Hvis du har et Office 365- abonnement, er en af ​​de apps, du kan få adgang til, Access . Det er et værktøj til at oprette forskellige typer databaser og rapporter på din computer. Hvis du leder efter en metode til at bygge en database, er MS Access den bedste måde at gøre det på, uanset om du vil bygge en enkel eller en kompleks database.

Du kan bruge værktøjet til at bygge en database, oprette formularer til dataindtastninger, filtrere dine data ved hjælp af tilpassede forespørgsler og generere rapporter ud fra dine data. Der er trin-for-trin guider til at hjælpe dig med at oprette disse elementer, så det ikke er for svært at bruge.

Sådan opbygger du en tom database med MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Den første ting du skal gøre er at bygge en database. For at gøre dette skal du starte en ny database i Access . Dine datatabeller, formularer, forespørgsler og rapporter vil blive gemt i den. For at gøre det kan du enten bruge en af ​​de mange skabeloner, som Access leverer, eller bygge en fra bunden.

Her bygger vi en database, der gemmer elevoplysninger, og vi bruger en tom databaseskabelon.

1. Start Access -appen^{(Launch the Access app)} på din computer.
2. Klik på Ny^(New) i venstre sidebjælke for at oprette en ny database.
3. Vælg indstillingen Blank database i højre side for at oprette en ny tom database.

1. Klik^(Click) på det lille mappeikon og vælg en sti for at gemme din database. Klik derefter på knappen, der siger Opret^(Create) .

1. Sådan bygger du en database med Access . Din database skal være tilgængelig på den angivne sti.

Opret en tabel i din database^{(Create a Table In Your Database)}

Grundlaget for enhver database er tabeller. Det er disse tabeller, hvor dine data gemmes i forskellige kolonner, og det er det, du kan køre forespørgsler på og generere rapporter ud fra.

Når du bygger en ny database i Access , åbner den den nye tabeloprettelsesskærm i dataarkvisningen. Denne visning er ikke den nemmeste at arbejde med, så du skal ændre den til designvisningen og derefter oprette dine tabelkolonner.

1. Højreklik^{(Right-click)} på den nyoprettede tabel og vælg Designvisning^{(Design View)} .

1. Det vil bede dig om at gemme dit bord først. Indtast et navn til tabellen og klik på OK .

1. Følgende skærm lader dig tilføje kolonner og deres datatyper til tabellen. Behold den første kolonne som den er, fordi den genererer et unikt ID for hver af dine varer.
2. Mens vi bygger en elevdatabase, skal du placere din markør i det andet felt og skrive Elevnavn^{(Student Name)} . Vælg Kort tekst^{(Short Text)} fra feltet Datatype .

1. Indtast Alder^(Age) som det næste feltnavn, og vælg Antal^(Number) i rullemenuen Datatype .

1. Tilføj den sidste kolonne med navnet Land^(Country) og Kort tekst^{(Short Text)} som datatype.

1. Tryk på Ctrl + S for at gemme tabellen.

Opret en formular til dataindtastning i din database^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Mens du kan åbne tabellen i dataarkvisning og tilføje de nødvendige data til den, vil en formular give dig en nemmere måde at indtaste dine data på. Du behøver heller ikke at blande dig i andre data i tabellen, da en formular kun lader dig redigere én post ad gangen.

Du kan bruge Access-formularguiden til at oprette en formular til dataindtastning^{(create a form for data entry)} med dine valgte felter.

1. Mens Access stadig er åben med din database, skal du klikke på fanen Opret^(Create) øverst og vælge den indstilling, der siger Form Wizard .

1. Den vil bede dig om at vælge de felter, du vil bruge i din formular. Vælg alt det, du skal indtaste en værdi for, og klik på ikonet med højre pil for at tilføje dem til listen. Klik derefter på Næste^(Next) nederst.

1. Det følgende skærmbillede tilbyder fire formularlayouts at vælge imellem. Klik^(Click) på et vilkårligt layout, og en forhåndsvisning vises i venstre side. Når du har foretaget et valg, skal du klikke på Næste^(Next) nederst.

1. Indtast et navn til din formular, og tryk på Udfør^(Finish) .

1. Formularen skulle åbne, så du kan tilføje data til din tabel.

Opret en forespørgsel for at filtrere data i din database^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

En forespørgsel lader dig filtrere de data, der er gemt i dine tabeller, ved hjælp af forskellige brugerdefinerede kriterier. For eksempel, hvis du ønsker at hente data fra studerende, der er 20 år eller ældre og bor i USA, kan du oprette en forespørgsel og generere en tabel, der kun har de studerende i sig, der matcher dine kriterier.

