Brug af en rulleliste i Excel kan i høj grad reducere den tid, det kan tage at indtaste data i et regneark^{(enter data into a spreadsheet)} . Heldigvis er det meget nemt at oprette en rulleliste i Excel .

Der er et par metoder til at gøre dette, fra simple til avancerede. Du lærer alle måder at gøre det på i denne artikel.

Opret en rulleliste^{(Drop Down List)} i Excel : Simpel metode^(Method)

Den nemmeste måde at oprette en rulleliste i Excel er ved at indtaste listen manuelt. Dette er ideelt til situationer, hvor du kun har brug for en rulleliste i en enkelt celle, og du ikke behøver at opdatere den ofte.

For eksempel, hvis du sender folk en fil, hvor du ønsker, at de skal udfylde nogle felter, og et felt har en simpel liste over valg, er denne metode ideel.

For at oprette en rulleliste ved hjælp af den enkle metode:

1. Vælg den eller de celler, hvor du vil oprette din liste.

2. Vælg Data i menuen, og vælg Datavalidering^{(Data Validation)} på båndet.

3. Dette åbner et datavalideringsvindue^{(Data Validation)} . Vælg rullelisten under Tillad^(Allow) , og vælg Liste^(List) .

4. Dette giver dig mulighed for manuelt at indtaste de elementer, du ønsker på din liste. Indtast blot^(Just) hvert element i feltet Kilde^(Source) med hvert element adskilt af kommaer.

5. Vælg OK . Nu vil du se, at den celle, du valgte, har en dropdown-pil ved siden af. Når du vælger denne pil, vil du se alle de elementer, du har indtastet, inkluderet på denne liste.

Selvom dette er den hurtigste metode til at oprette en rulleliste i Excel , er det også den sværeste at vedligeholde. Ændring af listen kræver, at du går tilbage til valideringsindstillingerne og opdaterer feltet Kilde^(Source) .

Hvis du opretter mange af denne slags dropdown-lister i Excel , kan det kræve meget arbejde at ændre disse. Det er derfor, det er vigtigt kun at bruge denne metode til enkeltceller og til lister, som du ikke forventer at ændre.

Opret en rulleliste^{(Drop Down List)} i Excel : Brug af et område

Hvis du ønsker en mere fleksibel løsning, kan du trække elementer til din liste fra en række andre celler^{(a range of other cells)} i Excel.

At gøre dette:

1. Først^(First) skal du liste alle de elementer, du ønsker på din liste, i en hvilken som helst kolonne af celler. Du kan indtaste disse på det aktuelle regneark eller på et hvilket som helst andet ark.

2. Gentag processen ovenfor for at vælge cellen og åbne vinduet Datavalidering . ^{(Data Validation)}Indstil feltet Tillad^(Allow) til Liste^(List) . Denne gang, i stedet for at skrive noget i feltet Kilde^(Source) , skal du vælge pil op-ikonet til højre for dette felt. Dette er valgmuligheden for rækkevidde, der lader dig vælge det felt, hvor du vil trække dine listeelementer fra.

3. Du vil se datavalideringsvinduet^{(Data Validation)} kollapse, så du kan se hele arket. Træk musemarkøren ned i hele rækken af celler, der indeholder alle de listeelementer, du vil inkludere. Når du er færdig med at gøre dette, skal du vælge pil ned-ikonet til højre for valgfeltet. Dette udvider vinduet Datavalidering igen.^{(Data Validation)}

4. Du vil se, at det valgte område nu vises i feltet Kilde^(Source) . Vælg blot ^(Just)OK for at acceptere disse indstillinger.

5. Når du nu vælger dropdown-pilen til højre for den celle, du har konfigureret som en rulleliste, vil du se alle de elementer, der er inkluderet fra det område, du lige har valgt.

Det gode ved denne fremgangsmåde er, at du kan ændre et hvilket som helst af elementerne på listen ved blot at ændre en hvilken som helst celle i området. Enhver ændring, du foretager der, vil opdatere hver rulleliste, du har oprettet, hvor du valgte dette område som kilde.

Denne metode er bedst, når du vil formatere mange celler^{(format a lot of cells)} til en rullemenu ved hjælp af de samme listeelementer. Du kan få indholdet af et enkelt område til at styre elementerne for alle disse lister, og det er lige meget, hvor mange der er.

Tilføjelse af elementer til din liste

Ud over at ændre varer i dit udvalg for at opdatere dine lister, kan du også tilføje nye varer. Du vil ikke være i stand til at tilføje et element til slutningen af området, fordi dit områdevalg er begrænset af den første og sidste celle, du har valgt.

