Regler i Microsoft Outlook er ideelle til automatisk at udføre handlinger på e-mails. Du kan gøre ting som at flytte, markere eller svare på bestemte beskeder uden manuelt arbejde. For at hjælpe dig med at holde trit med din voksende indbakke, viser vi dig, hvordan du opretter regler i Outlook .

Fordi du kan oprette Outlook- regler på Windows , Mac og internettet, dækker vi opsætningen af ​​dem på hver platform. Bemærk blot^(Just) , at de tilgængelige betingelser og handlinger varierer.

Sådan opretter du regler i Outlook på Windows

Det sundeste sæt betingelser og handlinger for regler er i Outlook på Windows . For mest effektivt at forklare, hvordan man opretter en regel, lad os gennemgå opsætningen af ​​et par almindeligt anvendte regler.

Opsætning af en tom regel fra bunden giver dig størst fleksibilitet, fordi du kan vælge mere end én betingelse og handling. Plus, Rules Wizard beder dig undervejs.

Åbn Outlook , gå til fanen Filer^(File) , og vælg Administrer regler^{(Manage Rules)} og advarsler^(Alerts) i sektionen Info .

Når dialogboksen Regler^(Rules) og advarsler vises, skal du åbne fanen ^(Alerts)E-mail-regler^{(Email Rules)} og vælge en konto øverst, hvis du har mere end én. Vælg derefter Ny regel^{(New Rule)} .

Du kan derefter konfigurere din regel med instruktionerne nedenfor for at flytte e-mails til en mappe, markere dem til opfølgning eller sende automatiske svar. Du kan i stedet prøve en anden regel, som du vil finde nyttig, såsom automatisk videresendelse af e-mails^{(automatically forwarding emails)} .

Flyt e-mails til en mappe

I Regelguiden^{(Rules Wizard)} skal du vælge en af ​​flyttemulighederne øverst. Du kan flytte beskeder til en bestemt mappe baseret på afsender, inkluderede ord eller for e-mails, du sender i stedet for at modtage.

1. Som et eksempel vil vi vælge Flyt^(Move) beskeder med bestemte ord i emnet til en mappe.
2. I bunden skal du vælge de elementer, der er understreget og blåt for at angive tilstanden og handlingen.
3. Vælg specifikke ord^{(Pick Specific Words)} , og indtast de ord, du skal kigge efter, i emnelinjen.
4. Vælg Angivet^{(Pick Specified)} for at vælge den mappe, du vil flytte beskederne til.

1. Vælg derefter Næste.
2. Du vil se en liste over betingelser med den, du lige har valgt, automatisk markeret. Du kan vælge yderligere kriterier for e-mails, hvis du vil. For eksempel vil du måske også anvende reglen på beskeder, der kun sendes til dig. Vælg Næste^(Next) .

1. Du vil derefter se en liste over handlinger med den, du valgte, markeret for dig. Ligesom betingelserne ovenfor kan du vælge yderligere handlinger, hvis du ønsker det. For eksempel vil du måske også markere beskeden som læst, når den flyttes. Vælg Næste^{(Select Next)} .

1. Du vil derefter se en liste over undtagelser. Du kan valgfrit udelukke visse e-mails fra reglen. For eksempel vil du muligvis ikke have e-mails med vedhæftede filer sendt til mappen. Vælg Næste^{(Select Next)} .

1. På den sidste skærm for reglen vil du først give den et navn øverst og derefter markere afkrydsningsfeltet for Slå^(Turn) denne regel til. Du kan eventuelt markere afkrydsningsfelterne for at køre denne regel nu i din indbakke eller bruge reglen for alle e-mail-konti.

1. Når du er færdig, skal du bekræfte regelopsætningen i boksen nederst, som viser dig betingelserne og handlingerne. Vælg Udfør^(Finish) for at gemme og aktivere reglen.

1. Bekræft et flueben ud for din nye regel i feltet Regler^(Rules) og advarsler^(Alerts) , og vælg OK.

Flag e-mails til opfølgning

En anden nyttig Outlook- regel er at markere e-mails til opfølgning. Du kan selv vælge flag og tidspunkt for opfølgningen.

