert

• Sådan opretter du et rutediagram i Word og Excel

• Sådan opretter du etiketter i Word fra et Excel-regneark

• Autotilpas kolonnebredder og rækkehøjder i Excel

• Brug oversigtsfunktioner til at opsummere data i Excel

• Link celler mellem ark og projektmapper i Excel

• Sådan åbner du flere forekomster af Excel

• Sådan skifter du mellem regneark i Excel

• Brug Excel-overvågningsvinduet til at overvåge vigtige celler i en projektmappe

• Formater celler ved hjælp af betinget formatering i Excel

• Sådan filtreres data i Excel

• Sådan tilføjer du kommentarer til en Excel-regnearkcelle

• En guide til alle Excel-filudvidelser og hvad de betyder

• Sådan optager du en makro i Excel

• Sådan tilføjes fejllinjer i Excel

• Sådan finder du matchende værdier i Excel

• Hvordan man beregner varians i Excel

• Brug Excel Mobiles nye "Indsæt data fra billede"-funktion