Hvis du bruger Outlook til at kommunikere med dine kolleger, har du sikkert ønsket at sende en e-mail til en bestemt gruppe gentagne gange, hvis medlemskab ofte ændres. For eksempel kan det være nødvendigt at sende en e-mail til alle dine kundeservicemedarbejdere hver dag, men på grund af høj omsætning kan listen ændre sig ofte.

Du kan indtaste hver persons navn eller e-mail manuelt hver gang du sender en e-mail, men det kan hurtigt blive besværligt, efterhånden som gruppen bliver større. Ikke kun det, men du risikerer også uforvarende at glemme nogen, hvilket kan føre til kontordrama. Det er her en distributionsliste eller kontaktgruppe kommer ind!

For det meste er begreberne "kontaktgruppe" og "distributionsliste" udskiftelige. Microsoft begyndte at bruge udtrykket "kontaktgruppe", formentlig fordi det er lidt mere intuitivt end "distributionsliste." 

Der er dog en reel forskel mellem de to i organisationer, der bruger Microsoft 365 . Administratorer af Microsoft 365 kan konvertere eksisterende Outlook - distributionslister til " Grupper^(Groups) ", som igen giver gruppemedlemmer adgang til delte biblioteker og samarbejdsområder som Microsoft Teams , Yammer og Planner .

Selvom din it-afdeling sandsynligvis bestemmer over din organisations Outlook -distributionslister – især den frygtede og ofte dårligt vedligeholdte liste over alle medarbejdere, kan du stadig oprette dine egne kontaktgrupper i Outlook . 

Nedenfor vil vi guide dig gennem, hvordan du opretter kontaktgrupper i Outlook til både browserversionen og desktop-appen. 

Sådan opretter du en kontaktgruppe^{(Contact Group)} i Outlook Online

Det er nemt at oprette en kontaktgruppe i browserversionen af ​​Outlook .

1. Log ind på din konto på outlook.com , eller vælg Outlook fra appstarteren, hvis du allerede er logget på Microsoft 365 . Hvis du ikke kan se Outlook på applisten (det vil du), skal du vælge Alle apps^{(All apps)} .

1. I venstre rude, under Grupper^(Groups) , skal du vælge Ny gruppe^{(New group)} .

1. I pop op-vinduet skal du give din nye gruppe et navn og en beskrivelse og vælge Opret^(Create) . (Hvis din organisation har aktiveret det, kan du blive bedt om at oprette en e-mail-adresse til gruppen. I dette tilfælde, for at lette brugen, kan du prøve at gøre e-mailadressen identisk med gruppenavnet.)

1. Tilføj nu medlemmer til gruppen. Søg^(Search) efter personer ved navn eller e-mailadresse. Vælg søgeresultatet for den person, du vil føje til gruppen, og de vises under "Denne person vil blive tilføjet".

1. Gentag^(Repeat) trin 4, indtil du har tilføjet alle, du vil have, til gruppen. Vælg derefter knappen Tilføj^(Add) .
2. Vælg Luk^(Close) .
3. Send en e-mail til den gruppe, du har oprettet, ved at vælge Ny besked^{(New message)} .

1. I feltet Til^(To) skal du begynde at skrive navnet på den gruppe, du har oprettet, og vælge den på listen, der vises.

Nem peasy. Men hvad hvis du har brug for at tilføje eller fjerne personer fra gruppen? Læs videre.

Sådan redigeres en kontaktgruppe^{(Contact Group)} i Outlook Online

Microsoft har gjort det nemt at redigere en kontaktgruppe uden nogensinde at forlade Outlook Online . Nogle trin kan være lidt anderledes afhængigt af, hvordan din organisation har konfigureret Microsoft 365 , men nedenstående trin burde bringe dig derhen.

1. I venstre rude, under Grupper^(Groups) , skal du vælge den gruppe, du vil redigere.
2. I gruppens post skal du vælge ikonet Mere^(More) (tre prikker/ellipsis).

1. Vælg Indstillinger^(Settings) . (Afhængigt af hvordan Outlook er konfigureret til din organisation, kan du muligvis se en mulighed for at tilføje medlemmer^{(Add members)} direkte fra ikonet Mere.)

1. I panelet Gruppeindstillinger^{(Group Settings)} , der vises til højre, skal du vælge Rediger gruppe^{(Edit group)} .

1. Vælg fanen Medlemmer^{(Members )} . 
2. Derfra kan du tilføje medlemmer eller slette dem fra gruppen ved at vælge X - ikonet ud for posten for den person, du vil fjerne.