1. Følg samme proces ovenfor for at oprette en ny regel^{(New Rule)} og åbne guiden Regel^{(Rules Wizard)} .
2. Vælg derefter Flag beskeder fra nogen til opfølgning.
3. Forneden skal du vælge elementet understreget og blåt for at angive tilstanden og handlingen.
4. Vælg Personer eller offentlig gruppe for at vælge kontakten.
5. Vælg Følg^{(Pick Follow)} op på dette tidspunkt for at vælge flag og timing.

1. Vælg derefter Næste.
2. Ligesom reglen ovenfor, guider Regelguiden^{(Rules Wizard)} dig gennem de betingelser, handlinger og undtagelser, du kan bekræfte og tilføje til din regel. Navngiv derefter, aktiver og afslut.

Besvar automatisk e-mails

Endnu en regel, som du måske kan finde nyttig, er et automatisk svar, som ligner en fraværende besked,^{(an out of office message)} men med mere fleksibilitet. Du kan bruge en bestemt Outlook- skabelon eller oprette en svarbesked til bestemte e-mails.

1. Følg samme proces ovenfor for at oprette en ny regel^{(New Rule)} og åbne guiden Regel^{(Rules Wizard)} . Vælg derefter Anvend^(Apply) regel på beskeder, jeg modtager, og vælg Næste^(Next) .

1. Vælg de betingelser, du vil bruge for de modtagne e-mails. Du kan anvende reglen på bestemte afsendere, med specifikke ord, når de modtages inden for en dato, eller enhver anden betingelse, du ønsker. Vælg Næste^{(Select Next)} .

1. Vælg^(Choose) enten Svar^(Reply) ved hjælp af en specifik skabelon eller Få serversvar ved hjælp af en specifik besked efter dine præferencer. Vælg derefter den understregede, blå tekst i bunden af ​​den mulighed, du vælger, og vælg Næste,^(Next) når du er færdig.
2. Svar^(Reply) ved hjælp af en specifik skabelon: Vælg en specifik skabelon for at vælge den, du ønsker.

1. Få serveren til at svare ved hjælp af en bestemt meddelelse: Vælg en specifik meddelelse, indtast meddelelsen i den boks, der vises, og vælg Gem^(Save) og luk^(Close) .

1. Marker^(Mark) eventuelle undtagelser, du vil inkludere, vælg Næste^(Next) , og afslut reglen ved at navngive, aktivere og gemme den med knappen Udfør^(Finish) .

Sådan opretter du regler i Outlook på Mac

Hvis du bruger Outlook på din Mac , kan du nemt opsætte indbakkeregler der, selvom betingelserne og handlingerne er en smule mere begrænsede end på Windows .

1. Åbn Outlook , og vælg Outlook > Settings i menulinjen.
2. Vælg Regler i pop op-vinduet.

1. Vælg^(Pick) en konto til venstre, hvis du har mere end én, og vælg plustegnet til højre.

1. Indtast et regelnavn øverst.
2. Konfigurer derefter den første betingelse ved hjælp af rullemenuerne. Afhængigt af hvad du vælger, skal du muligvis tilføje til betingelsen. Hvis du f.eks. vælger Dato modtagelse^{(Date Received)} , skal du indtaste datoen/datoerne.

1. Vælg derefter handlingen ved hjælp af disse rullemenuer. Igen^(Again) skal du muligvis tilføje til handlingen. For eksempel, hvis du vælger Flyt^(Move) til mappe^(Folder) , skal du vælge mappen.

1. For at tilføje en anden betingelse eller handling skal du vælge plustegnet til højre, eller for at tilføje en undtagelse skal du vælge plustegnet ud for Undtagen hvis.

1. Marker eventuelt afkrydsningsfeltet for ikke at anvende andre regler, der opfylder de samme betingelser. Bekræft, at feltet Aktiveret^(Enabled) er markeret nederst til venstre, og vælg OK for at gemme reglen.

Sådan opretter du regler i Outlook på nettet^(Web)

For at oprette en regel i Outlook på nettet^{(Outlook on the web)} skal du gå til webstedet og logge på. Du vil se betingelser og handlinger, der ligner dem i Outlook på Mac .

1. Vælg Indstillinger-^(Settings) ikonet (tandhjul) øverst til højre, og vælg Vis^(View) alle Outlook- indstillinger i sidebjælken, der vises.

