Brevfletning i Microsoft Word giver dig mulighed for at sende personlige breve og e-mails uden at skulle tilpasse hvert bogstav. Du kan forberede dit dokument, som du vil, og tilføje pladsholdere til de forskellige datafelter, som du ønsker at udfylde dynamisk fra en datakilde.

For eksempel kan du forberede et enkelt bogstav til alle dine venner, der spørger, hvordan de har det, men med muligheden for at ændre navne og byer dynamisk i brevet. På denne måde vil dit generiske brev til John nævne hans navn og hans by, og det samme brev til Mike vil have Mikes^(Mike) navn og hans by på hans brev.

Opret din modtagerliste i et Excel-regneark^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Du skal samle en liste over modtagere og deres data i en enkelt datakilde. En nem måde at gøre dette på er at oprette et Microsoft Excel -regneark og tilføje alle dine modtageres data til det. Du kan derefter hente disse Excel-data ind i brevfletningsbrevet^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} i Microsoft Word.

1. Brug Startmenu -søgningen til at søge efter og åbne Microsoft Excel .

1. Klik på fanen Hjem^(Home) i venstre sidebjælke, og vælg Blank projektmappe^{(Blank workbook)} fra højre side. Dette vil oprette et tomt regneark til dig.

1. Begynd^(Start) at indtaste data for dine brevfletningsmodtagere. Sørg^(Make) for at bruge den første række til overskrifterne på dine data. Hvis du vil indtaste en persons navn, skal du bruge Navn^(Name) som overskrift i den første række, og så videre.

1. I det følgende eksempel har vi lavet en tabel med nogle data for fire personer. Vi opretter et personligt brevfletningsbrev for hver af disse personer i Microsoft Word .

1. Klik på menuen Filer^(File) øverst, vælg Gem^(Save) fra venstre sidebjælke, og klik på knappen Gennemse^(Browse) .

1. Naviger^(Navigate) til dit skrivebord, indtast et navn til dit Excel - regneark, og klik på knappen Gem^(Save) for at gemme regnearket på dit skrivebord. Dette vil gøre det nemmere at finde dit regneark, når du bruger det i Microsoft Word .

1. Du kan lukke Microsoft Excel på din computer.

Forbered dit dokument i Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Du skal skrive et generisk brev, som du vil sende til hver af dine modtagere^{(send to each of your recipients)} . Dette brev skal indeholde de oplysninger, der er fælles for alle modtagere. Nogle eksempler inkluderer at skrive en hilsen, spørge, hvordan de har det, dele dine tanker og så videre.

Hold felterne tomme, hvor du ønsker, at dine modtageres oplysninger skal vises. Du tilføjer det senere, når du starter brevfletningen i Microsoft Word .

1. Start Microsoft Word fra startmenuen^{(Start Menu)} på din computer.

1. Klik på Hjem^(Home) i venstre sidebjælke, og vælg Blankt dokument^{(Blank document )} fra højre side. Du kan også bruge en skabelon, hvis du vil.

1. Et tomt dokument åbnes. Skriv det brev, du vil sende til dine modtagere.

1. Du er fri til at bruge enhver farve, formatering, skrifttypestil og andre elementer, du ønsker. Vi har oprettet følgende enkle brev til at sende til vores modtagere. Brevet vil have personens navn øverst og deres by nederst.

1. Hold dokumentet åbent, mens du laver brevfletningen i afsnittet nedenfor.

Opret en brevfletning i Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word lader dig oprette en brevfletning ved hjælp af trin-for-trin-guiden. Dette gør det ekstremt nemt for dig at vælge det brev, du vil bruge, tilføje de modtagere, du har brug for, og dynamisk ændre indholdet af brevet.

1. Mens dit brev stadig er åbent i Word , skal du klikke på fanen^(Mailings) Forsendelser øverst, vælge indstillingen Start brevfletning^{(Start Mail Merge)} og vælge Trin-for-trin Mail Merge Wizard^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. En ny rude vises i højre side af din skærm. Under den første sektion, der siger Vælg dokumenttype^{(Select document type)} , skal du vælge Bogstaver^(Letters) . Du kan vælge E-mail-beskeder,^{(E-mail messages)} hvis du vil sende dit brev via en e-mail.
   
   Klik derefter på Næste: Startdokument^{(Next: Starting document)} nederst for at fortsætte.

1. På det følgende skærmbillede vil Word spørge, hvilket dokument du vil bruge til brevfletning. Klik på indstillingen Brug det aktuelle dokument^{(Use the current document)} for at bruge dit nuværende bogstav til opgaven.
   
