Rullelister i Excel er kraftfulde værktøjer. De lader dig give brugerne en rullepil, der, når den er valgt, giver dem en liste over valgmuligheder.

Dette kan reducere dataindtastningsfejl, fordi det undgår, at brugere skal indtaste svar direkte. Excel lader dig endda trække elementerne til disse rullelister fra en række celler.

Det stopper dog ikke der. Ved at bruge nogle kreative måder til at konfigurere datavalidering for rullemenuer, kan du endda oprette flere sammenkædede rullelister, hvor de elementer, der er tilgængelige på en anden liste,^{(available in a second list)} afhænger af den sektion, brugeren lavede på den første liste.

Hvad er flere sammenkædede^(Linked) drop-down lister gode^(Good) til?

Overvej, at de fleste formularer online udfylder sekundære rullelister baseret på, hvad du svarer i rullelisten før den. Det betyder, at du kan gøre dine Excel -dataark lige så avancerede som onlineformularer. Det vil ændre sig selv baseret på brugerens svar. 

Lad os f.eks. sige, at du bruger et Excel - regneark til at indsamle computeroplysninger fra dine brugere, der har brug for computerreparationer^{(computer repairs)} . 

Indgangsmulighederne kan se sådan ud:

• Computerdel^{(Computer Part)} : Skærm, mus^(Mouse) , tastatur^(Keyboard) , basissystem^{(Base System)}
• Del type:
  • Skærm^(Monitor) : glas, hus^(Housing) , netledning^{(Power Cord)} , intern elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Mus^(Mouse) : Hjul, LED-lys^{(LED Light)} , ledning^(Cord) , knapper^(Buttons) , kabinet
  • Tastatur^(Keyboard) : nøgler, hus^(Housing) , membran^(Membrane) , ledning^(Cord) , intern elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Basissystem^{(Base System)} : kabinet, knapper^(Buttons) , porte^(Ports) , strøm^(Power) , intern elektronik^{(Internal Electronics)} , operativsystem^{(Operating System)}

Som du kan se fra dette træ, afhænger den information, der skal være tilgængelig at vælge for "Deltype", af hvilken computerdel^{(Computer Part)} brugeren vælger i den første rulleliste.

I dette eksempel kan dit regneark begynde at se sådan her ud:

Hvis du opretter flere, sammenkædede rullelister, kan du bruge punktet valgt fra rullelisten i B1 til at køre indholdet af rullelisten i B2.

Lad os tage et kig på, hvordan du kan konfigurere dette. Du er også velkommen til at downloade vores eksempel Excel -ark med eksemplet nedenfor.

Opret dit kildeark på rullelisten^{(List Source Sheet)}

Den reneste måde at konfigurere noget som dette på er at oprette en ny fane i Excel , hvor du kan konfigurere alle dine rullelisteelementer.

For at opsætte disse linkede rullelister skal du oprette en tabel, hvor overskriften øverst er alle de computerdele, du vil inkludere i den første rulleliste. Angiv derefter alle de elementer (deltyper), der skal gå under den pågældende overskrift.

Dernæst skal du vælge og navngive hvert område, så når du opsætter datavalidering^{(Data Validation)} senere, vil du være i stand til at vælge det rigtige.

For at gøre dette skal du vælge alle elementerne under hver kolonne og navngive det valgte område på samme måde som overskriften. For at navngive en tabel skal du blot skrive navnet i feltet over "A"-kolonnen.

Vælg f.eks. cellerne A2 til A5 , og navngiv dette område "Monitor".

Gentag denne proces, indtil du har alle områderne navngivet korrekt. 

En alternativ måde at gøre dette på er at bruge Excels funktion Opret^(Create) fra udvalg^(Selection) . Dette lader dig navngive alle områder som den manuelle proces ovenfor, men med et enkelt klik.

For at gøre dette skal du blot vælge alle områderne i det andet ark, du oprettede. Vælg derefter Formler^(Formulas) i menuen, og vælg Opret fra udvalg^{(Create from Selection)} på båndet.

Et pop op-vindue vises. Sørg for, at kun øverste række^{(Top row)} er valgt, og vælg derefter OK .

Dette vil bruge overskriftsværdierne i den øverste række til at navngive hvert af områderne under det. 

Opsæt din første rulleliste

Nu er det tid til at konfigurere dine flere sammenkædede rullelister. At gøre dette:

1. Tilbage på det første ark, vælg den tomme celle til højre for den første etiket. Vælg derefter Data i menuen, og vælg Datavalidering^{(Data Validation)} på båndet.

