Todoist GTD-tip til at øge din produktivitet

Uanset om du er en erfaren Getting Things Done GTD - ekspert, eller du lige er begyndt at lære om GTD - processen, er Todoist langt den bedste opgaveliste-app til at understøtte din GTD - arbejdsgang.

Hvorfor er det? Der er mange grunde, der har at gøre med dets funktioner, layout og det faktum, at standardfunktionaliteten naturligvis understøtter GTD- strukturen, som du vil bygge inde i den.

Selvom du aldrig har hørt om GTD , vil følgende indeholde grundlæggende GTD- tip til at komme i gang, og hvordan du kan bruge Todoist til at gøre det.

Bemærk(Note) : Den nøjagtige version af GTD , der bruges i denne artikel, er bygget på principperne udgivet af Carl Pullein og hans Your Digital Life 3.0 Online-klasse(Your Digital Life 3.0 Online class) (som jeg stærkt anbefaler). Denne artikel tilbyder kun, hvordan du bruger Todoist som en del af dette system. Der er mange detaljer, vi ikke har plads til at inkludere i denne artikel.

Hvad er at få ting gjort (GTD)?

At få ting gjort(Things Done) principper har eksisteret i et stykke tid. Der er ingen faste værktøjer eller apps, du skal bruge, men de grundlæggende kerneprincipper omkring enhver tilgang er stort set de samme.

GTD hjælper med at tømme dit sind for alt, hvad der svømmer rundt i det hele dagen. Dette frigør din hjerne til virkelig at fokusere på opgaven foran dig, i stedet for konstant at blive distraheret.

Det virker ved at give dig en række trin, som du arbejder igennem hver uge for at forblive organiseret. Disse trin omfatter:

  • Indfanger(Capturing) enhver idé, opgave, handling eller aftale, der kommer. Du kan være midt i et møde, og din chef giver dig et handlingspunkt. Du kan gå i parken, og du får en god idé til en bog, du vil skrive. Det er lige meget hvornår, hvor eller hvordan - når du tænker på noget, du skal gøre, vil du fange det i din "Indbakke".
  • Tydeliggør(Clarifying) disse ideer ved at opdele dem i opgaver, tildele dem en prioritet og give dem en forfaldsdato, hvis du snart er klar til at arbejde på dem.
  • Organiser(Organizing) opgaverne ved at lægge dem i en bøtte, som du kommer til til sidst, baseret på prioritet. Hvis du snart planlægger at arbejde på opgaven, vil du også tilføje den til din kalender (og Todoist kan hjælpe dig med at automatisere det).
  • Gennemgå(Reviewing) hver "spand" og flytte alle de organiserede ideer op ad stigen, indtil de mest presserende når ind i din kalender og din fokustid.
  • At engagere(Engaging) din fulde opmærksomhed på de opgaver, der endelig har gjort det foran dig, på de tidspunkter, du har planlagt.

Ikke alene hjælper GTD dig med at blive mere produktiv og organiseret, men det kan også hjælpe dig med at komme til Inbox Zero (ikke flere e-mails i din indbakke), fordi du aldrig vil udsætte(never procrastinate) dine indgående e-mails. Du vil behandle alt med det samme ved at bruge GTD -systemet ovenfor.

Sådan bygger du en Todoist GTD-struktur(Todoist GTD Structure)

Nu hvor du kender de grundlæggende principper for GTD , lad os se nærmere på, hvordan Todoist kan hjælpe.

Den første ting, du vil gøre, er at oprette en ny overordnet projektstruktur i Todoist , der indeholder alle buckets til at organisere dine forskellige indgående opgaver.

Disse spande (overordnede mapper) inkluderer:

  • Indbakke(Inbox) : Det er her alle de indkommende ideer kommer ind. Når du får en e-mail, der kræver en handling, lægger du handlingen her og arkiverer e-mailen med det samme. Hvis du modtager et handlingspunkt i et møde, lægger du det handlingspunkt ind her. Alt, hvad du skal handle på, går direkte i din indbakke(Inbox) .

Bemærk(Note) : Todoist har en standardindbakkesektion ,(Inbox) så du behøver ikke oprette denne manuelt.

De næste par projektmapper, du vil oprette, er, hvor du flytter elementer ind under dine daglige afklarings-(Clarifying) og organiseringssessioner(Organizing) sidst på dagen . Disse omfatter:

  • Denne uge(This Week) : Elementer, du vil arbejde på med det samme, i løbet af den aktuelle uge, vil indgå i dette projekt. Når du lægger dem her, tildeler du også en forfaldsdato. Hvis du integrerer Todoist med din kalender, vil Todoist automatisk tilføje den til din kalender for dig.
  • Næste uge(Next Week) : Genstande fra din indbakke, som du gerne vil gøre snart, men som ikke er så hastende, at du skal få dem gjort i denne uge, vil indgå i dit næste uges(Week) projekt. Der kræves ingen forfaldsdato.
  • Denne måned(This Month) : Elementer, som du vil lave ret hurtigt, men kan vente en uge eller to, vil gå ind i dette projekt. Vedhæft heller ikke en forfaldsdato her.
  • Næste måned(Next Month) : Opgaver, som du vil udføre til sidst, men som du ved kan vente et stykke tid, vil gå ind i mappen Næste måned(Month) uden en forfaldsdato.

