Når du vil alfabetisere i Excel , hvad enten det er for at sortere en kolonne eller en række, er processen som regel ligetil. Men når det kommer til alfabetisering af flere rækker eller kolonner, eller håndtering af bogstaver og tal, kan processen kræve et par ekstra trin.

I denne artikel lærer du alt, hvad du behøver at vide om, hvordan du alfabetiserer dine data i et Excel - regneark.

Alfabetiser i Excel med sortering

Den metode, du bruger til at alfabetisere i Excel , afhænger af, hvor mange kolonner eller rækker, der indeholder de data, du vil organisere.

At sortere en enkelt kolonne med data alfabetisk er det nemmeste. Hvis du har flere kolonner og vil sikre dig, at alle data stemmer overens med den alfabetiserede kolonne, er der et par ekstra trin.

Endelig er der særlige overvejelser at tage i mente, hvis du vil sortere flere kolonner, og om dataene har en overskriftsrække eller ej.

Generel

Den enkleste metode til alfabetisering i Excel er, hvis du har én kolonne med data. For eksempel hvis du har en kolonne med en liste over navne. 

1. Vælg kolonnen med data.

2. Vælg menuen Hjem^(Home) , og vælg rullemenuen Sorter og filtrer^{(Sort & Filter)} i redigeringsgruppen^(Editing) på båndet.

3. Vælg enten Sorter A til Z^{(Sort A to Z)} eller Sorter Z til A^{(Sort Z to A)} afhængigt af hvordan du vil organisere dataene^{(organize the data)} .

Nu, når du ser tilbage på den kolonne, du fremhævede, vil du se, at dataene der er blevet sorteret alfabetisk ved hjælp af den metode, du valgte.

Hvad hvis dine data har tal? Lad os f.eks. sige, at du har en anden kolonne med alderen på hver person.

Du vil sortere den kolonne, så du følger samme procedure som ovenfor og vælger kolonnen med data.

Denne gang, når du vælger Sorter^(Sort) og filtrer^(Filter) på båndet, vil du se, at valgene for sortering er ændret.

Disse muligheder vil enten sortere tallene fra det mindste tal til det største, eller omvendt.

Sortering med flere kolonner

Der er et problem med at sortere kolonner individuelt i en tabel , der indeholder flere kolonner^{(that contains multiple columns)} med data. 

Hvis du kun vælger én kolonne og sorterer den, forbliver de andre kolonner på plads. Det betyder, at dit regneark bliver blandet sammen, og at dataene ikke længere giver mening. Svaret på dette er at sortere alle kolonnerne på én gang.

Lad os gøre dette igen med regnearket for eksempel med navn og alder.

1. Denne gang, i stedet for at vælge en enkelt kolonne, skal du vælge hele tabellen.

2. I startmenuen^(Home) skal du vælge Sorter & Filtrer^{(Sort & Filter)} , og ligesom før, vælg din sorteringspræference.

Nu vil du se, at navnene ikke kun er sorteret alfabetisk i dit Excel -regneark, men de tilknyttede aldersgrupper fra den anden kolonne er sorteret sammen med dem. Disse aldre forblev med det rigtige navn.

Dette fungerer ikke kun med et regneark med to kolonner i Excel , men det fungerer uanset hvor stort dit regneark er, så længe du vælger alle data i arket før sortering.

Hvis du ville, kunne du også sortere flere kolonner i én^{(sort multiple columns into one)} og derefter sortere den enkelte kolonne i stedet for.

Brugerdefineret sortering

Du vil bemærke en anden mulighed i rullemenuen Sorter^(Sort) og filtrer , er den ^(Filter)brugerdefinerede sortering^{(Custom Sort)} .

For at se, hvordan dette fungerer, lad os tage et meget større regneark som eksempel. Regnearket i dette eksempel er en liste over SAT -resultater for gymnasier i staten New York . 

1. Vælg hele tabellen med data i regnearket, vælg startmenuen^(Home) , vælg Sorter og filtrer^{(Sort & Filter)} , og vælg Brugerdefineret sortering^{(Custom Sort)} .

2. Du vil se en ny pop-up, hvor du kan vælge, hvordan hver kolonne specifikt skal sorteres. Vælg den kolonne, du vil sortere efter, vælg, hvordan du vil sortere den, og vælg derefter, hvordan du vil sortere den (A til Z, Z til A eller Custom ).