1. Hvis du har tilføjet medlemmer til gruppen, skal du vælge knappen Tilføj^(Add) . Ellers skal du vælge Luk^(Close) .

En anden måde^(Way) at redigere kontaktgrupper^{(Edit Contact Groups)} i Outlook Online

Afhængigt af hvordan Outlook er konfigureret, kan du muligvis også redigere kontaktgrupper ved at følge disse trin:

1. Gå til sektionen Personer^{(People )} i Outlook (til højre for kalenderikonet^(Calendar) ). 

1. I venstre rude i sektionen Grupper^(Groups) skal du vælge Ejer^(Owner) for at få vist de grupper, du har oprettet.

1. Vælg^(Select) den gruppe, du vil redigere, fra listen.
2. Vælg Administrer gruppemedlemmer^{(Manage group members)} .

1. Derfra kan du tilføje medlemmer eller slette eksisterende medlemmer ved at vælge X'et^(X) ud for en post.

Sådan opretter du en kontaktgruppe^{(Contact Group)} i Outlooks skrivebordsapp^{(Desktop App)}

At oprette en kontaktgruppe i desktopversionen af ​​Outlook er endnu mere ligetil, end det er i onlineversionen.

1. Start Outlook, og vælg ikonet Personer^(People) i nederste venstre hjørne (hvor du skifter mellem e-mail, opgaver, personer og kalender).

1. Vælg derefter Ny kontaktgruppe^{(New Contact Group)} fra værktøjslinjen . (Hvis din organisation bruger Microsoft 365 , kan du muligvis også se knappen Ny gruppe^{(New Group)} . Til vores formål bruger vi Ny kontaktgruppe^{(New Contact Group)} til at lette gruppe-e-mails.)

1. Giv din kontaktgruppe et navn i vinduet Kontaktgruppe, der vises, og vælg derefter Tilføj medlemmer ^{(Contact Group)}og^{(Add Members)} vælg, hvor du vil hente dine nye medlemmer fra. Indstillinger kan omfatte Fra Outlook-kontakter^{(From Outlook Contacts)} , Fra adressebog^{(From Address Book)} eller Ny e-mail-kontakt^{(New Email Contact)} . 

1. En efter en, søg efter de personer, du vil føje til kontaktgruppen. Sørg^(Make) for, at deres post er fremhævet, og vælg knappen Medlemmer^(Members) (eller dobbeltklik på deres post) for at tilføje dem. Når du er færdig, skal du vælge OK .
2. Luk vinduet ud, og sørg for at svare Ja^(Yes) , hvis du bliver bedt om at gemme dine ændringer.
3. Nu, når du adresserer en ny e-mail, kan du skrive navnet på kontaktgruppen i feltet Til^(To) . Din kontaktgruppe vil blive tilføjet. Hvis du ønsker det, kan du udvide gruppelisten, og Outlook erstatter listen med dens medlemmer. Vær dog advaret om, at du ikke vil være i stand til at skjule listen igen.

Kontaktgrupper^(Contact) vises som poster i Outlook -adressebogen, så du kan finde dem i den alfabetiserede liste.

Sådan redigeres en kontaktgruppe^{(Contact Group)} i Outlooks desktop-app

Lad os nu redigere en eksisterende kontaktgruppe i desktopversionen af ​​Outlook .

1. Start Outlook, og vælg ikonet Personer^(People) i nederste venstre hjørne.
2. Find og vælg den gruppe, du vil redigere, på din kontaktliste.
3. Vælg Rediger^(Edit) i ruden til højre . Det vil bringe dig tilbage til, hvor du kan administrere gruppen ved at tilføje og/eller fjerne medlemmer.

Uanset om du bruger onlineversionen af ​​Outlook eller desktop-appen, er det bestemt værd at bruge et par minutter på at oprette Outlook - distributionslister, som du vil bruge gentagne gange. Du vil være glad for, at du gjorde det.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you usе Outlook to communicate with your colleagueѕ, you’ve prоbably wantеd to repeatedly email a specific group whose membership changes often. For example, you may need to emaіl all оf your customer sеrvіce reps eνery day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Sådan videresender du Outlook-e-mails til Gmail

• Sådan opretter du en rulleliste i Excel

• Sådan opretter du Microsoft Outlook-genveje til e-mail og opgaver

• Søg i Outlook-e-mail efter afsender, dato, nøgleord, størrelse og mere

• Flyt automatisk e-mails til mapper i Outlook ved hjælp af regler

• Sådan optager du en makro i Excel

• Eksporter kontakter fra Outlook, Outlook Express og Windows Live Mail

• 15 PowerPoint tips og tricks til at forbedre dine præsentationer

• Sådan forstår du hvad-hvis-analyse i Microsoft Excel

• Hvad er Microsoft MyAnalytics, og hvordan bruger man det?

• Sådan tilføjes sidehoveder og sidefødder i PowerPoint

• Ret Microsoft Outlook har stødt på en problemfejl

• Sådan tilføjes lydfortælling til en Powerpoint-præsentation

• Føj hurtigt en indholdsfortegnelse til et Word-dokument

• Sådan opretter du et rutediagram i Word og Excel

• Sådan tilføjer eller fjerner du kommentarer i Word

• Sådan laver du et hæfte i Word

• Microsoft Outlook reagerer ikke? 8 rettelser at prøve

• Sådan indstilles svar fra kontoret i Outlook

• Sådan bruger du brevfletning i Word til at oprette breve, etiketter og konvolutter