Brevfletning^(Mail) er en Microsoft Word -funktion, der hjælper dig med at strømline oprettelse af personlige breve, etiketter, konvolutter, e-mails og en mappe. Da brevfletning ikke er blandt de mest brugte MS Word- funktioner, ved nogle brugere muligvis ikke, hvordan man laver brevfletning i Word for at oprette breve, etiketter og konvolutter. 

Hvis du forsøger at spare tid brugt på manuelt at tilpasse hvert brev, etiket eller andre dokumenter, kan brevfletning være praktisk. Selvom du aldrig har prøvet at oprette et brevfletningsbrev, er processen ret ligetil, og vi leder dig gennem hvert trin nedenfor.

Sådan opretter du brevfletningsbreve

Microsoft Word har en guide, der leder dig gennem oprettelse af brevfletningsbreve^{(creating mail merge letters)} . Guiden vil bede om det brev, du gerne vil bruge, og modtagerne af brevet undervejs, så sørg for, at du har en liste over modtagere klar til at indsætte. Hvis du ikke gør det, no biggie, kan du altid tilføje en liste over modtagere manuelt.

1. Åbn et Word -dokument og skriv din besked. Udelad de personlige elementer (f.eks. titel, navn, by osv.). Indtil videre kan du bare efterlade et tomt rum til, hvor du vil indsætte disse elementer, som sådan:

1. Når din skabelon er klar, skal du vælge Forsendelser^(Mailings) > Start brevfletning^{(Start Mail Merge )} > Trin-for-trin Mail Merge Wizard^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} fra det øverste bånd.

1. En ny rude vises langs højre kant af dit MS Word- vindue. Dette er guiden, der vil lede dig gennem processen. Som et første skridt skal du vælge den type dokument, du arbejder på. Vælg Bogstaver^(Letters) , og vælg Næste: Startdokument^{(Next: Starting document)} .

1. Du skal vælge det dokument, du vil bruge til brevfletning i det næste.
   Hvis du allerede har indtastet noget indhold til dit brev, skal du vælge Brug det aktuelle dokument^{(Use the current document)} .
   Hvis du vil bruge en skabelon, der er klar til brug, skal du vælge Start fra en skabelon. ^{(Start from a template. )}Når du har valgt et startdokument, skal du klikke på Vælg modtagere^{(Select recipients)} . 

1. Det næste trin er at vælge modtagere. Forudsat at du har et Excel -ark udfyldt med modtagerdataene, kan du importere dataene ved at vælge indstillingen Brug en eksisterende fil^{(Use an existing file)} og vælge Gennemse^(Browse) fra det efterfølgende afsnit. 

Naviger til arket, der indeholder listen over modtagere ved hjælp af stifinderen, vælg arket, og vælg Åbn^(Open) . 

Når du vælger arket, vil du se vinduet Vælg tabel . ^{(Select Table)}Vælg den eller de relevante tabeller. Sørg for at markere afkrydsningsfeltet ud for teksten. Første række af data indeholder kolonneoverskrifter^{(First row of data contains column headers)} , hvis det er sandt for dine data, og vælg OK .

Dernæst vil du se listen over modtagere, som Word vil bruge i din fletning. Hvis alt ser godt ud, skal du vælge OK . 

Når du har tilføjet Excel -arket, skal du vælge Næste: Skriv dit brev^{(Next: Write your letter)} .

1. Du er nu klar til at tilføje pladsholdere i dit brev. Bring markøren til det sted, hvor du vil tilføje pladsholderen, og vælg Flere elementer^{(More items )} fra brevfletningsruden.

Dialogboksen Indsæt fletfelt^{(Insert Merge Field)} åbnes, hvorfra du kan vælge den relevante pladsholder og vælge Indsæt^(Insert) for at tilføje den til dit bogstav.

1. Når du har indsat alle flettefelter, skal du vælge Næste: Se forhåndsvisning af dine bogstaver^{(Next: Preview your letters)} .

