Når en virksomhed, organisation eller enkeltperson ønsker at oprette et konsistent dokument såsom formularer, breve eller postetiketter, der er identiske bortset fra specifikke oplysninger, for eksempel navn, adresse eller telefonnummer på modtageren^(Recipient) . For at gøre dette skal du udføre brevfletningsprocessen^{(Mail Merge)} , som giver dig mulighed for at oprette et enkelt tilpasset dokument.

Sådan bruger du brevfletning i Word

Brevfletningsværktøjerne^{(Mail Merge)} på Mailing-fanen i Microsoft Word^{(Microsoft Word)} giver dig mulighed for at udføre Brevfletning^{(Mail Merging)} . Disse værktøjer er

• Start brevfletning^{(Start Mail Merge)} : Start brevfletning^{(Start Mail Merge)} opret ét dokument og send det til flere personer. Du kan indsætte felter som Navn og Adresse^(Address) . Word vil lave en kopi for hver modtager^(Recipient) og erstatte disse felter med personens oplysninger.
• Vælg modtager^{(Select Recipient)} : Vælg modtager^(Recipient) giver dig mulighed for at vælge listen over personer, du gerne vil sende dit dokument.
• Rediger modtagerliste^{(Edit Recipient List)} : Dette ændrer din modtagerliste eller vælger bestemte personer til at modtage forsendelsen. I dette værktøj kan du sortere, filtrere, finde og fjerne dubletter og validere listens adresser.

Sådan opsætter du en manuel brevfletning^{(Mail Merge)} for breve

• For at konfigurere en manuel brevfletning^{(Mail Merge)} for et brev skal du først oprette et tomt dokument, gå til fanen Forsendelse^{(Mailing tab)} .
• Vælg Start brevfletning^{(Start Mail Merge)} , og vælg derefter Breve^(Letters) .
• Klik på Vælg modtagere^{(Select Recipients)} .
• En rullemenu vises; du kan vælge at vælge Indtast en ny liste^{(Type a New List)} , Brug en eksisterende liste^{(Use an Existing List)} , vælg fra Outlook-kontakter^{(choose from Outlook Contacts)} .

Vi kommer til at bruge Skriv en ny liste^{(Type a New List)} .

En dialogboks med navnet Ny ^{( New)} adresseliste^{(Address List)} vil poppe op. I dialogboksen kan du indtaste tekst i rækkerne og kolonnerne. Til venstre for dialogboksen Ny adresseliste^{(New Address List)} giver nogle kommandoer dig mulighed for at ændre din liste; disse kaldes Ny post^{(New Entry)} , Slet post, Find og Tilpas kolonner^{(Customize Columns)} .

For at tilføje en ny række skal du klikke på Ny post^{(New Entry)} . For at slette en række skal du vælge Slet post^{(Delete Entry)} . For at tilføje, slette, omdøbe, flytte op og ned kolonner^(Columns) , Vælg ^(Select) Tilpas kolonner^{(Customize Columns)} . Indtast data^{(Enter Data)} på din liste, vælg OK og Gem^(Save) din fil. Hvis du vil gå tilbage og redigere din liste, skal du klikke på Rediger modtagerliste^{(Edit Recipient List)} , rediger nu.

Nu kan du skrive eller kopiere et brev til dokumentet.

Placer markøren, hvor du vil indsætte felter, og vælg Indsæt og flet felter^{(Insert and Merge Fields)} ; vælg de felter, du ønsker. Du kan se en forhåndsvisning af dine felter ved at klikke på ABC Preview Results .

For at vende tilbage til dokumenterne, der viser felterne, skal du klikke på ABC Preview Results igen.

Vælg nu Udfør og flet^{(Finish and Merge)} . Du kan vælge at redigere individuelle dokumenter^{(Edit Individual Documents)} , udskrive dokument^{(Print Document)} og sende e-mail-beskeder^{(Send Email Messages)} . Vælg dit valg; så vil du se resultatet.

Brug af brevfletningsguiden^{(Mail Merge Wizard)} til brevet^(Letter)

Denne gang vil vi oprette brevfletningen ved at bruge guiden Trin-for-trin brevfletning^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , som er den nemmeste proces til at oprette en brevfletning^{(Mail Merge)} .

