Når du opretter Google Sheets, som andre skal udfylde, kan en rulleliste forenkle dataindtastningsprocessen.

Du kan trække elementerne til din rulleliste fra et andet celleområde, eller du kan indtaste dem direkte. Lær, hvordan du gør begge dele, samt hvordan du ændrer en eksisterende rulleliste.

Opret manuelle dropdown-lister^{(Create Manual Dropdown Lists)} i Google Sheets

Den hurtigste måde at oprette en rulleliste i Google Sheets på er ved at angive elementerne i indstillingerne for datavalidering.

At gøre dette:

1. Vælg den celle, hvor du vil oprette en rulleliste. Vælg Data i menuen, og vælg derefter Datavalidering^{(Data validation)} .

2. Vælg Liste over elementer^{(List of items)} ud for Kriterier . 

3. I feltet ud for dette valg skal du indtaste de elementer, du vil inkludere i rullelisten, adskilt af kommaer.

4. Vælg knappen Gem^(Save) , og du vil se, at den celle, du valgte, nu har en rulleliste.

Indstillinger for datavalidering

Der^(Data) er et par vigtige indstillinger i datavalideringsvinduet at bemærke.

Hvis du fravælger Vis rulleliste i celle^{(Show dropdown list in cell)} , vises rullemenuen ikke. Men når brugeren begynder at skrive, vises listepunkterne.

Hvis du vælger Vis advarsel^{(Show warning)} i afsnittet Ved ugyldige data^{(On invalid data)} , vises en rød advarselsindikator. Dette viser en meddelelse, der advarer brugeren om, at det indtastede element ikke matcher noget på listen.

Hvis du i stedet vælger Afvis input^{(Reject input)} , vil Google Sheets afvise posten og erstatte den med det første punkt på rullelisten i stedet.

Hvis du i sektionen Udseende^(Appearance) vælger Vis valideringshjælpetekst^{(Show validation help text)} og skriver tekst i feltet under den, vil denne tekst vises, når brugeren vælger rullemenuen.

Opret dropdown^{(Create Dropdown)} - lister fra et Google Sheets-udvalg^{(Google Sheets Range)}

En mere dynamisk måde^{(dynamic way)} at oprette rullelister i Google Sheets på er at bruge indholdet af en række celler^{(range of cells)} til at udfylde listen.

At gøre dette:

1. Først^(First) skal du oprette dine valideringslister i et hvilket som helst celleområde. Disse behøver ikke at være i samme regneark. Du kan også oprette og vælge disse lister i andre regnearksfaner.

2. Vælg derefter den celle, hvor du vil oprette en rulleliste. Vælg Data i menuen, og vælg derefter Datavalidering^{(Data validation)} .

3. Denne gang skal du vælge Liste fra et område^{(List from a range)} fra rullelisten Kriterier . ^(Criteria)Vælg derefter det lille ikon for valg af gitter for at åbne vinduet til valg af rækkevidde.

4. Vælg det område, du vil bruge som din liste, og du vil se områdeteksten blive vist i feltet Vælg et dataområde^{(Select a data range)} .

5. Vælg OK for at lukke valgvinduet og vende tilbage til valideringsvinduet. Konfigurer resten af ​​de dropdown-indstillinger, du ønsker, og vælg derefter knappen Gem^(Save) for at afslutte.

6. Nu vil du se rækkeviddedataene vises som rullelisten i den celle, du valgte.

7. Fortsæt den samme proces for alle andre kolonner, du vil tilføje som en dynamisk rulleliste.

Brug af intervaller som kilde til dine data er en fantastisk måde at holde dine regneark opdateret uden manuelt at skulle gennemgå og opdatere hver rulleliste, du har oprettet.

Interessante fakta om rullelister i Google Sheets^{(Google Sheets Dropdown)}

Google Sheets -rullelister, der er forbundet med intervaller, er de mest nyttige, fordi de dramatisk reducerer den samlede vedligeholdelse af dit regneark.

Opdater flere celler med en rækkeskift^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Dette gælder især, hvis du har mange celler, der tegner data fra et enkelt udvalg af elementer. Hvis du vil opdatere eller ændre disse listeelementer, skal du kun foretage ændringen i et enkelt område.

Selvom der er hundredvis af celler med disse listeelementer, opdateres intervallet én gang, alle disse rullemenuer opdateres øjeblikkeligt.