Dette vil vise dig en forhåndsvisning af alle breve genereret med brevfletning. Du kan bruge pileknapperne i brevfletningsruden til at skifte forhåndsvisning af breve.

1. Vælg Næste: Fuldfør fletningen^{(Next: Complete the merge)} . I det efterfølgende trin skal du vælge enten Udskriv^(Print) (hvis du vil udskrive alle bogstaver) eller Rediger individuelle bogstaver^{(Edit individual letters )} > Alle^{(All )} (hvis du vil flette bogstaverne til et enkelt dokument).

Sådan opretter du brevfletningsetiketter

Det er altid en god idé at samle din mailingliste overskueligt i et Excel -ark, så du ikke bliver svimmel, når du har brug for nogens mailingoplysninger. Men hvis du vil udskrive etiketterne, vil din Excel -arkkompilering ikke klippe det. I stedet skal du oprette brevfletningsetiketter^{(create mail merge labels)} på MS Word.

1. Hvis du allerede har et Excel -ark med adresseoplysninger, kan du springe over til næste trin. Hvis ikke, så organiser din postliste på et Excel -ark. Tilføj nogle overskrifter ( Fornavn^{(First Name)} , Efternavn, Adresse^(Address) osv.), og få din liste sorteret.
2. Skift over til MS Word . Brug guiden til at oprette etiketter. Åbn et tomt dokument, og vælg Forsendelser^(Mailings) > Vælg brevfletning^{(Select Mail Merge )} > Trin-for-trin Mail Merge Wizard^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Vælg Etiketter^(Labels) og derefter Næste: Startdokument^{(Next: Starting document)} . 

1. På det næste skærmbillede skal du vælge Skift dokumentlayout^{(Change document layout)} . Vælg derefter Etiketindstillinger for^{(Label options)} at indstille dit produktnummer og etiketmærke.

Når du har valgt OK , vil du se etiketterne skitseret på dit dokument. Hvis du ikke gør det, skal du gå til Tabeldesign^{(Table Design )} > Kanter^{(Borders )} og vælge Vis gitterlinjer.^{(View Gridlines.)}

1. Gå tilbage til fanen Forsendelser^(Mailings) i MS Word, og vælg Vælg modtagere^{(Select Recipients)} > Brug en eksisterende liste. ^{(Use an Existing List. )}

Naviger til Excel -filen, der indeholder postlisten. Vælg filen, og vælg Åbn^(Open) .

1. Du vil se vinduet Vælg tabel . ^{(Select Table )}Hvis du har flere ark i din projektmappe, kan du se mere end ét element her. Vælg den, der indeholder din postliste. Marker afkrydsningsfeltet ud for teksten Første række af data indeholder kolonneoverskrifter,^{(First row of data contains column headers,)} og vælg OK . 

1. MS Word importerer postlisten. Vælg Adresseblok^{(Address Block)} . Se forhåndsvisningen til højre. 

Hvis det ikke ser ud, som du vil have det, skal du vælge Match felter. ^{(Match Fields. )}Sørg^(Make) for, at alle detaljer svarer til en passende overskrift fra dit regneark, og vælg OK .

Se forhåndsvisningen igen. Hvis det ser godt ud, skal du vælge OK .

1. Du vil nu se <<AddressBlock>> i etiketten. Gå til Forsendelser^(Mailings) > Opdater etiketter^{(Update Labels)} for at tilføje <<AddressBlock>> til alle etiketter.

1. Etiketterne er nu klar til at blive flettet. Gå til Forsendelser^(Mailings) > Afslut og flet^{(Finish & Merge )} > Rediger individuelle dokumenter^{(Edit Individual Documents)} . 

Du vil se et lille vindue, der popper op. Vælg Alle^(All) og derefter OK .

1. Du vil nu se alle dine etiketter slået sammen.

Sådan opretter du brevfletningskonvolutter

Oprettelse af brevfletningskonvolutter er for det meste det samme som for etiketter, men med nogle få justeringer. 