1. Gå til Start Mail Setup i bunden af ​​rullemenuen^{(Drop-Down Menu)} og vælg Trin-for-trin Mail Merge Wizard^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. En brevfletningsrude^{(Mail Merge Pane)} vises til højre. Vælg en dokumenttype^{(Document Type)} ; vi vælger bogstav^(Letter) . Klik nu på Næste^(Next) .
3. Vi skal bruge det aktuelle dokument^{(Current Document)} .
4. Vælg modtagere^(Recipients) : Du kan vælge at skrive en ny liste, vælge blandt Outlook-kontakter og skrive en ny liste. Vi går til en eksisterende liste.
5. Gennemse^(Browse) for at vælge filen. Klik^(Click) derefter på Næste^(Next) og derefter på OK^(OK) . Mail Merge-modtagere^{(Mail Merge recipients)} vil dukke op
6. Du kan vælge at aktivere eller deaktivere modtagerne^(Recipients) ved at markere og fjerne markeringen i feltet^(Box) ; vi klikker på OK og derefter på Næste^(Next) .
7. Skriv dit brev^{(Write Your Letter)} . Dette udstillingsvindue Tilføj modtageroplysninger^{(Add Recipient)} til dit brev. Placer markøren, hvor vi vil have oplysningerne til at gå.
8. Vi vil bruge adresseblok^{(Address Block)} ; dialogboksen ^{(Dialog Box)}Indsæt adresse^{(Insert Address)} vises . Du kan vælge det format, du vil have det i.
9. Der er en navigationsknap^{(Navigation Button)} til højre for vinduet Indsæt adresseblok^{(Insert Address Block)} , som giver dig mulighed for at bevæge dig gennem adresseblokken.
10. Vælg adressen, og klik derefter på OK . I brevfletningsruden^{(Mail Merge Pane)} kan du også indsætte en hilsen ved at klikke på velkomstlinjen,^{(Greeting Line )} vælg dit valg, OK   og derefter Næste^(Next) .
11. Forhåndsvisning af dine breve^{(Preview Your Letters)} . Under forhåndsvisning af dit brevafsnit er der en navigationsknap, som (<< Recipient>>) giver dig mulighed for at navigere i din adresseblok og derefter Næste^(Next) .
12. Fuldstændig fletning – Du vil se to valgmuligheder enten Rediger Individuel^{(Edit Individual)} eller Udskriv^(Prin) . Vælg Rediger individ.^{(Edit Individual.)}

Nu har vi en brevfletning^{(Mail Merge)} .

Fortæl os i kommentarerne, hvis du har problemer, og vil vende tilbage til dig.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, оrganizаtіon, or individual wаnts to create a consistent document such as forms, letters, or mailing labels that are identіcal except for specific information, for instance, the name, аddress, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perfоrm the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Sådan bruger du brevfletning i Word til at oprette breve, etiketter og konvolutter

• Sådan opretter du en brevfletning i Microsoft Word

• Sådan bruger du Rewrite Suggestions i Word til webapplikation

• Excel, Word eller PowerPoint kunne ikke starte sidste gang

• Sådan opretter du et hæfte eller bog med Microsoft Word

• Ret fejl, bogmærke ikke defineret i Microsoft Word

• Sådan flettes Word-dokumenter

• Sådan indsætter du et vandmærke i Word-dokument

• Sådan konverteres tabel til tekst og tekst til tabel i Word

• Sådan laver du en sidelandskab i Word

• Sådan opretter du en rulleliste i Word

• Filen kan ikke åbnes, fordi der er problemer med indholdet

• Ret gul trekant med udråbstegn i Excel eller Word

• Sådan udtrækkes e-mail-adresser fra Word-dokument

• Sådan slår du afsnitsmærker fra i Microsoft Word

• Sådan tegner du i Microsoft Word ved hjælp af tegnefaneværktøjerne

• Sådan ændres standard filformat til lagring i Word, Excel, PowerPoint

• Sådan viser du stave- og grammatikværktøjet på værktøjslinjen Hurtig adgang i Word

• Fjern baggrunden for et billede med Microsoft Word

• Sådan laver du en flyer i Microsoft Word