Har du nogensinde gået glip af en vigtig e-mail, fordi din indbakke var fuld af tidligere, ubesvarede beskeder? De fleste mennesker har oplevet dette, og næsten alle kender distraktionen af halvtreds ulæste e-mails, der kræver din opmærksomhed, så snart du åbner din indbakke om morgenen.

Ifølge undersøgelser bruger arbejdere så meget som 28 procent af deres uge på^{(28 percent of their week)} at læse og besvare e-mails. Det er mere end en fjerdedel af hele din tid på arbejde. Hvor meget mere kunne du udrette, hvis du ikke skulle håndtere en konstant byge af e-mails?

Hvad er Inbox Zero?

Inbox Zero er et koncept udviklet af Merlin Mann , en ekspert i produktivitet. Selvom de fleste mennesker fortolker "nul" i navnet for at henvise til antallet af e-mails, en person har, refererede det oprindeligt til, hvor meget tid folk bruger på at tænke på e-mail. Hvis du har nul e-mails, bruger du næsten ingen tid på at tænke på dem.

Denne artikel vil guide dig gennem, hvordan du holder antallet af ulæste e-mails i din indbakke på et absolut minimum ved hjælp af værktøjer, der er tilgængelige for dig i Gmail , samt praksis, du kan anvende på din arbejdsdag, som vil hjælpe dig med at tæmme den sværm af e-mails, du modtager i løbet af dagen.

Grundlæggende om e-mailhåndtering

Det første skridt til at forbedre din e-mail-produktivitet er at lukke din indbakke. Det lyder måske kontraintuitivt, men det er bedre at give dig selv faste perioder til at læse og svare på e-mails end at adressere dem, når de ankommer. Forskning^(Research) har vist, at deadlines, selvpålagte eller ej, forbedrer effektiviteten^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} og reducerer tidsforbruget på et projekt.

Sæt^(Set) fem minutter af i starten af hver time, eller måske tyve minutter i starten og slutningen af dagen, til at besvare e-mails^{(to answer emails)} . Slet alle e-mails, der tydeligvis er spam^{(clearly spam)} . Hvis en e-mail kræver to minutter eller mindre at besvare, skal du først besvare den.

Hvis en e-mail kræver mere tid at besvare, skal du flytte den til en specielt udpeget mappe.

Brug af Gmail til at nå indbakke nul

Gmail er den mest brugte e-mail-klient i verden, men de fleste mennesker er ikke klar over, hvor alsidig platformen faktisk er. Gmail er fyldt med værktøjer^{(chock-full of tools)} og tilpasningsmuligheder, der giver dig en enorm mængde kontrol over dets udseende. Inbox Zero bliver meget mere opnåeligt, når du drager fordel af disse værktøjer.

Brug specielle stjerner

Alle kender til evnen til at "stjerne" en e-mail ved at klikke på stjerneikonet -^(Star) men vidste du, at der er 12 forskellige stjerner, der kan bruges? Klik på ^(Click) Settings > See All Settings > General , og rul derefter, indtil du ser underafsnittet Stjerner .^(Stars)

Der er forskellige farver på stjerner, men der er også ikoner som et udråbstegn, en pil frem, et flueben, et spørgsmålstegn og et lille i. Som standard er kun hovedstjernen aktiv, men du kan klikke og trække et hvilket som helst af ikonerne til sektionen I brug^{(In use)} for at aktivere dem.

Kun et enkelt symbol vises i Gmail . Klik^(Click) på den flere gange for at bladre gennem alle de forskellige stjerner, du har valgt. Vælg mindst fire symboler: standardstjernen, den røde stjerne, den lille i og den grønne markering.

Konfigurer flere indbakker og filtre^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Du er måske allerede bekendt med flere af de faner, der er tilgængelige for dig i Gmail : Kampagner, Personligt^(Personal) , Socialt^(Social) osv. Naviger til Settings > Inbox og ved siden af Indbakketype,^{(Inbox type,)} klik på rullemenuen og vælg Flere indbakker.^{(Multiple inboxes.)}

Der vises en ny sektion kaldet Flere indbakkesektioner. ^{(Multiple inbox sections.)}Du kan navngive op til fem brugerdefinerede sektioner til at se sammen med din primære indbakke, selvom to er udfyldt som standard. Den ene sektion er til stjernemarkerede^(Starred) e- mails, mens den anden er til kladder. Disse sektioner er udpeget af deres søgeforespørgsler, så du bliver nødt til at lære, hvad hver af de særlige stjerner hedder, for at afsætte sektioner til dem.

