At prøve at udfylde celler i Excel , der inkorporerer tekst eller data fra flere andre celler i et ark, kan være en meget tidskrævende proces. Dette gælder især, hvis der er hundredvis eller tusindvis af rækker i regnearket.

Når du ved, hvordan du bruger Flash Udfyld ^{(Flash Fill)}Excel korrekt , kan du lade Excel klare alt det tunge løft. Du skal blot angive et par manuelle celleindtastninger for at hjælpe Excel med at forstå præcis, hvad du prøver at gøre. Derefter udfører Excel resten af ​​arbejdet for resten af ​​regnearket.

Hvis dette lyder som et tidsbesparende tip, du gerne vil prøve, så lad os tage et kig på, hvordan du kan bruge denne funktion til at forbedre din egen produktivitet.

Bemærk^(Note) : Flash Fill -funktionen i Excel er kun tilgængelig i Excel 2013 og nyere.

Sådan bruges Flash Udfyld Excel

Den enkleste anvendelse af Flash Fill i Excel er at kombinere to ord sammen^{(combining two words together)} . I eksemplet nedenfor viser vi dig, hvordan du bruger Flash Fill til hurtigt at kombinere et fornavn og et efternavn i en tredje celle for det fulde navn.

I dette eksempel indeholder kolonne C fornavnet, kolonne D indeholder efternavnet, og kolonne E er kolonnen for det fulde navn.

1. Indtast først det fulde navn i den første celle, som du gerne vil have det til at se ud (kombinerer indholdet af cellen for fornavn^{(First Name)} og cellen efternavn.

1. Efter dette skal du begynde at skrive det samme i den næste celle ( Fornavnet^{(First Name)} og Efternavnet fra cellerne til venstre). Du vil bemærke, at Excels Flash Fill -funktion automatisk registrerer mønsteret fra indholdet af cellen over det, som du har indtastet manuelt.
   
   Ved at bruge denne "læring" vil Excel give en forhåndsvisning af, hvad den tror, ​​du vil skrive. Det vil endda vise dig, hvordan resten af ​​cellerne udfyldes i resten af ​​kolonnen.

1. Bare tryk på Enter for at acceptere denne forhåndsvisning. Du vil se Excel Flash Fill -funktionen udføre sin magi, mens den udfylder alle resten af ​​cellerne i denne kolonne for dig.

Som du kan se, kan Flash Fill -funktionen spare enormt meget tid, hvis du sammenligner manuelt at skrive en celle og Enter med at skulle manuelt indtaste navnene for alle cellerne i den nye kolonne.

Hvis du har bemærket, at Flash Fill -funktionen ikke virker, skal du aktivere Flash Fill -funktionen i Excel . Du kan se, hvordan du gør det i det sidste afsnit af denne artikel.

Excel Flash-udfyldningsindstillinger

Når du udfører Flash Fill- trinnene ovenfor, vil du bemærke, at et lille ikon vises ved siden af ​​de udfyldte celler. Hvis du vælger rullepilen til højre for dette ikon, vil du se nogle yderligere muligheder, du kan bruge med Flash Fill -funktionen. 

Ved at bruge Flash Fill -indstillingerne i denne rullemenu kan du:

• Fortryd Flash Fill^{(Undo Flash Fill)} : Fortryd den handling, der udfyldte hele kolonnen, efter du trykkede på Enter
• Accepter forslag^{(Accept suggestions)} : Dette vil fortælle Excels Flash Fill -funktion for denne kolonne, at du har det fint med ændringerne i kolonnen og gerne vil beholde dem
• Vælg xx tomme celler^{(Select xx blank cells)} : Lader dig identificere celler, der ikke blev udfyldt og er tomme, så du kan rette dem, hvis du har brug for det
• Vælg xx ændrede celler^{(Select xx changed cells)} : Giver dig mulighed for at vælge alle de celler, der automatisk blev ændret, efter at Flash Fill -funktionen opdaterede disse celler

Når du har valgt Accepter forslag, vil du se, at "vælg"-tallene for de "ændrede celler" falder til nul. Dette skyldes, at når du accepterer ændringerne, betragtes disse celleindhold ikke længere som "ændret" af Flash Fill -funktionen.

