Leder^(Are) du efter en måde at spore ændringer foretaget i et Excel -regneark? Der er mange tilfælde, hvor du skal distribuere en fil til flere personer og holde styr på, hvilke ændringer der blev foretaget. Du vil måske spore, hvornår ændringen blev foretaget, hvem der lavede ændringen, hvilken celle ændringen fandt sted i, og hvilke data der blev ændret.

Excel har indbyggede sporingsfunktioner, der kan håndtere alle ovenstående sager. Du kan nemt gennemgå alle ændringerne direkte på arbejdsarket, og du kan også acceptere eller afvise hver ændring. Der er et par punkter at huske om sporingsfunktionerne i Excel :

1. Aktivering af sporing betyder ikke, at du kan vende regnearket tilbage i tiden til en tidligere tilstand ved at fortryde ændringerne. Det er dybest set en logfil, der registrerer alt, og det er det. Du kan manuelt gå og se, hvilke data der blev slettet eller tilføjet, men du skal selv foretage ændringerne i regnearket.

2. At slå sporing til betyder ikke, at hver eneste ændring, du foretager, bliver registreret. Alle data, der er gemt i en celle, spores, men andre ændringer som formatering er det ikke. Andre ændringer, der ikke spores, omfatter skjulning/fremvisning af rækker og kolonner, kommentarer og celleværdier, der ændres på grund af en formelgenberegning.

3. Ændringshistorik^(Change) opbevares som standard kun i 30 dage. Hvis du foretager ændringer i et Excel -regneark og derefter åbner projektmappen igen 45 dage senere, vil du kunne se ændringshistorikken for alle 45 dage, indtil du lukker projektmappen. Når du lukker den, vil enhver ændringshistorik, der er ældre end 30 dage, være væk. Det betyder, at næste gang du åbner det, vil du ikke kunne se den ændring, du havde foretaget 45 dage tidligere.

4. Når du slår sporing til, bliver projektmappen en delt projektmappe. Det betyder, at flere brugere vil foretage ændringer i dokumentet.

Nu hvor du ved noget grundlæggende om, hvordan sporing fungerer i Excel , lad os tale om, hvordan du aktiverer det, ændrer indstillinger og holder styr på ændringer!

Aktivering af sporing

Lad os gå videre og slå sporing til først. Åbn Excel , og klik på fanen Gennemse^(Review)  på båndet. Yderst til højre bør du se en mulighed kaldet Spor ændringer ^{(Track Changes )} under sektionen Ændringer^(Changes) .

Klik på knappen og vælg  Fremhæv ændringer^{(Highlight Changes)} . Du får en dialogboks, hvor du nu skal markere indstillingen "Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Du har flere muligheder her, herunder  Hvornår^(When) , Hvem^(Who) og Hvor^(Where) . For When betyder Alle^(All) , at hver ændring vil blive fremhævet. Du har også mulighed for at fremhæve ændringer fra sidste gang du gemte dokumentet, siden en bestemt dato, eller ændringer som endnu ikke er blevet gennemgået.

Hvis du markerer  Hvem^(Who) , kan du vælge at spore ændringer foretaget af nogen eller ændringer foretaget af alle undtagen dig. Indstillingen Hvor^(Where)  giver dig mulighed for kun at spore ændringer for en bestemt del af regnearket. Bare^(Just) klik på knappen til højre og vælg det celleområde, du vil holde styr på.

Endelig kan du fjerne markeringen i indstillingen Fremhæv ændringer på skærmen^{(Highlight changes on screen)} , hvis du ikke ønsker, at andre skal vide, at du sporer ændringer. Som standard, når du begynder at spore, og denne mulighed er valgt, vil enhver ændret celle vise en lille pil øverst til venstre for at angive, at den blev ændret.

Hvis du også klikker på en ændret celle (med Fremhæv ændringer på skærmen^{(Highlight changes on screen)} slået til), får du et lille popup-vindue, der viser, hvad værdien blev ændret fra og ændret til og på hvilket tidspunkt. Hvis du fravælger indstillingen Fremhæv^(Highlight) ændringer på skærmen, vises den lille sorte trekant ikke.

Så det, du for eksempel kan gøre, er at skjule ændringerne på skærmen ved ikke at markere feltet, sende din fil ud til alle, der skal lave ændringer i den, og når du får den tilbage, skal du bare gå til Track Changes og kontrollere igen kassen.

