Uanset om du er en erfaren Getting Things Done GTD - ekspert, eller du lige er begyndt at lære om GTD - processen, er Todoist langt den bedste opgaveliste-app til at understøtte din GTD - arbejdsgang.

Hvorfor er det? Der er mange grunde, der har at gøre med dets funktioner, layout og det faktum, at standardfunktionaliteten naturligvis understøtter GTD- strukturen, som du vil bygge inde i den.

Selvom du aldrig har hørt om GTD , vil følgende indeholde grundlæggende GTD- tip til at komme i gang, og hvordan du kan bruge Todoist til at gøre det.

Bemærk^(Note) : Den nøjagtige version af GTD , der bruges i denne artikel, er bygget på principperne udgivet af Carl Pullein og hans Your Digital Life 3.0 Online-klasse^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (som jeg stærkt anbefaler). Denne artikel tilbyder kun, hvordan du bruger Todoist som en del af dette system. Der er mange detaljer, vi ikke har plads til at inkludere i denne artikel.

Hvad er at få ting gjort (GTD)?

At få ting gjort^{(Things Done)} principper har eksisteret i et stykke tid. Der er ingen faste værktøjer eller apps, du skal bruge, men de grundlæggende kerneprincipper omkring enhver tilgang er stort set de samme.

GTD hjælper med at tømme dit sind for alt, hvad der svømmer rundt i det hele dagen. Dette frigør din hjerne til virkelig at fokusere på opgaven foran dig, i stedet for konstant at blive distraheret.

Det virker ved at give dig en række trin, som du arbejder igennem hver uge for at forblive organiseret. Disse trin omfatter:

• Indfanger^(Capturing) enhver idé, opgave, handling eller aftale, der kommer. Du kan være midt i et møde, og din chef giver dig et handlingspunkt. Du kan gå i parken, og du får en god idé til en bog, du vil skrive. Det er lige meget hvornår, hvor eller hvordan - når du tænker på noget, du skal gøre, vil du fange det i din "Indbakke".
• Tydeliggør^(Clarifying) disse ideer ved at opdele dem i opgaver, tildele dem en prioritet og give dem en forfaldsdato, hvis du snart er klar til at arbejde på dem.
• Organiser^(Organizing) opgaverne ved at lægge dem i en bøtte, som du kommer til til sidst, baseret på prioritet. Hvis du snart planlægger at arbejde på opgaven, vil du også tilføje den til din kalender (og Todoist kan hjælpe dig med at automatisere det).
• Gennemgå^(Reviewing) hver "spand" og flytte alle de organiserede ideer op ad stigen, indtil de mest presserende når ind i din kalender og din fokustid.
• At engagere^(Engaging) din fulde opmærksomhed på de opgaver, der endelig har gjort det foran dig, på de tidspunkter, du har planlagt.

Ikke alene hjælper GTD dig med at blive mere produktiv og organiseret, men det kan også hjælpe dig med at komme til Inbox Zero (ikke flere e-mails i din indbakke), fordi du aldrig vil udsætte^{(never procrastinate)} dine indgående e-mails. Du vil behandle alt med det samme ved at bruge GTD -systemet ovenfor.

Sådan bygger du en Todoist GTD-struktur^{(Todoist GTD Structure)}

Nu hvor du kender de grundlæggende principper for GTD , lad os se nærmere på, hvordan Todoist kan hjælpe.

Den første ting, du vil gøre, er at oprette en ny overordnet projektstruktur i Todoist , der indeholder alle buckets til at organisere dine forskellige indgående opgaver.

Disse spande (overordnede mapper) inkluderer:

• Indbakke^(Inbox) : Det er her alle de indkommende ideer kommer ind. Når du får en e-mail, der kræver en handling, lægger du handlingen her og arkiverer e-mailen med det samme. Hvis du modtager et handlingspunkt i et møde, lægger du det handlingspunkt ind her. Alt, hvad du skal handle på, går direkte i din indbakke^(Inbox) .