Sådan aktiverer du Flash Udfyld Excel

Hvis du har bemærket, at Excel ikke giver en forhåndsvisning af Flash Fill , når du begynder at skrive den anden celle, skal du muligvis aktivere funktionen.

At gøre dette:

Vælg Filer^(File) > Indstillinger^(Options) > Avanceret^(Advanced) . Rul ned til afsnittet Redigeringsindstillinger,^{(Editing options)} og sørg for, at både Aktiver Autofuldførelse for celleværdier^{(Enable AutoComplete for cell values)} og Automatisk Flash-udfyldning^{(Automatically Flash Fill)} er valgt.

Vælg OK for at afslutte. Næste gang du begynder at skrive i den anden celle efter at have udfyldt den første, skal Excel registrere mønsteret og give dig et eksempel på, hvordan det tror, ​​du vil udfylde resten af ​​cellerne i kolonnen.

Du kan også aktivere Flash Fill -funktionen for den celle, du har fremhævet, ved at vælge Flash Fill- ikonet i Data- menuen under Data Tools -gruppen på båndet. 

Du kan også bruge det ved at trykke på Ctrl + E på tastaturet.

Hvornår skal du bruge Flash Udfyld Excel

Sammenkædning af fulde navne fra to kolonner er et simpelt eksempel på, hvordan du kan bruge Flash Fill i Excel , men der er mange mere avancerede anvendelser for denne kraftfulde funktion.

• Udtræk en understreng fra en stor streng (som et postnummer fra en fuld adresse) i en anden kolonne
• Træk^(Pull) tal ud af alfanumeriske strenge
• Fjern mellemrum fra før eller efter strenge
• Indsæt^(Insert) understrenge (som et komma eller bindestreg) i eksisterende strenge
• Omformater datoer
• Erstat^(Replace) en del af en streng med ny tekst

Husk, at uanset hvor nyttig Flash Fill -funktionen er, opdateres den ikke automatisk, når du ændrer de originale celler.

For eksempel, i eksemplet med for- og efternavn i det første afsnit af denne artikel, kan du opnå det samme output ved at bruge funktionen Sammenkæd^{(Concatenate function)} og derefter udfylde resten af ​​kolonnen med den funktion.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Når du gør dette, vil det fulde navn^{(Full Name)} opdateres , hvis en af ​​de to første celler ændres . En ulempe ved dette er, at hvis du sletter en af ​​de to første kolonner, vil kolonnen Fuldt navn^{(Full Name)} slettes eller vise en fejl.

Dette er grunden til, at Flash Fill- funktionen i Excel er bedst brugt, når du fuldt ud og permanent vil konvertere de originale kolonner til en nyformateret streng eller et tal.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cellѕ in Excel that incorporate text or data from multiple other cells in a sheet can be a very time consuming process. Thіs is especially true if there are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Sådan slettes tomme linjer i Excel

• Sådan bruger du Excels Tal Cells-funktion

• Sådan indsætter du et Excel-regneark i et Word-dokument

• Sådan bruges Excels What-If-analyse

• Sådan rettes en række i Excel

• Hvorfor du skal bruge navngivne områder i Excel

• Sådan åbner du Word og Excel i fejlsikret tilstand

• En avanceret VBA-vejledning til MS Excel

• Sådan flettes celler, kolonner og rækker i Excel

• Sådan flyttes kolonner i Excel

• Sådan deler du en Excel-fil for nemt at samarbejde

• Grundlæggende én-kolonne og multi-kolonne datasortering i Excel-regneark

• Gruppér rækker og kolonner i et Excel-regneark

• Skriv hurtigt tal i Word og Excel

• Sådan spores afhængige i Excel

• Forskelle mellem Microsoft Excel Online og Excel til skrivebordet

• Sådan bruger du absolutte referencer i Excel

• Sådan skriver du en IF-formel/-erklæring i Excel

• Brug tastaturet til at ændre rækkehøjde og kolonnebredde i Excel

• Sådan alfabetiseres i Excel