I dit professionelle liv er e-mail sandsynligvis et af de vigtigste kommunikationsmidler. Du gør det på daglig basis, og hvis du er noget som mig, drukner du i det.

Selvfølgelig kan du dedikere en bestemt time eller to om dagen specifikt til at administrere din e-mail. Men hvis du bruger 10 minutter eller længere på hvert svar, vil e-mail snart overtage hele din dag – og at slå Gmail - meddelelser fra vil ikke redde dig.

Derfor er det vigtigt at lære at skrive professionelle e-mails, der får svar OG^(AND) ikke tager længere tid end et par minutter at skrive. Heldigvis behøver du i dag ikke at være en stor forfatter eller en produktivitetsguru for at opnå det. Det handler om at finde den rigtige strategi og et sæt værktøjer dertil. 

Konfigurer e-mailskabeloner (standardsvar)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

At oprette e-mail-skabeloner er en fantastisk måde at spare tid på for dem, der ofte får de samme spørgsmål eller kommentarer via e-mail. Brug en dag på at konfigurere standardsvar, og du behøver ikke længere at skrive de samme svar ti gange om dagen. Både Gmail og Outlook har denne funktion, som hjælper dig med at spare tid og automatisere din e-mail gratis. 

Sådan opsætter du professionelle e-mailskabeloner i Gmail med blot et par klik:

• Når du er logget ind på din konto, skal du klikke på tandhjulsikonet og vælge Indstillinger^(Settings) .
• Gå derefter til Avanceret^(Advanced) , og klik på Aktiver^(Enable) ud for indstillingen Skabeloner^(Templates) . Rul^(Scroll) ned til bunden af ​​siden for at gemme ændringerne.

• Nu kan du begynde at arbejde på dine egne e-mailskabeloner. Indtast den tekst, du vil gemme i en ny e-mail. Klik derefter på tre lodrette prikker nederst til højre, og vælg Skabeloner^(Templates) for at gemme dit udkast som skabelon. 

Du kan oprette skabeloner til svar, der indeholder lange afsnit samt hurtige svar på 2-3 sætninger. Du vil blive overrasket over, hvor meget tid de vil spare dig i fremtiden. 

Netværks-e-mails^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Hvis dit problem ikke er at bruge e-mail-skabelonerne, men at oprette dem, så giv netværks-e-mails^{(Networking Emails)} en chance. Det er et webværktøj med snesevis af e-mailskabeloner, der kan hjælpe dig med at udvide dit professionelle netværk. 

Netværks-e- mails^{(Networking Emails)} er skabt af Resume Worded og er en fantastisk ressource til at optimere din kommunikation. Nogle eksempler på de skabeloner, de tilbyder, inkluderer kolde/varme introduktioner, opfølgning med en ikke-responderer og endda skrivning af takkebreve. 

Hver skabelon kommer også med nyttige tips og forslag, der yderligere kan forbedre din kommunikation med modtageren. 

Du kan bruge søgeknappen eller gennemse listen for at finde den rigtige e-mail. Så er der kun tilbage at kopiere og indsætte det i din beskedboks og ændre nogle få detaljer. 

Ordtæller Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Hvis du er en person, der skriver mere end 10 e-mails om dagen, er det vigtigt at holde nogle af dem korte og søde. Så hvis du ofte ender med e-mails, der er alt for lange, kan du overveje at bruge et ordtællerværktøj til at stoppe dig selv. En Chrome - udvidelse Word Counter Plus kan gøre arbejdet for dig. 

Fremhæv^(Highlight) teksten i din e-mail, og få det antal ord og tegn, du har brugt med et enkelt klik. Derefter kan du fortsætte med enten at fortsætte med at skrive din e-mail eller afslutte den, før den bliver en todelt. 

Draft Map

Du kan finde mange gode værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre og dermed skære ned på den tid, du bruger på at læse korrektur og omskrive dine e-mails. DraftMap er en af ​​dem. Tænk Grammarly eller Hemingway , plus det tjekker også for unødvendig ordgentagelse og hjælper dig med at holde fast i én skrivestil. 

