Det er altid en frygtelig tragedie, når nogen mister noget vigtigt, de arbejdede på, fordi de ikke har gemt deres dokument ordentligt. Dette sker oftere, end du skulle tro for Excel- og Word- brugere!

Heldigvis har Microsoft tilføjet en masse funktioner i de sidste par versioner, der hjælper med at reducere chancerne for at miste data på grund af nedbrud, strømafbrydelser, utilsigtede sletninger osv. Den ene funktion kaldes AutoRecover og den anden, mindre almindeligt kendte funktion, kaldes AutoBackup .

I denne artikel vil jeg tale om, hvordan du konfigurerer begge muligheder, så dine data er så sikre som muligt. Jeg vil også gerne nævne, at de seneste versioner af Office giver dig mulighed for at gemme dokumenter direkte på OneDrive , hvilket er en god mulighed at overveje, fordi du stadig vil kunne få adgang til dit arbejde, selvom din harddisk fejler.

Excel Autogendannelse

Autogendannelsesfunktionen er slået til som standard og gemmer grundlæggende dit dokument automatisk^{(Auto Recover)} på en midlertidig placering efter et bestemt tidsinterval. For at se AutoRecover - indstillingerne skal du klikke på Fil^(File) og derefter Indstillinger^(Options) .

Klik på Gem^(Save) i menuen til venstre, og du vil se muligheden for automatisk gendannelse^{(AutoRecover)} under Gem arbejdsbøger^{( Save Workbooks)} .

Som standard gemmes AutoRecover- oplysninger hvert 10. minut. ^{(AutoRecover)}Ud over intervallet skal Excel være inaktiv i 30 sekunder, før dataene gemmes. De automatisk gemte oplysninger gemmes også på den autogendannelsesfilplacering, der^{(AutoRecover file location)} er angivet her. Så hvordan virker det? Grundlæggende^(Basically) , lad os sige, at du har et regneark som det nedenfor, og du har det gemt.

Lad os nu sige, at jeg tilføjer følgende data til Excel - regnearket og venter omkring 10 minutter uden at gemme mit dokument. Da AutoRecover- intervallet er indstillet til 10 minutter, skal du vente mindst så længe på, at dataene bliver gemt.

I mit tilfælde simulerede jeg et Excel -nedbrud ved at åbne opgavehåndteringen og dræbe Excel- processen. Derefter genåbnede jeg Excel og så straks en mulighed kaldet Vis gendannede filer^{(Show Recovered Files)} .

Hvis du klikker på det, vil det vise en liste over Excel- filer, der kan gendannes. I mit tilfælde havde den den originale fil, som kun havde data i A1 og A2, og den havde også den AutoRecovered -fil, som indeholdt de data, som jeg ikke havde gemt på disken.

Hvis du klikker på et af punkterne på listen, åbnes en anden forekomst af Excel , der viser dataene i den pågældende fil. Alt i alt er dette en virkelig nyttig funktion til de tidspunkter, hvor du ikke har gemt alt dit arbejde, men Excel slutter uventet.

Den største ulempe ved denne funktion er, at AutoRecover -dataene er gemt på den samme harddisk som din fil, så hvis der sker noget med din harddisk, vil alt være væk. Du kan ændre placeringen i indstillingerne ovenfor til en separat harddisk eller endda til en netværksplacering, hvilket jeg varmt anbefaler.

Bemærk, at AutoRecover- oplysninger også slettes automatisk af Excel under følgende omstændigheder:

1. Du gemmer filen manuelt eller ved at bruge Fil^(File) – Gem som^{(Save As)} .
2. Du lukker filen eller afslutter Excel (uanset om du gemmer filen eller ej)
3. Du deaktiverer AutoRecover helt eller kun for projektmappen

Så dybest set, når du gemmer filen, slipper den af ​​med AutoRecover -dataene. Derudover, hvis du manuelt afslutter Excel og vælger ikke at gemme dataene, vil det slette AutoRecover -dataene. Bare^(Just) husk det, når du bruger denne funktion. Hvis du er en tung Excel -bruger, vil jeg foreslå at indstille AutoRecover- intervallet til noget i retning af 2 eller 3 minutter i stedet for 10.

Automatisk backup

En anden funktion, som ikke mange mennesker rigtig kender til det, er AutoBackup . For at bruge den skal du først gå og gemme din fil for at komme til dialogboksen Gem . ^(Save)Hvis du allerede har et gemt Excel - dokument, skal du gå til Filer^(File) og derefter Gem som^{(Save As)} og vælge en placering. Når du gør dette, vil det vise dialogboksen Gem som^{(Save As)} .

I dialogen skal du klikke på knappen Værktøjer^(Tools) , der er til venstre for knappen Gem^(Save) . Du vil se et par muligheder, hvoraf den ene er Generelle indstillinger^{(General Options)} . Når du klikker på det, vises et lille vindue med nogle flere muligheder.

Gå videre og marker afkrydsningsfeltet Opret altid backup^{(Always create backup)} . Klik på OK^{(Click OK)} , og når du nu gemmer filen, vil der også blive oprettet en Excel -sikkerhedskopifil med filtypenavnet .XLK. Bemærk, at første gang du gør dette, vil filerne være nøjagtig de samme. Hvis du redigerer den originale fil og derefter gemmer den igen, vil sikkerhedskopieringsfilen stadig forblive den samme (de originale data). Tredje gang du gemmer den, vil backupfilen dog blive opdateret med information op til anden lagring.

Grundlæggende er backup-filen altid en version efter den aktuelle version. Så hvis du lavede en masse ændringer, gemte din fil og derefter ønskede at gå tilbage til den version, der ikke havde disse ændringer, kunne du bare åbne backupfilen.

Filen er gemt på samme sted som den originale fil, og der ser ikke ud til at være en måde at ændre det på. Denne funktion tilføjer ikke en hel masse sikkerhed til dit dokument, men den er god under visse omstændigheder.

Aktivering af disse sikkerhedskopierings- og gendannelsesfunktioner i Excel vil forhåbentlig redde dig fra at miste vigtige data. Det er altid en god mulighed at bruge cloud storage (som OneDrive ) som et ekstra sikkerhedsnet, hvis din computer katastrofalt fejler. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kommentere. God fornøjelse!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someonе loses sоmething important they wеre working on because they didn’t sаve their document propеrly. This happens more often than you would think tо Excel and Word userѕ!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Sådan laver du et histogram i Excel

• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode sikkert

• Sådan opretter du et rutediagram i Word og Excel

• Sådan opretter du etiketter i Word fra et Excel-regneark

• Brug Excel-overvågningsvinduet til at overvåge vigtige celler i en projektmappe

• Sådan adskilles for- og efternavne i Excel

• Sådan laver du en tjekliste i Excel

• Sådan opretter du Gantt-diagrammer i Microsoft Excel

• De 40 bedste Microsoft Excel-tastaturgenveje

• Kortlægning af dine Excel-data

• Sådan ændres baggrunden i Microsoft Teams

• Sådan tilføjer du kommentarer til en Excel-regnearkcelle

• Sådan sammenlignes to Excel-filer og fremhæver forskellene

• Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook

• Sådan spores ændringer i Excel

• Formater celler ved hjælp af betinget formatering i Excel

• Brug Excel til at finde ud af en effektiv rente ud fra en nominel rente

• Brug Excel som et værktøj til at kopiere data fra internettet

• Sådan bruges YEARFRAC-funktionen i Excel