Konfigurer sporing

Det næste trin er at tage et kig på indstillingerne for sporing og justere dem, så de passer til dine behov. For at gøre dette skal du klikke på knappen Del projektmappe^{(Share Workbook)} , der er direkte til venstre for knappen Spor ændringer^{(Track Changes)} . Klik på fanen Avanceret^(Advanced) , når dialogboksen Del projektmappe^{(Share Workbook)} dukker op.

Her kan du ændre antallet af dage for at opbevare ændringshistorik til andet end 30 dage. Som standard opdateres ændringer, når filen gemmes, men du kan gøre det, så det automatisk sker med få minutters mellemrum. Til sidst kan du vælge, hvordan du vil håndtere konflikter: enten ved at blive spurgt eller blot lade den sidste ændring, når du gemmer filen, vinde.

Visning af ændringer

Når du har aktiveret sporing og lavet et par ændringer, kan du klikke på knappen Spor ændringer^{(Track Changes)} igen, klikke på Fremhæv ændringer^{(Highlight Changes)} , og du vil bemærke, at boksen Listeændringer på et nyt ark^{( List changes on a new sheet)} ikke længere er nedtonet.

Tjek det, og klik på OK. Et^{(OK. A)} nyt regneark kaldet Historik^(History) vil blive tilføjet, som giver dig mulighed for at se alle de ændringer, der er foretaget i den pågældende projektmappe.

På et tidspunkt skal du enten godkende eller afvise ændringerne. Du kan gennemgå alle ændringerne og derefter vælge, hvilke du vil beholde eller kassere.

Du skal blot klikke på Spor ændringer^{(Track Changes)} igen og vælge Accept/Reject Changes . Vælg mulighederne for at vælge, hvilke ændringer du vil acceptere eller afvise. Hvis du vil gennemgå alle ændringer, skal du bare lade Når^(When) markeret og sørge for, at den er indstillet til Ikke^{(Not Reviewed)} gennemgået .

Klik på OK^{(Click OK)} , og Excel vil begynde at vise dig hver ændring, der blev foretaget, og give dig mulighed for at acceptere^(Accept) eller afvise^(Reject) . Du kan også acceptere alle^{(Accept All)} eller afvise alle^{(Reject All)} ændringer, hvis du vil.

Hvis du afviser en ændring, vil den straks vende tilbage til det, der oprindeligt var i den pågældende celle. Det er værd at bemærke, at hvis en anden celle refererer til indholdet af den afviste celle, vil den værdi også ændre sig, når den refererede celleværdi vender tilbage. Dette kan få formler til at bryde osv., så vær forsigtig.

Det er det! Nu kan du nemt spore eventuelle ændringer i dit Excel -regneark ved at bruge denne indbyggede funktion. Hvis du har spørgsmål, så skriv en kommentar. God fornøjelse!

How to Track Changes in Excel

Are yoυ looking for a way to track changes made to an Exсel spreadѕheet? There are many cаses where you have tо distribute a file to multiple peоple and keep track of what changes were made. You might want to track when the change was made, who made thе change, what cell the change occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Tilføj en lineær regressionstendenslinje til et Excel-spredningsplot

• Sådan laver du et histogram i Excel

• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode sikkert

• Sådan opretter du et rutediagram i Word og Excel

• Sådan opretter du etiketter i Word fra et Excel-regneark

• Sådan finder og beregner du rækkevidde i Excel

• Link celler mellem ark og projektmapper i Excel

• Sådan filtreres data i Excel

• Microsoft Excel Basics Tutorial – Lær at bruge Excel

• Hvordan man beregner varians i Excel

• Sådan bruger du Sparklines i Excel

• Sådan sikkerhedskopieres et Word-dokument automatisk til OneDrive

• Sådan forstår du hvad-hvis-analyse i Microsoft Excel

• Indsæt et Excel-regneark i et Word-dokument

• Autotilpas kolonnebredder og rækkehøjder i Excel

• Brug Excel Mobiles nye "Indsæt data fra billede"-funktion

• Sådan tilføjer du kommentarer til en Excel-regnearkcelle

• Sådan spores ændringer i Word (online, mobil og desktop)

• Sådan opretter du en rulleliste i Excel

• Sådan tilføjes og udskrives Excel-baggrundsbilleder