1. I pop op-vinduet skal du vælge Mail længst til venstre og Regler^(Rules) til højre.
2. Vælg Tilføj ny regel øverst.

1. Giv din regel et navn, og brug derefter feltet Tilføj^(Add) en betingelse til at vælge kriteriet. Afhængigt af den tilstand, du vælger, skal du muligvis tilføje den. Hvis du f.eks. vælger Fra, bliver du bedt om at angive afsenderen til højre.

1. Brug feltet Tilføj^(Add) en handling til at vælge en handling. Igen^(Again) kan du blive bedt om at tilføje til handlingen. Hvis du f.eks. vælger Flyt^(Move) til, bliver du bedt om at angive mappenavnet eller oprette en ny mappe^{(create a new folder)} .

1. Du kan bruge indstillingerne i blåt til at tilføje en anden betingelse, en anden handling eller inkludere undtagelser, som du vil.

1. Du kan eventuelt markere felterne for at stoppe behandlingen af ​​flere regler og køre reglen på din indbakke med det samme.
2. Når du er færdig, skal du vælge Gem.

Følger dine e-mails reglerne?

Ved at oprette e-mail-regler i Outlook kan du minimere den tid, det tager dig at organisere dine beskeder, huske at følge op eller besvare bestemte e-mails. Hvis du løber ind i problemer, så tag et kig på disse rettelser til, når Outlook-e-mail-reglerne ikke virker^{(fixes for when Outlook email rules aren’t working)} .

How to Create Rules in Microsoft Outlook

Rules in Microsoft Outlook are ideal for automaticallу performing aсtions on emails. You can do things like move, flag, or respond to certain messages without manual wоrk. Tо help you keep up with your growing inbox, we’ll show you how to create rules in Outlook.

Because you can create Outlook rules on Windows, Mac, and the web, we’ll cover setting them up on each platform. Just note that the available conditions and actions vary.

How to Create Rules in Outlook on Windows

The healthiest set of conditions and actions for rules are in Outlook on Windows. To most effectively explain how to create a rule, let’s walk through setting up a few commonly used rules.

Setting up a blank rule from scratch gives you the most flexibility because you can choose more than one condition and action. Plus, the Rules Wizard prompts you along the way.

Open Outlook, go to the File tab, and select Manage Rules & Alerts in the Info section.

When the Rules and Alerts dialog box appears, open the Email Rules tab and choose an account at the top if you have more than one. Then, choose New Rule.

You can then set up your rule with the instructions below to move emails to a folder, flag them for follow-up, or send automated replies. You can instead try your hand at a different rule you’ll find useful like automatically forwarding emails.

Move Emails to a Folder

In the Rules Wizard, select one of the move options at the top. You can move messages to a specific folder based on sender, included words, or for emails you send rather than receive.

1. As an example, we’ll choose Move messages with specific words in the subject to a folder.
2. At the bottom, select the items underlined and blue to specify the condition and action.
3. Pick Specific Words and enter the words to look for in the subject line.
4. Pick Specified to pick the folder you want to move the messages to.

1. Then, select Next.
2. You’ll see a list of conditions with the one you just picked automatically marked. You can choose additional criteria for the emails if you like. For instance, you may also want to apply the rule to messages sent only to you. Select Next.

1. You’ll then see a list of actions with the one you picked marked for you. Like the conditions above, you can choose additional actions if you wish. For example, you may also want to mark the message as read when it’s moved. Select Next.

1. You’ll next see a list of exceptions. You can optionally exclude certain emails from the rule. For instance, you may not want emails with attachments sent to the folder. Select Next.

1. On the final screen for the rule, you’ll first give it a name at the top and then mark the checkbox for Turn on this rule. Optionally, you can check the boxes to run this rule now on your inbox or use the rule for all email accounts.

1. When you finish, confirm the rule setup in the box at the bottom which shows you the condition(s) and action(s). Select Finish to save and enable the rule.

1. Confirm a checkmark next to your new rule in the Rules and Alerts box and select OK.

Flag Emails for Follow-Up

Another helpful Outlook rule is for flagging emails for follow-up. You get to choose the flag and timing for the follow-up.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard.
2. Then, choose Flag messages from someone for follow-up.
3. At the bottom, select the item underlined and blue to specify the condition and action.
4. Pick People or public group to choose the contact.
5. Pick Follow up at this time to choose the flag and timing.