   Hvis dit brev er i en anden Word -fil, skal du klikke på Start fra eksisterende dokument^{(Start from existing document)} for at åbne denne fil.
   
   Klik derefter på Næste: Vælg modtagere^{(Next: Select recipients)} nederst.

1. Under sektionen Vælg modtagere^{(Select recipients)} skal du vælge Brug en eksisterende liste^{(Use an existing list)} . Dette skyldes, at du allerede har oprettet et Excel -regneark, der indeholder dine modtageres data.
   
   Du kan vælge indstillingen Indtast en ny liste^{(Type a new list)} , hvis du ikke allerede har indsamlet dine modtageres data.
   
   Klik derefter på Gennemse^(Browse) for at importere dit Excel-regneark.

1. Naviger^(Navigate) til dit skrivebord, og dobbeltklik på det Excel - regneark, du oprettede tidligere. Dette åbner regnearket i Microsoft Word .
2. Word vil spørge, hvilket ark du vil bruge fra dit regneark. Vælg det ark, der indeholder dine data, marker afkrydsningsfeltet Første række data indeholder kolonneoverskrifter^{(First row of data contains column headers)} , og klik på OK .

1. Word lader dig vælge de modtagere, du vil bruge til brevfletning, hvis du ikke vil bruge alle, der er på listen. Afkrydsningsfelter^(Checkmark) for de personer, du vil inkludere i dine breve.
   
   Du kan bruge finpudsningsmulighederne under listen til at sortere og filtrere dine modtagere. Sortering^(Sorting) lader dig sortere dine poster i stigende og faldende rækkefølge. Filtrering^(Filtering) lader dig sammenligne felterne og filtrere dem fra, du ikke har brug for.
   
   Klik til sidst på OK i bunden.

1. Klik på Næste: Skriv dit brev^{(Next: Write your letter)} nederst.
2. Følgende skærm lader dig bruge dine datafelter i dit brev. For at bruge dette skal du placere din markør, hvor du vil tilføje et datafelt i bogstavet, og klikke på Flere elementer^{(More items )} i højre side.

1. Vælg det datafelt, du vil tilføje, og klik på Indsæt^(Insert) nederst.

1. Du vil gerne tilføje alle dine datafelter til brevet, så dine breve har alle de nødvendige oplysninger i dem. Klik derefter på Næste: Se forhåndsvisning af dine bogstaver^{(Next: Preview your letters)} .

1. Du kan forhåndsvise de bogstaver, der vil blive genereret som resultat af din brevfletning. Klik på venstre og højre pileikoner for at se bogstaver for hver af dine modtagere.
   
   Klik derefter på Næste: Fuldfør fletningen^{(Next: Complete the merge)} .

1. Du kan nu klikke på Udskriv^(Print) for at udskrive disse personlige breve eller vælge Rediger individuelle bogstaver^{(Edit individual letters)} for at redigere disse bogstaver.

Brevfletning^(Mail) er virkelig en fantastisk tidsbesparende funktion i Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Vidste du, at du kunne flette flere dokumenter sammen i Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Det vil hjælpe, hvis du allerede har skrevet dine personlige breve, og du vil kombinere dem til en enkelt fil.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Sådan viser du antal ord i Microsoft Word

• Få OpenOffice Writer til at se ud og fungere mere som Microsoft Word

• Sådan sletter du en side i Microsoft Word

• Hvordan man tegner i Microsoft Word

• Skift måleenheder i Microsoft Word

• Sådan bruger du brevfletning i Word til at oprette breve, etiketter og konvolutter

• Sådan laver du en simpel kalender i Microsoft Word

• Sådan åbner du Word og Excel i fejlsikret tilstand

• Ret "Word kan ikke starte konverteren MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV" fejl

• Sådan opretter og kører du en makro i Word

• 9 måder at åbne et Word-dokument uden Word

• Sådan udskriver du på en konvolut i Microsoft Word

• Sådan opsætter og bruger du MLA-format i Microsoft Word

• Sådan rettes bogmærke ikke defineret fejl i Word

• Sådan tilføjes fodnoter i Word

• Sådan finder og erstatter du tekst i Microsoft Word

• Sådan eksporteres dine e-mails fra Microsoft Outlook til CSV eller PST

• Se Word-dokumenter i fuldskærmstilstand

• Sådan flettes flere Word-dokumenter sammen

• Google Docs vs Microsoft Word - Hvad er forskellene?