1. Klik på fanen Opret^(Create) øverst, og vælg Forespørgselsguiden^{(Query Wizard)} .

1. Vælg den første mulighed, der siger Simple Query Wizard, og tryk på OK^(OK) .

1. Vælg tabellen og de felter, du vil inkludere i forespørgslen, og klik på Næste^(Next) .

1. Vælg indstillingen Detalje^(Detail) på følgende skærm, og klik på Næste^(Next) nederst.

1. Indtast et navn til din forespørgsel, og tryk på Udfør^(Finish) nederst.

1. Højreklik på din nyoprettede forespørgsel, og vælg Designvisning^{(Design View)} . Du skal bruge denne visning til at indtaste kriterierne for din forespørgsel.

1. Følgende skærm lader dig angive filtrene for din forespørgsel. Lad os oprette en regel, der kun viser elever, der er 20 år eller ældre og er fra USA.
   
   Skriv >=20 i feltet Kriterier^(Criteria) for feltet Alder^(Age) .
   
   Indtast USA^(US) i rækken Kriterier for feltet ^(Criteria)Land^(Country) .

1. Tryk på Ctrl + S for at gemme ændringerne.
2. Dobbeltklik^{(Double-click)} på din forespørgsel i venstre sidebjælke, og du vil se den filtrerede version af dine data.

Sådan opbygger du en databaserapport i Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Rapporter bruges normalt til at bringe data ud af Access og til at se dem som selvstændige filer. Access lader dig generere rapporter for dine valgte tabeller og felter, og den bruger den samme guidestil som formularer og forespørgsler til at lave rapporter.

1. Klik på fanen Opret^(Create) øverst, og vælg Rapportguiden^{(Report Wizard)} .

1. Tilføj de felter, du gerne vil have i din rapport, og klik på Næste^(Next) .

1. Hvis du ønsker at angive grupperingsordrer, kan du gøre det på denne skærm. Tryk derefter på Næste^(Next) .

1. Hvis du vil sortere dine poster efter et felt, kan du gøre det på denne skærm. Klik derefter på Næste^(Next) .

1. Vælg et rapportlayout, og tryk på Næste^(Next) .

1. Indtast et navn til rapporten og klik på Udfør^(Finish) .

1. Højreklik^{(Right-click)} på rapporten, og vælg Vis udskrift^{(Print Preview)} .

1. Klik på PDF eller XPS^{(PDF or XPS )} øverst for at gemme det i et af disse formater.

Din fulde database med tabeller, formularer, forespørgsler og rapporter er klar.

Hvordan bygger du dine databaser^{(build your databases)} ? Hvis du bruger Access , bruger du så ovennævnte funktioner? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor.

How To Build a Database With Microsoft Access

If yоu have an Office 365 subscriptіon, one of the apps you can access is Access. It’s a tоol to create various types of databases and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Vil Microsoft Outlook ikke åbne? 10 måder at rette på

• Sådan opretter du PDF-dokumenter i Microsoft Office

• Sådan viser du antal ord i Microsoft Word

• Sådan eksporteres dine e-mails fra Microsoft Outlook til CSV eller PST

• Få OpenOffice Writer til at se ud og fungere mere som Microsoft Word

• Sådan tilføjes en drop-down liste i Microsoft Word

• Sådan dikteres dokumenter i Microsoft Word

• Hvordan man tegner i Microsoft Word

• Sådan optager du et Microsoft Teams-møde

• Google Slides vs Microsoft PowerPoint - Hvad er forskellene?

• Sådan udskriver du på en konvolut i Microsoft Word

• Sådan finder og erstatter du tekst i Microsoft Word

• Sådan rettes bogmærke ikke defineret fejl i Word

• Google Docs vs Microsoft Word - Hvad er forskellene?

• Hvad er Microsoft Teams, og hvordan fungerer det?

• Sådan opretter du en database ved hjælp af Microsoft Access

• Sådan annullerer du dit Microsoft 365-abonnement

• Hvad er Microsoft Publisher? En begyndervejledning

• Sådan tilpasser du Microsoft Office-båndet

• Sådan geninstalleres Microsoft Office Picture Manager