Bemærk^(Note) : Todoist har en standardindbakkesektion ,^(Inbox) så du behøver ikke oprette denne manuelt.

De næste par projektmapper, du vil oprette, er, hvor du flytter elementer ind under dine daglige afklarings-^(Clarifying) og organiseringssessioner^(Organizing) sidst på dagen . Disse omfatter:

• Denne uge^{(This Week)} : Elementer, du vil arbejde på med det samme, i løbet af den aktuelle uge, vil indgå i dette projekt. Når du lægger dem her, tildeler du også en forfaldsdato. Hvis du integrerer Todoist med din kalender, vil Todoist automatisk tilføje den til din kalender for dig.

• Næste uge^{(Next Week)} : Genstande fra din indbakke, som du gerne vil gøre snart, men som ikke er så hastende, at du skal få dem gjort i denne uge, vil indgå i dit næste uges^(Week) projekt. Der kræves ingen forfaldsdato.

• Denne måned^{(This Month)} : Elementer, som du vil lave ret hurtigt, men kan vente en uge eller to, vil gå ind i dette projekt. Vedhæft heller ikke en forfaldsdato her.

• Næste måned^{(Next Month)} : Opgaver, som du vil udføre til sidst, men som du ved kan vente et stykke tid, vil gå ind i mappen Næste måned^(Month) uden en forfaldsdato.

Der er yderligere to projekter, du skal oprette til specielle opgaver. 

• Tilbagevendende fokusområder^{(Recurring Areas of Focus)} : Dette er ting, du skal gøre regelmæssigt i forbindelse med mål, der er vigtige for dig, som at tage et onlinekursus hver måned.

• Rutiner^(Routines) : Det er opgaver, der måske ikke er relateret til dine mål, men som du skal udføre hver uge, som motion eller klubmøder.

Opbygning af tilbagevendende opgaver

Du skal helt sikkert have en masse ting, du skal gøre hver dag eller hver uge. Få dem ud af dit sind ved at tilføje dem til dit tilbagevendende fokusområder-^{(Recurring Areas of Focus)} projekt (hvis de er relateret til mål, der er vigtige for dig).

Det anbefales også, at du medtager tilbagevendende fokusområder^(Areas) som et underprojekt til denne ^(Focus)uge^(Week) .

Eventuelle tilbagevendende opgaver, der bare er en del af dit liv, men som ikke rigtig driver dit livs mål, skal du tilføje dem til Rutines^(Routines) - projektet.

Husk^(Remember) at tilføje forfaldsdatoer til alle disse og marker dem som tilbagevendende. På denne måde dukker de automatisk op i dine Today og Upcoming Todoist-sektioner, uden at du behøver at gøre noget.

Brug af din indbakke

I løbet af ugen, når der dukker nye problemer op, som du skal håndtere, skal du bare smide dem i din Todoist- indbakke^(Inbox) . 

På denne måde undgår du at blive distraheret, og du ved, at du ikke glemmer at håndtere disse opgaver senere, når du har tid.

Hver uge på samme tid vil du afsætte omkring 20 til 30 minutter til at behandle din indbakke^(Inbox) . I løbet af denne tid skal du bare arbejde igennem én ad gangen og beslutte, hvor vigtigt det er at udføre denne opgave, og inden for hvilken tidsramme.

For eksempel ved jeg, at jeg gerne vil ordne dækket til sidst, men det er stadig vinter^(Winter) . Så jeg flytter den opgave til Long Term / On Hold . 

Dernæst ved jeg, at jeg skal have mit årlige lægetjek, men jeg har travlt i denne måned, og det er lige meget, om jeg venter til næste måned med at planlægge det. Så jeg flytter det til Next Month- projektet.

Endelig ved jeg, at jeg ønsker at få lavet en Online-Tech-Tips.com-artikel i denne uge. Så jeg tildeler en dag og et tidspunkt i løbet af ugen, som jeg ønsker at få det gjort.