Der er yderligere to projekter, du skal oprette til specielle opgaver. 

  • Tilbagevendende fokusområder(Recurring Areas of Focus) : Dette er ting, du skal gøre regelmæssigt i forbindelse med mål, der er vigtige for dig, som at tage et onlinekursus hver måned.
  • Rutiner(Routines) : Det er opgaver, der måske ikke er relateret til dine mål, men som du skal udføre hver uge, som motion eller klubmøder.

Opbygning af tilbagevendende opgaver

Du skal helt sikkert have en masse ting, du skal gøre hver dag eller hver uge. Få dem ud af dit sind ved at tilføje dem til dit tilbagevendende fokusområder-(Recurring Areas of Focus) projekt (hvis de er relateret til mål, der er vigtige for dig).

Det anbefales også, at du medtager tilbagevendende fokusområder(Areas) som et underprojekt til denne (Focus)uge(Week) .

Eventuelle tilbagevendende opgaver, der bare er en del af dit liv, men som ikke rigtig driver dit livs mål, skal du tilføje dem til Rutines(Routines) - projektet.

Husk(Remember) at tilføje forfaldsdatoer til alle disse og marker dem som tilbagevendende. På denne måde dukker de automatisk op i dine Today og Upcoming Todoist-sektioner, uden at du behøver at gøre noget.

Brug af din indbakke

I løbet af ugen, når der dukker nye problemer op, som du skal håndtere, skal du bare smide dem i din Todoist- indbakke(Inbox)

På denne måde undgår du at blive distraheret, og du ved, at du ikke glemmer at håndtere disse opgaver senere, når du har tid.

Hver uge på samme tid vil du afsætte omkring 20 til 30 minutter til at behandle din indbakke(Inbox) . I løbet af denne tid skal du bare arbejde igennem én ad gangen og beslutte, hvor vigtigt det er at udføre denne opgave, og inden for hvilken tidsramme.

For eksempel ved jeg, at jeg gerne vil ordne dækket til sidst, men det er stadig vinter(Winter) . Så jeg flytter den opgave til Long Term / On Hold

Dernæst ved jeg, at jeg skal have mit årlige lægetjek, men jeg har travlt i denne måned, og det er lige meget, om jeg venter til næste måned med at planlægge det. Så jeg flytter det til Next Month- projektet.

Endelig ved jeg, at jeg ønsker at få lavet en Online-Tech-Tips.com-artikel i denne uge. Så jeg tildeler en dag og et tidspunkt i løbet af ugen, som jeg ønsker at få det gjort.

Flyt derefter denne opgave til This Week- projektet.

Jeg var i stand til at behandle disse tre elementer, som jeg føjede til min indbakke(Inbox) i løbet af dagen på cirka fem minutter. 

Jeg ved, at jeg ikke vil glemme dem, fordi de nu er i mit organiserede ToDoist GTD -system. Alt er tildelt for ugen, og jeg skal egentlig ikke tænke på andet end at arbejde hårdt på hver opgave, når den kommer op i min kalender(up on my calendar) .

Styring i denne uge

Når du når slutningen af ​​hver uge, vil du bemærke, at dit This Week- projekt til sidst vil tømmes for aktive elementer.

Indstil(Set) et tidspunkt hver uge (typisk sidst på dagen fredag(Friday) ​​, eller et tidspunkt i weekenden), for at flytte opgaver fra Next Week- projektet til dit This Week- projekt. Tildel(Assign) forfaldsdatoer, når du gør dette.

Gentag dette for emner i mapperne Denne måned(Month) , Næste måned(Next Month) og Long Term /venteposition .(Hold)

Husk(Remember) : Du behøver ikke flytte varen, hvis den stadig ikke føles presserende. Du kan også slette opgaver, som du har besluttet ikke længere betyder noget for dig.

Husk at holde fokus

Her er det vigtigste princip, der samler det hele og får GTD -systemet til at fungere.

Fordi du kun bruger små blokke af tid på at behandle alle de ideer og opgaver, der bliver smidt ind i din indbakke(Inbox) , sidder du tilbage med resten af ​​den tid, du har tildelt i din kalender, for rent faktisk at få arbejdet gjort.

Det betyder, at du kun skal bruge dine områder i dag og kommende(Upcoming) i Todoist i løbet af dagen (sammen med din kalender(Calendar) ) og arbejde dig igennem dagen for at afslutte og krydse disse opgaver af.

Du ved, at du kun har tildelt opgaver, du kan få udført på én dag, fordi Todoist automatisk føjede dem til din kalender. Hvis din dag er fuld, kan du ikke tildele flere. Når din uge er fuld, kan du ikke flytte noget andet ind i This Week- projektet.

GTD virker, fordi det får rodet ud af dit hoved og ind i "systemet". Det frigør dine tanker, så du kan fokusere dit sind på den aktuelle opgave - og få tingene gjort(Get Things Done) .



About the author

Jeg er en computerprogrammør med speciale i MacOS-softwareudvikling. Jeg bruger mine evner til at skrive professionelle anmeldelser og give tips til, hvordan du kan forbedre dine programmeringsevner på Mac. Jeg har også en hjemmeside, der tilbyder detaljerede, trin-for-trin instruktioner til at skabe et vellykket websted.



Related posts