Disse er navnene på hver stjerne:

Gul stjerne
Rød stjerne
Orange-stjerne
Grøn stjerne
Blå stjerne
Lilla-stjerne
Gul-bang (udråbstegn)
Rødt knald
Lilla-spørgsmål
Orange-guillemet (spol frem-symbol)
Grøn-tjek
Blå-info (små bogstaver i)

Søgeforespørgselsfeltet genkender forskellige operatorer, så du kan bruge OR/AND - kommandoer til at inkludere flere stjerner i samme sektion. Ved siden af feltet Søgeforespørgsel^{(Search query)} er feltet Sektionsnavn^{(Section name)} . Indtast det specifikke navn, du ønsker, at feltet skal kaldes her.

For at opnå Inbox Zero er det bedst at konfigurere et par specifikke sektioner:

Kræver handling/svar
Har brug for et akut svar
Afventer svar
Delegeret

Du kan vælge at oprette en femte sektion efter dine behov, men disse fire vil klare de mest basale opgaver.

At nå indbakke nul^{(Reaching Inbox Zero)}

Nu hvor du har ændret dine Gmail -indstillinger, er det tid til at sætte alt i værk. Indstil først^(First) dine filtre. Indtaste følgende:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Når du modtager en e-mail, er det første, du skal gøre, at beslutte, om den kræver et svar, eller om du skal slette den. Hvis e-mailen er spam eller bare ikke berettiger til et svar, skal du straks slette den eller arkivere den.

Hvis e-mailen kræver et svar og vil tage mindre end to minutter, skal du besvare den. Hvis du har brug for mere end to minutter, skal du klikke på stjerneikonet^(Star) én gang. Hvis e-mailen haster og skulle være den næste ting, du svarer på, skal du klikke på ikonet to gange for at markere den med en rød stjerne^{(Red Star)} .

Når du har svaret på en e-mail, og hvis du venter på et svar, skal du klikke på stjerneikonet^(Star) tre gange for at angive det som "Afventer svar." Hvis du modtager en e-mail, der er bedre håndteret af en anden, skal du videresende den til den relevante person og klikke på stjerneikonet^(Star) fire gange for at markere den som "Delegeret".

Vælg, hvornår du vil svare på din e-mail, og fokuser på kun at arbejde inden for disse tidspunkter. Ved at give dig selv deadlines og fastsatte perioder til at håndtere e-mail, reducerer du mængden af tid, du bruger i din indbakke, så du kan fokusere på vigtigere opgaver. Hvis du vælger at håndtere det i starten af timen, skal du fokusere på at besvare eventuelle presserende e-mails først, og derefter håndtere resten derfra.

Ved at omsætte disse metoder i praksis kan du hurtigt opnå total kontrol over din indbakke. Hvis det allerede er noget rod, så afsæt en halv time om dagen til at sortere de e-mails, du allerede har, og afgøre, om de er vigtige eller ej. Svar på dem, der har brug for det, slet dem, der ikke har det.

Det kan tage lidt tid, men filtre^{(but filters)} , udpegede indbakker og andre værktøjer hjælper dig med at nå Inbox Zero – og^{(Inbox Zero–and)} du vil finde ud af, hvilke teknikker der bedst hjælper dig med at blive der.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox was full of previous, unanswered meѕsages? Most pеoplе have experienced this and almost eνeryone knows the distraction of fiftу unread emails that demand yоur attention as soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Anton Nyström

About the author

Jeg er softwareingeniør og opdagelsesrejsende. Jeg har erfaring med både Microsoft Xbox 360 og Google Explorer. Jeg er i stand til at give ekspertanbefalinger til visse softwareudviklingsværktøjer, samt hjælpe folk med at fejlfinde almindelige Explorer-fejl.

Sådan kommer du til Inbox Zero i Gmail

Hvad er Inbox Zero?

Grundlæggende om e-mailhåndtering