Denne Chrome -udvidelse giver dig forslag i realtid til din skrivning, der er farvekodet. Det vil hjælpe dig med at undgå at bruge passiv stemme, tastefejl, klichéer, samt råd om din e-mails læsbarhed. Alle forslag er baseret på Ernest Hemingways skriveregler. DraftMap er især praktisk, da alle processer sker lige inde i din e-mail-sammensætningsboks.

Bare rolig, hvis du stadig har fremhævede ord, efter du er færdig med at redigere din e-mail. Modtageren kan ikke se farverne, forslagene er kun synlige for dig. 

Din e-mail kunne være bedre^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Din e-mail kunne være bedre^(Better) er et onlineværktøj designet til at reducere den tid, du bruger på at administrere e-mails, ved at uddanne alle om de bedste e-mail-praksis. 

Når du skriver en professionel e-mail, følger du visse regler. Som at sørge for, at dit budskab har en klar emnelinje eller udelade unødvendige vedhæftede filer. Du vil blive overrasket over, hvor ofte folk bryder disse regler, hvilket i sidste ende resulterer i, at begge parter bruger mere tid og kræfter. 

Din e-mail kunne være bedre^{(Your Email Could Be Better)} har en liste over 10 almindelige fejl. Hvert af punkterne kommer med en forklaring og eksempler på, hvordan du kan forbedre din e-mail. Dette kan være nyttigt, hvis du gerne vil fortælle dine kolleger om disse regler, men ikke ved, hvordan du gør det. Du kan enten bruge dine egne ord eller sende dem et link til Din e-mail kunne være bedre^{(Your Email Could Be Better)} for at illustrere din pointe. 

Vi ville alle ønske, at vores e-mail blev fuldstændig automatiseret og slet ikke krævede nogen opmærksomhed. Selvom det ikke ligefrem er muligt i dag, hjælper hver eneste lille smule. Uanset om det drejer sig om at skære ned på din e-maillængde eller tidsindstille dig selv, når du skriver, vil du bemærke dine første forbedringer, når du først har etableret nogle regler. 

Hvis du bare ikke kan stoppe med at skrive lange tidskrævende e-mails, er det måske på tide at opgive e-mail helt. Prøv i stedet at bruge din Customer Relationship Manager ( CRM ) eller Slack til at udveksle beskeder med dine kolleger . Om ikke andet, vil det hjælpe dig med at bruge mindre tid på e-mail. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your profeѕsional life email is probably one of the most imрortant means of communication. You do it on a daily basis and if you’re anуthing like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Sådan rettes en diskskrivningsfejl i Steam

• Sådan planlægger du e-mails, der skal sendes senere

• Sådan forhindrer du spam-e-mails i at nå din indbakke

• 3 måder at tage et billede eller en video på en Chromebook

• Sådan registrerer du computer- og e-mail-overvågnings- eller spioneringssoftware

• Hvad er Uber Passenger Rating, og hvordan man tjekker det

• Sådan bruges Discord Spoiler-tags

• Sådan finder du fødselsdage på Facebook

• Sådan gør du enhver kablet printer trådløs på 6 forskellige måder

• Bedste kameraindstillinger til portrætter

• 4 måder at finde de bedste internetmuligheder (ISP'er) i dit område

• Sådan muter du nogen på Discord

• Kan du ikke planlægge en Uber på forhånd? Her er hvad du skal gøre

• Sådan søger du Facebook-venner efter placering, job eller skole

• Sådan gør du Spotify højere og lyder bedre

• Sådan rettes en Steam "afventende transaktion"-fejl

• Sådan caster du til Roku TV fra pc eller mobil

• Sådan opretter du en gennemsigtig baggrund i GIMP

• Hvad betyder BCC og CC? Forstå Basic Email Lingo

• Kan du ændre dit Twitch-navn? Ja, men vær forsigtig