For et cloud- og webbaseret værktøj til sporing af projekter, opgaver, lister, teammedlemmer og mere tilbyder Smartsheet.com omfattende og fleksible funktioner.

Hvis du overvejer at prøve det eller allerede har tilmeldt dig en gratis prøveperiode, betyder det at få mest muligt ud af værktøjet at vide, hvad det kan gøre for dig og dit team. Lad os dykke ned i, hvordan du bruger Smartsheet til begyndere, der lige er startet.

Hvad er Smartsheet?

Hvis du nogensinde har brugt applikationer som Asana^{(like Asana)} , Monday.com eller lignende projektstyringssoftware, er Smartsheet sammenlignelig med hensyn til formål, struktur og funktioner. Du kan bruge det alene eller samarbejde med andre, oprette dashboards for hurtig adgang til elementer og nyde flere visninger som Kanban , kalender og gitter.

Smartsheet giver også automatiserede arbejdsgange, skabeloner til hurtige start, nyttige rapporter, brugerdefinerede formularer og integrationer med andre applikationer for at strømline dine processer.

Den bedste måde at begynde at bruge Smartsheet på er at oprette eller importere et projekt, ark eller en liste over opgaver, som du vil spore. Vi vil derefter lede dig gennem funktionerne i hvert værktøj.

Opret, importer eller brug en skabelon

Vælg Solution Center -ikonet (plustegnet) i venstre navigation. Du vil derefter se mulighederne øverst til venstre på skærmen for Opret^(Create) og import .

Vælg Opret,^(Create,) og du har otte muligheder for Grid , Project , Cards , Task List , Form , Report og Dashboard/Portal . Vælg den type element, du vil oprette, giv den et navn, og vælg Opret^(Create) .

Vælg Importer^(Import) , hvis du har en projektplan eller opgaveark andetsteds, som du gerne vil starte med. Vælg Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets eller Atlassian Trello . Følg derefter vejledningen for at importere varen.

Hvis du gerne vil starte med en skabelon eller skabelonsæt, skal du vælge Gennemse alle løsninger^{(Browse All Solutions)} , vælge en branche eller bruge søgefeltet^(Search) til at finde noget specifikt. 

Vælg en skabelon eller sæt for at se yderligere oplysninger. Vælg derefter knappen Brug^(Use) for at bruge en skabelon^{(use a template)} .

For et skabelonsæt skal du vælge Lær mere^{(Learn More)} for at få alle detaljer om, hvad der er inkluderet, og downloade sættet.

Brug projektassistenten

Hvis det er et nyt projekt, du vil i gang med, kan du også bruge projektassistenten^(Assistant) . Dette giver dig et forspring til at sætte projektet op.

I Solution Center skal du vælge Project Assistant . Navngiv dit projekt, indtast to opgaver for at komme i gang, og tilføj to underopgaver til opgave^(Task) #1.

Du vil derefter se gittervisningslayoutet^{(Grid View)} for dit nye projekt med de opgaver og underopgaver, du har indtastet. 

Projektets funktioner

Det er nemt at spore dit projekt i Smartsheet med projektstyringsværktøjer indbygget som Gantt View .

Du har pladser til opgaven, varighed, start, slut, forgængere, tildelt til, fuldført procent, status og kommentarer i venstre side. På højre side er dit Gantt -diagram.

Du kan tilføje basislinjer og vise eller skjule den kritiske sti ved hjælp af ikonerne øverst til højre.

Vælg tandhjulsikonet^(gear) for at åbne projektindstillingerne^{(Project Settings)} . Juster derefter afhængighedsindstillinger^{(Dependency Settings)} , tidslinjevisning^{(Timeline Display)} og ressourcestyring^{(Resource Management)} .

Opgavelistefunktioner

Opgavelisten har præcis, hvad du skal bruge for at spore dine gøremål^{(track your to-dos)} fra start til slut. 

Indtast^(Enter) opgavens navn, forfaldsdato, modtager og status. Brug kolonnen Udført^(Done) til at markere opgaver udført og sektionen Kommentarer^(Comments) til noter.

Kortfunktioner

Hvis du kan lide Kanban- metoden til projektstyring, kan du bruge kortlayoutet, hvad enten det er til dig selv eller dit team.

Du starter med baner for Ukategoriseret^{(Uncategorized)} , Efterslæb^(Backlog) , Planlægning^(Planning) , Igangværende^(Progress) og Fuldført^(Complete) . Du kan dog ændre disse etiketter i henhold til dit projekt.

Brug plustegnet til at tilføje kort til banerne. Dine kort kan indeholde en tjekliste over underopgaver, vedhæftede filer, kommentarer, beviser og påmindelser. Du kan også redigere underopgaverne på et kort i en større visning ved at vælge ikonet Rediger^(Edit) (blyant).

Vælg^(Choose) mellem en kompakt eller fuld visning af dine kort, og juster indstillingerne for kortvisning^{(Card View)} med tandhjulsikonet^(gear) øverst til højre.

Grid funktioner

Bruger du applikationer som Microsoft Excel eller Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} til at spore varer? Hvis ja, så er Grid- layoutet noget for dig. Det ligner et regneark med kolonner, rækker og celler.

Formfunktioner

At bygge en brugerdefineret formular^{(Building a custom form)} er en nyttig funktion til alle slags projekter. Med Smartsheet kan du designe din formular og nemt justere dens indstillinger.

Tilføj^(Add) og fjern formularelementer med ^(Form) sektionen^(Elements) til venstre. Vælg derefter et formularfelt for at justere dets særlige indstillinger til højre. For eksempel kan du gøre et felt påkrævet, inkludere en etiket eller hjælpetekst, bruge validering og tilføje logik.

Juster formularindstillingerne for tema^(Theme) og brand , sikkerhed^(Security) , formularindsendelse^{(Form Submission)} og e-mails til indsendelser.

Rapportfunktioner

Opret en rækkerapport^{(Row Report)} , oversigtsrapport^{(Summary Report)} eller begge dele. Vælg arket eller projektet, og tilføj kolonnerne. Du kan tilføje filtre, sortere og gruppere kolonner og inkludere en oversigt øverst.

Dashboard funktioner

Ved at oprette et Smartsheet- dashboard kan du se et øjebliksbillede af dit projekt, kontrollere aktive elementer, se et praktisk diagram eller se metrics.

Giv dit dashboard et navn, og vælg derefter de widgets, du vil bruge. Du vil se et godt udvalg af widgets til højre, og du skal blot vælge en for at tilføje den. 

Når du har widgets på dit dashboard, kan du justere deres indstillinger. Afhængigt af widgettypen kan du tilføje og style en titel og vælge en handling for, når nogen klikker på widgetten.

Smartsheet Navigation , Layout og Værktøjer^(Tools)

Smartsheet tilbyder en nem måde at navigere i applikationen samt bruge værktøjerne. 

Navigation til venstre

På venstre side har du hovednavigationen for Hjem^(Home) , Notifikationer^{(Notifications)} , Gennemse^(Browse) , Seneste^(Recents) , Favoritter^(Favorites) , WorkApps og Solution Center . Når du logger på Smartsheet , skal du vælge, hvor du vil starte.

Forneden skal du vælge ikonet Hjælp^(Help) (spørgsmålstegn) for at få hjælp eller kontoikonet^(Account) for at justere din profil og dine indstillinger.

Værktøjer til højre

På højre side er værktøj. Du vil se disse på skærmen for hvert element, du bruger, såsom et projekt, opgaveliste^{(Task List)} eller kort. Undtagelser er Dashboard og Rapport^(Report) . 

Når du vælger et værktøj, vises en sidebjælke, der indeholder de tilsvarende elementer. Du har samtaler, vedhæftede filer, beviser^(Proofs) , opdateringsanmodninger^{(Update Requests)} , udgiv^(Publish) , aktivitetslog^{(Activity Log)} og oversigt^(Summary) . 

De tilgængelige handlinger i sidebjælken afhænger af værktøjet. Som eksempler kan du se alle samtaler, dem der er ulæste, eller kommentarer pr. ark eller række. For vedhæftede filer kan du forhåndsvise filen, downloade den, omdøbe den eller tilføje en beskrivelse.

Øverste værktøjslinje

Øverst på hver genstand har du yderligere værktøjer. I venstre side kan du gemme, udskrive, fortryde eller gentage en handling. Lige ved siden af ​​kan du ændre din visning, hvilket er ret praktisk. Skift mellem gitter-^(Grid) , Gantt- , kort-^(Card) eller kalendervisningerne^(Calendar) . 

Du vil også se skrifttype- og formatknapper, der ligner det, du ser i Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Dette giver dig mulighed for at ændre skrifttypestil, størrelse eller farve, ændre justeringen, formatere som valuta og mere.

Yderligere Smartsheet-funktioner^{(Additional Smartsheet Features)} og -muligheder

Når du har lært det grundlæggende i, hvordan du bruger Smartsheet , skal du tage et kig på disse ekstra funktioner og muligheder.

Deling : Sammen med samtaler og ^(Sharing)samarbejdsværktøjer^{(collaboration tools)} i realtid kan du justere indstillingerne for deling og tilladelser for dit team. Brug knappen Del^(Share) øverst til højre for at se dine muligheder.

Integrationer^{(Integrations)} : Forbind Smartsheet til apps som Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira og mere. For at se dine muligheder skal du gå til Solution Center , vælge Gennemse alle løsninger^{(Browse All Solutions)} og vælge Se flere tilføjelser^{(See More Add-Ons)} i sektionen Tilføjelser.

Automatiserede arbejdsgange^{(Automated Workflows)} : Automatiser opgaver^{(Automate tasks)} til dit projekt eller ark ved at vælge en trigger og handling. Du kan automatisere ting som meddelelser, anmodninger om godkendelse, registrering af en dato eller låsning af rækker. Vælg fanen Automation over den øverste værktøjslinje.

Du kan også oprette et arbejdsområde, bruge betinget formatering og tjekke funktionalitet til at oprette en web- eller mobilapp til din virksomhed.

Smartsheet er et fuldt udstyret, robust værktøj til styring af projekter i alle størrelser. Sørg for at tjekke deres abonnementspriser^{(subscription plan pricing)} for at få den bedst egnede til dig.

For lignende værktøjer, tag et kig på, hvordan man bruger Todoist Kanban-værktøjet,^{(use the Todoist Kanban tool)} eller hvordan man er produktiv med Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool fоr tracking proјects, tasks, lists, teаm members, аnd more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• En Adobe Premiere-vejledning for begyndere

• En Microsoft Planner Tutorial: Alt hvad du behøver at vide

• Google Draw: En komplet guide til begyndere

• Hvad er den bedste konferenceopkaldstjeneste – de bedste apps sammenlignet

• Flyt, slet eller kopier automatisk filer i Windows

• Sådan blokerer du websteder med gratis software til forældrekontrol

• Ting at overveje, før du opretter din egen Wiki

• De bedste apps til at overvåge internetbrug

• Sådan ripper du dine dvd'er og Blu-rays nemt med MakeMKV

• De bedste 4 alternativer til Google Chromecast

• 5 Windows-alternativer til Linux sudo-kommandoen

• Sådan kontrollerer du, om din CPU-temperatur er for høj

• Virker Microsofts Windows-filgendannelse? Vi testede det.

• De 10 bedste privatlivsudvidelser til Chrome (2022)

• 7 måder at åbne en MDB-fil uden Microsoft Access

• Google Apps Script Editor: Alt hvad du behøver at vide for at komme i gang

• Bedste Markdown-redaktører: Alle platforme og online

• Brug et gammelt webcam til at overvåge din ejendom gratis

• Avast Online Security Extension: Er det værd at bruge?

• HDG forklarer: Hvad er Markdown, og hvad er det grundlæggende, jeg bør vide?