Flyt derefter denne opgave til This Week- projektet.

Jeg var i stand til at behandle disse tre elementer, som jeg føjede til min indbakke^(Inbox) i løbet af dagen på cirka fem minutter. 

Jeg ved, at jeg ikke vil glemme dem, fordi de nu er i mit organiserede ToDoist GTD -system. Alt er tildelt for ugen, og jeg skal egentlig ikke tænke på andet end at arbejde hårdt på hver opgave, når den kommer op i min kalender^{(up on my calendar)} .

Styring i denne uge

Når du når slutningen af ​​hver uge, vil du bemærke, at dit This Week- projekt til sidst vil tømmes for aktive elementer.

Indstil^(Set) et tidspunkt hver uge (typisk sidst på dagen fredag^(Friday) ​​, eller et tidspunkt i weekenden), for at flytte opgaver fra Next Week- projektet til dit This Week- projekt. Tildel^(Assign) forfaldsdatoer, når du gør dette.

Gentag dette for emner i mapperne Denne måned^(Month) , Næste måned^{(Next Month)} og Long Term /venteposition .^(Hold)

Husk^(Remember) : Du behøver ikke flytte varen, hvis den stadig ikke føles presserende. Du kan også slette opgaver, som du har besluttet ikke længere betyder noget for dig.

Husk at holde fokus

Her er det vigtigste princip, der samler det hele og får GTD -systemet til at fungere.

Fordi du kun bruger små blokke af tid på at behandle alle de ideer og opgaver, der bliver smidt ind i din indbakke^(Inbox) , sidder du tilbage med resten af ​​den tid, du har tildelt i din kalender, for rent faktisk at få arbejdet gjort.

Det betyder, at du kun skal bruge dine områder i dag og kommende^(Upcoming) i Todoist i løbet af dagen (sammen med din kalender^(Calendar) ) og arbejde dig igennem dagen for at afslutte og krydse disse opgaver af.

Du ved, at du kun har tildelt opgaver, du kan få udført på én dag, fordi Todoist automatisk føjede dem til din kalender. Hvis din dag er fuld, kan du ikke tildele flere. Når din uge er fuld, kan du ikke flytte noget andet ind i This Week- projektet.

GTD virker, fordi det får rodet ud af dit hoved og ind i "systemet". Det frigør dine tanker, så du kan fokusere dit sind på den aktuelle opgave - og få tingene gjort^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD еxpert, or you’re just startіng to leаrn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Hvordan Todoist Kanban-tavler kan forbedre produktiviteten

• 4 gratis hjælpeprogrammer til at finjustere din mus og øge produktiviteten

• 3 måder at tage et billede eller en video på en Chromebook

• Sådan registrerer du computer- og e-mail-overvågnings- eller spioneringssoftware

• Fladskærmsteknologi afmystificeret: TN, IPS, VA, OLED og mere

• Kan du ændre dit Twitch-navn? Ja, men vær forsigtig

• Tænder din computer tilfældigt af sig selv?

• Sådan rettes en Steam "afventende transaktion"-fejl

• 7 hurtige rettelser, når Minecraft bliver ved med at gå ned

• Sådan bruger du VLOOKUP i Google Sheets

• Sådan ændres sproget på Netflix

• Sådan søger du Facebook-venner efter placering, job eller skole

• 4 måder at finde de bedste internetmuligheder (ISP'er) i dit område

• Sådan gør du enhver kablet printer trådløs på 6 forskellige måder

• Sådan opdeles skærmen på en Chromebook

• Sådan opretter du en gennemsigtig baggrund i GIMP

• Sådan gør du Spotify højere og lyder bedre

• Sådan søger og finder du nogens slettede tweets

• Discord åbner ikke? 9 måder at rette på

• Sådan slipper du af med Yahoo Search i Chrome