2. Vælg Liste^(List) under Tillad i vinduet ^(Allow)Datavalidering^{(Data Validation)} , der åbnes, og vælg pil op-ikonet under Kilde^(Source) . Dette vil lade dig vælge det celleområde, du vil bruge som kilde til denne rulleliste.

3. Vælg det andet ark, hvor du opsætter rullelistens kildedata, og vælg derefter kun overskriftsfelterne. Disse vil blive brugt til at udfylde den første rulleliste i den celle, du har valgt.

4. Vælg pil ned i valgvinduet for at udvide vinduet Datavalidering^{(Data Validation)} . Du vil nu se det område, du har valgt, vist i feltet Kilde^(Source) . Vælg OK for at afslutte.

5. Nu, tilbage på hovedarket, vil du bemærke, at den første rulleliste indeholder hvert af overskriftsfelterne fra det andet ark.

Nu hvor din første rulleliste er færdig, er det tid til at oprette din næste, linkede rulleliste.

Opsæt din første rulleliste

Vælg den anden celle, som du vil indlæse listeelementer for afhængigt af, hvad der er valgt i den første celle.

Gentag processen ovenfor for at åbne vinduet Datavalidering . ^{(Data Validation)}Vælg Liste^(List) i rullemenuen Tillad . ^(Allow)Kildefeltet er det, der trækker listeelementer^(Source) ind afhængigt af, hvad der er valgt i den første rulleliste.

For at gøre dette skal du indtaste følgende formel:

=INDIRECT($B$1)

Hvordan virker den INDIREKTE^(INDIRECT) funktionen?

Denne funktion returnerer en gyldig Excel- reference (i dette tilfælde til et område) fra en tekststreng. I dette tilfælde er tekststrengen navnet på det område, der sendes af den første celle ($B$1). Så INDIRECT tager navnet på området og giver derefter rullemenuen datavalidering med det korrekte område, der er knyttet til det navn.

Bemærk^(Note) : Hvis du konfigurerer datavalideringen for denne anden rullemenu uden at vælge en værdi fra den første rullemenu, vil du se en fejlmeddelelse. Du kan vælge Ja^(Yes) for at ignorere fejlen og fortsætte.

Test nu dine nye flere, linkede rullelister. Brug den første rullemenu til at vælge en af ​​computerdelene. Når du vælger den anden rullemenu, bør du se de relevante listeelementer for den pågældende computerdel. Det var deltyperne i kolonnen på det andet ark^{(on the second sheet)} , som du udfyldte for den del.

Brug af flere sammenkædede^{(Multiple Linked)} drop-down lister i Excel

Som du kan se, er dette en meget cool måde at gøre dine regneark meget mere dynamiske på. Ved at udfylde efterfølgende rullelister som svar på, hvad brugerne vælger i andre celler^{(select in other cells)} , kan du gøre dine regneark langt mere lydhøre over for brugerne, og dataene langt mere nyttige.

Leg med tipsene ovenfor og se, hvilken slags interessante linkede rullelister du kan oprette i dine regneark. Del^(Share) nogle af dine egne interessante tips i kommentarfeltet nedenfor.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They lеt you prоνide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a lіst of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Sådan indsætter du hurtigt flere rækker i Excel

• Sådan flettes data i flere Excel-filer

• Sådan slettes tomme linjer i Excel

• Sådan bruger du Excels Tal Cells-funktion

• Sådan indsætter du et Excel-regneark i et Word-dokument

• En avanceret VBA-vejledning til MS Excel

• 4 måder at bruge et flueben i Excel

• Sådan flyttes kolonner i Excel

• Sådan flettes flere Word-dokumenter sammen

• Sådan bruger du absolutte referencer i Excel

• 2 måder at bruge Excels transponeringsfunktion

• Google Sheets vs Microsoft Excel – Hvad er forskellene?

• Sådan deler du en Excel-fil for nemt at samarbejde

• Hvad er et VBA-array i Excel, og hvordan programmeres et

• Sådan flettes celler, kolonner og rækker i Excel

• Skriv hurtigt tal i Word og Excel

• Brug tastaturet til at ændre rækkehøjde og kolonnebredde i Excel

• Sådan bruges PMT-funktionen i Excel

• Brug dynamiske områdenavne i Excel til fleksible dropdowns

• Sådan bruges If og Nested If-sætninger i Excel