1. Then, select Next.
2. Just like the rule above, the Rules Wizard walks you through the conditions, actions, and exceptions you can confirm and add to for your rule. Then, name, enable, and finish.

Automatically Reply to Emails

One more rule you may find helpful is an automatic reply, which is similar to an out of office message but with more flexibility. You can use a particular Outlook template or create a reply message for specific emails.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard. Then, choose Apply rule on messages I receive and select Next.

1. Choose the conditions you want to use for the received email messages. You can apply the rule to certain senders, with specific words, when received in a date span, or any other condition you want. Select Next.

1. Choose either the Reply using a specific template or Have server reply using a specific message per your preference. Then, select the underlined, blue text at the bottom per the option you pick and select Next when you finish.
2. Reply using a specific template: Pick a specific template to choose the one you want.

1. Have server reply using a specific message: Pick a specific message, enter the message in the box that appears, and select Save & Close.

1. Mark any exceptions you want to include, select Next, and finish the rule by naming, enabling, and saving it with the Finish button.

How to Create Rules in Outlook on Mac

If you use Outlook on your Mac, you can set up inbox rules there easily although the conditions and actions are a bit more limited than on Windows.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings in the menu bar.
2. Choose Rules in the pop-up window.

1. Pick an account on the left if you have more than one and select the plus sign button on the right.

1. Enter a Rule name at the top.
2. Then, set up the first condition using the drop-down boxes. Depending on what you choose, you may need to add to the condition. For example, if you pick Date Received, you’ll enter the date(s).

1. Next, choose the action using those drop-down boxes. Again, you may need to add to the action. For instance, if you pick Move to Folder, you’ll select the folder.

1. To add another condition or action, select the plus sign to the right or to add an exception, select the plus sign next to Except if.

1. Optionally, check the box to not apply other rules that meet the same conditions. Confirm that the Enabled box is checked on the bottom left and pick OK to save the rule.

How to Create Rules in Outlook on the Web

To create a rule in Outlook on the web, head to the website and sign in. You’ll see similar conditions and actions to those in Outlook on Mac.

1. Select the Settings icon (gear) on the top right and pick View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. In the pop-up window, pick Mail on the far left and Rules to the right.
2. At the top, select Add new rule.

1. Give your rule a name and then use the Add a condition box to pick the criterion. Depending on the condition you select, you may need to add to it. For example, if you choose From, you’ll be asked to provide the sender on the right.

1. Use the Add an action box to pick an action. Again, you may be prompted to add to the action. For instance, if you choose Move to, you’ll be asked to provide the folder name or create a new folder.

1. You can use the options in blue to add another condition, another action, or include exceptions as you like.

1. Optionally, you can mark the boxes to stop processing more rules and run the rule on your inbox immediately.
2. When you finish, select Save.

Will Your Emails Follow the Rules?

By creating email rules in Outlook, you can minimize the time it takes you to organize your messages, remember to follow up, or reply to certain emails. If you run into trouble, take a look at these fixes for when Outlook email rules aren’t working.

Related posts

• Sådan laver du din egen telegram-klistermærkepakke

• Hvad betyder Yeet, og hvordan man bruger det korrekt

• Sådan går du live på TikTok

• Sådan får du venner online

• Hvad er en Twitter-flåde, og hvorfor ville du bruge den?

• Liste over 10 Hulu-gyserfilm at se lige nu

• 9 bedste Pokémon Go tips og tricks

• Her er de 50 bedste subreddits på Reddit opdelt efter interesse

• Sådan fremkalder du klar drøm ved hjælp af mobilapps

• 15 opløftende og inspirerende film at se på Netflix lige nu

• 7 fantastiske virtuelle datespil til en fantastisk tid sammen

• 8 bedste valentin date ideer ved hjælp af Tech

• Hvad betyder HMU (og hvordan man bruger det)

• Den bedste Netflix-hemmelige kodeliste til at låse op for skjulte kategorier

• Hvad står VHS for?

• 10 bedste klassiske Public Domain-film, du kan se gratis

• 8 bedste YouTube-fitnesskanaler til at komme i form (mænd og kvinder)

• Hvad betyder SMH (og hvordan man bruger det)

• 7 bedste Netflix-hacks og koder

• Hvad er Snapchat-klistermærker, og hvordan man laver dem