Du vil bemærke, at der er nogle interessante Sorter på^{(Sort On)} -valg. Disse er:

• Celleværdier^{(Cell Values)} : Sorter alfabetisk, eller i tilfælde af tal, fra lav til høj eller høj til lav
• Cellefarve^{(Cell Color)} : Organiser data grupperet efter cellefarve
• Skriftfarve^{(Font Color)} : Organiser data grupperet efter skriftfarve
• Ikon for betinget formatering^{(Conditional Formatting Icon)} : Organiser data efter ikonet i cellen fra dens betingede formateringslogik

Dette vil sortere hele tabellen med data efter den første kolonne, du har valgt. Men du kan også lave en sekundær sortering (når den først valgte kolonne er sorteret).

Vælg blot Tilføj niveau^{(Add Level)} . Fra de nye felter, der vises, skal du vælge rullemenuerne Kolonne^(Column) , Sorter^(Sort) på og Rækkefølge^(Order) igen som ønsket.

Vælg OK , og du vil se, at hele din tabel nu er sorteret efter flere kolonner. 

Den sorteres først efter den første kolonne, du valgte, derefter den anden, den tredje og så videre.

Bemærk^(Note) : Du har måske bemærket, at kolonnesorteringsmulighederne i rullemenuen ovenfor indeholdt overskrifters navne i stedet for bogstaver. Dette skyldes, at afkrydsningsfeltet ud for Mine data har overskrifter^{(My data has headers)} i sorteringsvinduet er markeret. Hvis dit regneark har overskrifter, skal du sørge for at vælge dette.

Alfabetiser i Excel med filter

Mens du brugte rullemenuen Sorter^(Sort) og filtrer i ^(Filter)startmenuen^(Home) , har du måske bemærket, at der også er en filterindstilling^(Filter) .

Hvis du vælger dette, vil du bemærke, at der vises dropdown-pile øverst i hver kolonne. Når du vælger en af ​​pilene øverst i en af ​​disse kolonner, vil du se en lang liste over muligheder.

Sådan fungerer hver af disse muligheder:

• Sorter A til Z^{(Sort A to Z)} eller Sorter Z til A^{(Sort Z to A)} : Sorter arket ved hjælp af denne kolonne alfabetisk i begge retninger.
• Sorter efter farve^{(Sort by Color)} : Dette vil vise det samme flersøjle-sorteringsvindue som i sidste afsnit ovenfor.

De andre filtreringsmuligheder i bunden hjælper dig ikke med at alfabetisere i Excel , men der er masser af muligheder for at filtrere data fra, som du er ligeglad med. Når du vælger Tekstfiltre^{(Text Filters)} , kan du vælge kun at vise data i arket, der:

• Er lig^(Equals) med en bestemt værdi
• Er ikke lig^{(Does Not Equal)} med en bestemt værdi
• Begynder med^{(Begins With)} et ord eller tal
• Slutter med^{(Ends With)} et ord eller tal
• Indeholder^(Contains) et ord eller tal
• Indeholder ikke^{(Does Not Contain)} et ord eller tal
• Brugerdefineret filter^{(Custom Filter)} lader dig kombinere et af filtrene ovenfor for at bruge flere filtre

Som du kan se, er der mange måder at alfabetisere (eller bestille numre) på i Excel . Den mulighed, du vælger, afhænger virkelig af, hvor meget data du vil sortere, hvor stor den tabel er, du vil sortere, og om du kun vil sortere efter én kolonne eller række eller flere.

Lær mere om forskellige tips og tricks til Excel^{(tips and tricks for Excel)} , og del alle andre teknikker, du kender til, til at sortere dine rækker og kolonner i Excel .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a colυmn or а row, the process is uѕually straightforward. However, when it comeѕ to alphabetizing multiple rows or columns, оr dealing with letters and numbers, the process may rеquire a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• Sådan slettes tomme linjer i Excel

• Sådan bruger du Excels Tal Cells-funktion

• Sådan indsætter du et Excel-regneark i et Word-dokument

• Sådan bruges Excels What-If-analyse

• Sådan rettes en række i Excel

• Sådan bruges PMT-funktionen i Excel

• Brug af Excels What-If Analysis Goal Seek Tool

• Sådan indsætter du CSV eller TSV i et Excel-regneark

• Hvad er et VBA-array i Excel, og hvordan programmeres et

• 2 måder at bruge Excels transponeringsfunktion

• 5 måder at konvertere tekst til tal i Excel

• Sådan opretter du en simpel pivottabel i Excel

• Sådan deler du en Excel-fil for nemt at samarbejde

• Hvornår skal man bruge Index-Match i stedet for VLOOKUP i Excel

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Hvad er forskellene?

• Sådan bruger du absolutte referencer i Excel

• Sådan søger du i Excel

• Sådan opretter du en VBA-makro eller et script i Excel

• En avanceret VBA-vejledning til MS Excel

• Sådan bruges Flash Udfyld Excel