Igen skal du klikke på Forsendelser^(Mailings) > Start brevfletning^{(Start Mail Merge)} > Trin-for-trin Mail Merge Wizard^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , men denne gang skal du vælge Konvolutter^(Envelopes) og derefter vælge Næste: Startdokument^{(Next: Starting document)} fra bunden.

1. Du bliver bedt om at vælge et startdokument. Vælg Konvolutindstillinger for^{(Envelope options)} at vælge konvolutstørrelse og placering af leverings-/returadressen (se næste trin), og vælg Næste: Vælg modtagere^{(Next: Select recipients)} .

1. Når du vælger Konvolutindstillinger^{(Envelope options)} , vil du se et lille vindue, der popper op. Vælg din foretrukne konvolutstørrelse og vælg skrifttype og placering for levering og returadresse.

1. Det næste trin i guiden er at vælge modtagere. Vælg Brug en eksisterende liste^{(Use an existing list)} (forudsat at du allerede har et Excel -ark, der indeholder modtagerdataene), og vælg Gennemse^(Browse) for at søge efter filen . Vælg den relevante fil og klik på Næste: Arranger din konvolut^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. På din næste skærm skal du vælge Adresseblok^{(Address block)} , se på forhåndsvisningen for at sikre dig, at den ser ud, som du vil have den til, og vælg OK .

Du vil nu se <<AddressBlock>> vises på konvolutten. 

1. Vælg Næste: Se forhåndsvisning af dine konvolutter^{(Next: Preview your envelopes)} . Du vil se det samme eksempel, som du så i det forrige trin, men på dit dokument. Du kan bruge pileknapperne i guideruden til at skifte mellem konvolutter.

Dine konvolutter er nu klar til at blive flettet sammen. Vælg Næste: Fuldfør fletningen^{(Next: Complete the merge)} .

1. På det følgende skærmbillede vil du se en mulighed for at redigere individuelle konvolutter^{(Edit individual envelopes)} . Vælg det, vælg Alle^(All) for at flette alle poster, og vælg OK .

Du vil nu se alle konvolutter slået sammen til et enkelt dokument.

Masseudskrivning og e-mails gjort nemt

Brug af brevfletning kan spare dig for en masse tid, du ellers ville bruge på at tilpasse dine breve, etiketter eller konvolutter. Det er dog ikke alt, du kan gøre med MS Word . Du kan også oprette lykønskningskort^{(greeting cards)} , hæfter^(booklets) og kartotekskort^{(index cards)} .

Brevfletning^(Mail) har eksisteret i et stykke tid, men hvis du ønsker at gøre dine processer effektive, introducerede Microsoft Office 2019 nogle smarte funktioner,^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} du måske vil se på.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamline crеating personalized letters, labels, еnvelopes, еmails, and a directory. Since mail merge is nоt among the most commonly υsed MS Word featυres, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and еnvelopeѕ. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Sådan opretter du etiketter i Word fra et Excel-regneark

• Sådan opretter og bruger du autotekst i Microsoft Word

• Sådan opretter du udfyldelige formularer i Word

• Sådan opretter og bruger du formler i tabeller i Word

• Sådan opretter du en brevfletning i Microsoft Word

• Brug Format Painter i Word til at kopiere og indsætte formatering

• Tilføj en forside til et Word-dokument

• Drej Caps Lock-tekst tilbage til normal i MS Word

• Sådan udskriver du på en konvolut i Microsoft Word

• 15 PowerPoint tips og tricks til at forbedre dine præsentationer

• Sådan opsætter og bruger du MLA-format i Microsoft Word

• Sådan bruger du brevfletning til bogstaver i Word

• De 30+ bedste Microsoft Word-tastaturgenveje

• Sådan spores ændringer i Word (online, mobil og desktop)

• Sådan laver du et histogram i Excel

• De 7 bedste Microsoft Word-tilføjelser

• Sådan laver du et enkeltsidelandskab i Word

• Sådan bruges Sammenlign og kombiner dokumenter i Word

• Sådan indsætter du en signatur i et Microsoft Word-dokument

• Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook