Jeg skrev for nylig en artikel om, hvordan man bruger opsummeringsfunktioner i Excel^{(how to use summary functions in Excel)} til nemt at opsummere store mængder data, men den artikel tog højde for alle data på regnearket. Hvad hvis du kun vil se på en delmængde af data og opsummere delmængden af ​​data?

I Excel kan du oprette filtre på kolonner, der skjuler rækker, der ikke matcher dit filter. Derudover kan du også bruge specielle funktioner i Excel til at opsummere data ved kun at bruge de filtrerede data.

I denne artikel vil jeg lede dig gennem trinene til at oprette filtre i Excel og også bruge indbyggede funktioner til at opsummere de filtrerede data.

Opret enkle filtre i Excel

I Excel kan du oprette simple filtre og komplekse filtre. Lad os starte med simple filtre. Når du arbejder med filtre, skal du altid have én række øverst, som bruges til etiketter. Det er ikke et krav at have denne række, men det gør arbejdet med filtre en smule lettere.

Ovenfor har jeg nogle falske data, og jeg vil oprette et filter i kolonnen By . ^(City)I Excel er dette virkelig nemt at gøre. Gå videre og klik på fanen Data i båndet, og klik derefter på knappen Filter . Du behøver heller ikke vælge data på arket eller klikke i første række.

Når du klikker på Filter , vil hver kolonne i den første række automatisk have en lille dropdown-knap tilføjet helt til højre.

Gå nu videre og klik på dropdown-pilen i kolonnen By . ^(City)Du vil se et par forskellige muligheder, som jeg vil forklare nedenfor.

Øverst kan du hurtigt sortere alle rækkerne efter værdierne i kolonnen By . ^(City)Bemærk, at når du sorterer dataene, flyttes hele rækken, ikke kun værdierne i kolonnen By . ^(City)Dette vil sikre, at dine data forbliver intakte, ligesom de var før.

Det er også en god idé at tilføje en kolonne helt forrest kaldet ID og nummerere den fra én til hvor mange rækker du har i dit regneark. På denne måde kan du altid sortere efter ID-kolonnen og få dine data tilbage i samme rækkefølge som de oprindeligt var, hvis det er vigtigt for dig.

Som du kan se, er alle data i regnearket nu sorteret ud fra værdierne i kolonnen By . ^(City)Indtil videre er ingen rækker skjult. Lad os nu tage et kig på afkrydsningsfelterne i bunden af ​​filterdialogen. I mit eksempel har jeg kun tre unikke værdier i kolonnen By^(City) , og disse tre vises på listen.

Jeg gik videre og fjernede markeringen af ​​to byer og lod den ene være markeret. Nu har jeg kun 8 rækker med data, der vises, og resten er skjult. Du kan nemt se, at du ser på filtrerede data, hvis du tjekker rækkenumrene yderst til venstre. Afhængigt af hvor mange rækker der er skjult, vil du se et par ekstra vandrette linjer, og farven på tallene vil være blå.

Lad os nu sige, at jeg vil filtrere på en anden kolonne for yderligere at reducere antallet af resultater. I kolonne C har jeg det samlede antal medlemmer i hver familie, og jeg ønsker kun at se resultaterne for familier med mere end to medlemmer.

Gå videre og klik på dropdown-pilen i kolonne C^{(Column C)} , og du vil se de samme afkrydsningsfelter for hver unik værdi i kolonnen. Men i dette tilfælde vil vi klikke på Nummerfiltre^{(Number Filters)} og derefter klikke på Større end^{( Greater Than)} . Som du kan se, er der også en masse andre muligheder.

En ny dialog vil poppe op, og her kan du indtaste værdien for filteret. Du kan også tilføje mere end ét kriterium med en OG- eller ELLER-funktion. Du kan for eksempel sige, at du vil have rækker, hvor værdien er større end 2 og ikke lig med 5.

Nu er jeg nede på kun 5 rækker af data: familier kun fra New Orleans og med 3 eller flere medlemmer. Nemt^(Easy) nok? Bemærk, at du nemt kan rydde et filter på en kolonne ved at klikke på rullemenuen og derefter klikke på linket Ryd filter fra "Kolonnenavn"^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

Så det handler om det for simple filtre i Excel . De er meget nemme at bruge, og resultaterne er ret ligetil. Lad os nu tage et kig på komplekse filtre ved hjælp af dialogboksen Avancerede^(Advanced) filtre.

Opret avancerede filtre i Excel

Hvis du vil oprette mere avancerede filtre, skal du bruge dialogboksen Avanceret^(Advanced) filter. Lad os f.eks. sige, at jeg ønskede at se alle familier, der bor i New Orleans med mere end 2 medlemmer i deres familie ELLER^(OR) alle familier i Clarksville med mere end 3 medlemmer i deres familie OG^(AND) kun dem med en .EDU- slut-e-mailadresse. Nu kan du ikke gøre det med et simpelt filter.

For at gøre dette skal vi opsætte Excel -arket lidt anderledes. Gå videre og indsæt et par rækker over dit sæt af data, og kopier overskriftsetiketterne nøjagtigt ind i den første række som vist nedenfor.

Her er nu, hvordan avancerede filtre fungerer. Du skal først indtaste dine kriterier i kolonnerne øverst og derefter klikke på knappen Avanceret^(Advanced) under Sorter og filtrer^{( Sort & Filter)} på fanen Data .

Så hvad præcist kan vi skrive i disse celler? OK, så lad os starte med vores eksempel. Vi ønsker kun at se data fra New Orleans eller Clarksville , så lad os skrive dem ind i cellerne E2 og E3.

Når du skriver værdier på forskellige rækker, betyder det ELLER. Nu vil vi have New Orleans- familier med mere end to medlemmer og Clarksville- familier med mere end 3 medlemmer. For at gøre dette skal du indtaste >2 i C2 og >3 i C3.

Da >2 og New Orleans er på samme række, vil det være en AND -operator. Det samme gælder for række 3 ovenfor. Endelig ønsker vi kun familierne med .EDU-slut-e-mailadresse. For at gøre dette skal du bare skrive *.edu i både D2 og D3. *-symbolet betyder et vilkårligt antal tegn.

Når du har gjort det, skal du klikke hvor som helst i dit datasæt og derefter klikke på knappen Avanceret^(Advanced) . List Rang e - feltet vil automatisk finde ud af dit datasæt, da du klikkede ind i det, før du klikkede på knappen Avanceret^(Advanced) . Klik nu på den lille lille knap til højre for knappen Kriterieområde^{(Criteria range)} .

Vælg^(Select) alt fra A1 til E3, og klik derefter på den samme knap igen for at vende tilbage til dialogboksen Avanceret filter^{(Advanced Filter)} . Klik på OK^{(Click OK)} , og dine data skulle nu være filtreret!

Som du kan se, har jeg nu kun 3 resultater, der matcher alle disse kriterier. Bemærk, at etiketterne for kriterieområdet skal matche nøjagtigt med etiketterne for datasættet, for at dette kan fungere.

Du kan naturligvis oprette meget mere komplicerede forespørgsler ved hjælp af denne metode, så leg med det for at få de ønskede resultater. Lad os endelig tale om at anvende summeringsfunktioner på filtrerede data.

Opsummering af filtrerede data

Lad os nu sige, at jeg vil opsummere antallet af familiemedlemmer på mine filtrerede data, hvordan skulle jeg gøre det? Nå, lad os rydde vores filter ved at klikke på knappen Ryd^(Clear) på båndet. Bare rolig, det er meget nemt at anvende det avancerede filter igen ved blot at klikke på knappen Avanceret^(Advanced) og klikke på OK igen.

I bunden af ​​vores datasæt, lad os tilføje en celle kaldet Total og derefter tilføje en sum-funktion for at opsummere det samlede antal familiemedlemmer. I mit eksempel skrev jeg bare =SUM(C7:C31) .

Så hvis jeg ser på alle familier, har jeg i alt 78 medlemmer. Lad os nu gå videre og genanvende vores avancerede^(Advanced) filter og se, hvad der sker.

Hov! I stedet for at vise det korrekte tal, 11, ser jeg stadig, at det samlede tal er 78! Hvorfor det? Nå, SUM- funktionen ignorerer ikke skjulte rækker, så den udfører stadig beregningen ved at bruge alle rækkerne. Heldigvis er der et par funktioner, du kan bruge til at ignorere skjulte rækker.

Den første er SUBTOTAL . Før vi bruger nogen af ​​disse specielle funktioner, vil du rydde dit filter og derefter indtaste funktionen.

Når filteret er ryddet, skal du gå videre og skrive =SUBTOTAL( og du skulle se en dropdown-boks med en masse muligheder. Ved at bruge denne funktion vælger du først den type summeringsfunktion, du vil bruge, ved hjælp af et tal.

I vores eksempel vil jeg bruge SUM , så jeg ville indtaste tallet 9 eller bare klikke på det fra rullemenuen. Indtast derefter et komma, og vælg celleområdet.

Når du trykker på Enter, bør du se, at værdien på 78 er den samme som tidligere. Men hvis du nu anvender filteret igen, vil vi se 11!

Fremragende! Det er præcis, hvad vi ønsker. Nu kan du justere dine filtre, og værdien vil altid kun afspejle de rækker, der vises i øjeblikket.

Den anden funktion, der fungerer stort set på samme måde som funktionen SUBTOTAL , er AGGREGATE . Den eneste forskel er, at der er en anden parameter i AGGREGATE- funktionen, hvor du skal angive, at du vil ignorere skjulte rækker.

Den første parameter er den summeringsfunktion, du vil bruge, og som med SUBTOTAL repræsenterer 9 SUM- funktionen. Den anden mulighed er, hvor du skal indtaste 5 for at ignorere skjulte rækker. Den sidste parameter er den samme og er celleområdet.

Du kan også læse min artikel om opsummeringsfunktioner for at lære at bruge AGGREGATE-funktionen^{(use the AGGREGATE function)}  og andre funktioner som MODE , MEDIAN , AVERAGE osv. mere detaljeret.

Forhåbentlig giver denne artikel dig et godt udgangspunkt for at oprette og bruge filtre i Excel . Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at skrive en kommentar. God fornøjelse!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Kortlægning af dine Excel-data

• Brug Excel Mobiles nye "Indsæt data fra billede"-funktion

• Brug oversigtsfunktioner til at opsummere data i Excel

• Brug Excel som et værktøj til at kopiere data fra internettet

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Sådan trækker du datoer fra i Excel

• Sådan laver du et histogram i Excel

• Sådan tilføjes fejllinjer i Excel

• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode sikkert

• En guide til alle Excel-filudvidelser og hvad de betyder

• Sådan bruges YEARFRAC-funktionen i Excel

• Sådan sammenlignes to Excel-filer og fremhæver forskellene

• De 40 bedste Microsoft Excel-tastaturgenveje

• Formater celler ved hjælp af betinget formatering i Excel

• Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook

• 13 OneNote tips og tricks til at organisere dine noter bedre

• Sådan tilføjer du kommentarer til en Excel-regnearkcelle

• Migrer data fra MS Access til SQL Server-database

• Sådan tilføjes og udskrives Excel-baggrundsbilleder

• Sådan bruges Excel AutoRecover og AutoBackup funktioner