I stedet skal du indsætte en ny post et sted i midten af området. Excel opdaterer dynamisk dit områdevalg i datavalideringsindstillingerne for at inkludere det nye område, som du har øget med én celle.

At gøre dette:

1. Højreklik på en celle i dit kildeområde, og vælg Indsæt^(Insert) i rullemenuen.

2. Vælg Skift celler ned^{(Shift cells down)} i det lille valgvindue , og vælg OK . Dette vil flytte alle celler i området én ned, og indsætte en tom celle, hvor du har valgt.

3. Indtast det nye element, du vil tilføje, i den tomme celle, du lige har oprettet.

Nu, når du vælger pil ned-ikonet^{(down arrow icon)} til højre for rullelistens celle, du har oprettet, vil du se det nye element, du lige har tilføjet i området.

Dette er en nem måde at tilføje nye elementer til din dropdown-liste, men det kræver et par ekstra trin. Det er bestemt ikke nogen steder så simpelt som blot at tilføje et nyt element til slutningen af dit sortiment.

Hvis du gerne vil gøre det, skal du blot ændre, hvordan du har konfigureret datavalideringen^{(data validation)} til dit område. Du kan lære, hvordan du gør dette i næste afsnit.

Dynamisk tilføjelse af elementer^(Items) til din liste

For en mere bekvem måde at tilføje elementer til din dropdown-liste ved blot at skrive det nye element i slutningen af dit konfigurerede område, skal du bruge OFFSET- funktionen^(function) .

Med rullelisten valgt, vælg Data fra menuen og Datavalidering^{(Data Validation)} fra båndet.

I vinduet Datavalidering^{(Data Validation)} skal du ændre kilden til følgende:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Skift $E$1 og $E:$E i formlen^{(the formula)} for at bruge bogstavet i den kolonne, hvor du har indtastet din liste over elementer. Vælg OK^{(Select OK)} for at bekræfte denne nye datavalideringskonfiguration^{(Data Validation)} .

Sådan fungerer formlen:

0-argumenterne i OFFSET- funktionen fortæller, at den ikke skal anvende nogen offset på kolonner eller rækker.
Udgangen af COUNTA- funktionen fortæller OFFSET - funktionen højden af området.
Funktionen COUNTA tæller antallet af celler, der ikke er tomme i kolonnen, der indeholder dit område.

Nu, når du tilføjer en ny værdi til den kolonne, øges højdeparameteren for OFFSET - funktionen med én, og OFFSET- funktionen returnerer hele området, opdateret til at inkludere din nye post.

For at se dette i aktion skal du blot tilføje en ny post til dit udvalg af varer. Vælg dropdown-pilen til højre for din dropdown-celle, og du vil se din nye post vises i dropdown-listen.

Husk, at du muligvis skal bruge rullepanelet til højre, hvis din liste over elementer er lang.

Fjernelse af en rulleliste i Excel

Til sidst, hvis du nogensinde vil fjerne rullemenuen fra en af de celler, hvor du har konfigureret dette, skal du bare vælge den celle og åbne vinduet Datavalidering igen.^{(Data Validation)}

Skift rullemenuen Tillad til ^(Allow)Enhver værdi,^{(Any value)} og vælg OK .

Når du har ændret denne indstilling, vil du se, at cellen vender tilbage til normal.

Oprettelse af rullelister i Excel

Det er nemt at oprette en rulleliste i Excel , og du har masser af muligheder at vælge imellem. Den metode, du vælger, afhænger kun af, hvor mange celler du planlægger at aktivere med en liste over elementer, og hvor fleksibel du ønsker, at listen over elementer skal være. Hvis du planlægger at ændre listeelementerne ofte, så brug bestemt den dynamiske tilgang.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Exсel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Katharina Danielsson

About the author

Jeg er professionel software reviewer med over 10 års erfaring. Jeg har skrevet og anmeldt mange forskellige typer software, inklusive men ikke begrænset til: Microsoft Office (Office 2007, 2010, 2013), Android-apps og trådløse netværk. Mine kompetencer ligger i at give objektive og detaljerede anmeldelser af programmer/applikationer, som andre kan bruge som referencemateriale eller til eget arbejde. Jeg er også ekspert i MS office-produkter og har tips til, hvordan du bruger dem effektivt og effektivt.

Sådan opretter du en rulleliste i Excel

Opret en rulleliste^{(Drop Down List)} i Excel : Simpel metode^(Method)