Kopiering af validerede celler for at spare tid^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Du kan også spare tid ved at kopiere validerede dropdown-celler^{(copying validated dropdown cells)} til andre celler. Dette sparer tid til at skulle gå igennem processen med at træde gennem valideringsskærmbillederne igen.

Kopiering af validerede celler er især nyttig til valglister som dage, måneder, klokkeslæt og andre standarddatasæt.

Fjern hurtigt cellevalidering^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Antag^(Suppose) , at du ikke vil have listeelementerne inkluderet i nogen celle. Du kan hurtigt fjerne dem ved at højreklikke på cellen, vælge Validering^(Validation) og derefter vælge Fjern validering^{(Remove validation)} i vinduet Datavalidering.

Du vil se dropdown-pilen forsvinde fra cellen, og alle dropdown-elementerne forsvinder. Cellen bliver blot endnu en normal regnearkscelle.

Brug af dobbelte dropdown-lister^{(Double Dropdown Lists)} i Google Sheets

En mere nyttig måde at bruge rullelisten i Google Sheets på er at ^{(Google Sheets)}videregive oplysninger mellem arkene^{(pass information between sheets)} . Du kan også bruge denne teknik til at videresende information mellem mennesker.

For eksempel, hvis du har et originalt ark, der indeholder en liste over opgaver, der er udført af et team, kan du basere et andet regneark på disse udførte opgaver.

Du ønsker måske eller måske ikke at oprette den første liste baseret på de samme dynamiske rullelister som beskrevet i sidste afsnit.

Uanset hvad, skal du vælge den celle på arket, du vil sende de udførte opgaver til, som en anden rulleliste, og åbne valideringsvinduet som beskrevet i sidste afsnit. Når du vælger dataområdet, skal du skifte til dette kildeopgaveregneark og vælge hele kolonnen med opgaver (inklusive tomme celler).

Nu, på destinationsregnearket, vil du se, at dataene fra opgavekolonnen er trukket ind. Det betyder, at dit andet team kan udføre deres egne projektopgaver baseret på udførte opgaver fra det første team.

Det første team kan fortsætte med at tilføje nyligt udførte opgaver til det originale kilderegneark.

Da du inkluderede de tomme celler i kildeområdet, vil disse nye unikke opgaver blive vist i det andet teams rulleliste. 

Husk, at kun unikke opgaver vises i den anden rulleliste. Det er ikke den bedste måde at videregive specifikke rækkeelementer fra kilden, men det er en fantastisk måde for et andet hold at se alle unikke elementer, der er tilføjet til et regneark af andre personer.

Hvordan vil du bruge ^(Will)rullelister fra^(Dropdown) Google Sheets ?

Som du kan se, tilbyder Google Sheets mange måder, hvorpå du kan trække oplysninger fra andre celler for at udfylde dropdown-lister. Eller, hvis dine behov for indtastning af data er ret enkle, kan du holde dig til manuelt at indtaste elementer på rullelisten adskilt af kommaer. 

Uanset hvad, bør du være i stand til at gøre dataindtastning for ethvert af dine regneark så let og enkelt som muligt.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fill out, а dropdown list can simplify the dаta-entry procеsѕ.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 praktiske Google Sheets-skabeloner til hverdagsbrug

• 10 nyttige formler i Google Sheets for at spare tid

• 9 skjulte funktioner i Google Maps, du bør tjekke ud

• Sådan filtreres i Google Sheets

• Hvad er Google-appen, og hvordan man bruger den

• Sådan bruger du SUMIF i Google Sheets

• Sådan sletter du YouTube-historik og søgeaktivitet

• Sådan laver du en Google-formular: En komplet vejledning

• Sådan bruger du Google familiekalender til at holde din familie til tiden

• Sådan konfigurerer du telefonsvarer på Google Voice

• Sådan sikkerhedskopieres Google Chrome-historik

• Sådan bruger du Google Tasks – Kom godt i gang-vejledning

• Sådan gør du krav på en virksomhed på Google

• Mangler widget til Google Søgelinje? Sådan gendannes det på Android

• Får du ikke Gmail-meddelelser? 10 måder at rette på

• Sådan ændres standard Google-kontoen

• Sådan sorteres eller filtreres efter farve i Google Sheets

• Sådan annullerer eller sætter du et YouTube Premium-abonnement på pause

• Sådan tilføjes figurer i Google Docs

• Sådan kommer du til Inbox Zero i Gmail